Hồ Sơ Quyết Toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân: Những Giấy Tờ Bắt Buộc Phải Chuẩn Bị

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là thủ tục mà cá nhân hoặc tổ chức trả thu nhập phải thực hiện khi kết thúc năm tài chính, để xác định lại số thuế đã tạm khấu trừ trong năm có chính xác hay không, và xác định số thuế còn phải nộp thêm hoặc được hoàn lại. Đây không chỉ là chuyện “đi nộp hồ sơ” mà còn là cơ hội để đảm bảo quyền lợi giảm trừ, miễn giảm đúng quy định và tránh rủi ro bị xử phạt do thiếu chứng từ.

I. Những loại giấy tờ “cốt lõi” cho hồ sơ quyết toán thuế TNCN

1. Tờ khai quyết toán thuế theo mẫu quy định

Điều đầu tiên và quan trọng nhất là Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thường sử dụng mẫu số 02/QTT-TNCN theo quy định hiện hành. Đây là biểu mẫu cơ bản thể hiện toàn bộ thông tin thu nhập chịu thuế trong năm và số thuế đã tạm khấu trừ.

2. Chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ

Hồ sơ phải kèm theo bản sao chứng từ chứng minh số tiền thuế TNCN đã được khấu trừ và tạm nộp trong năm, bao gồm:

• Chứng từ do tổ chức trả thu nhập cấp (mẫu chứng nhận thuế đã khấu trừ)
• Trường hợp thu nhập có từ nước ngoài: chứng từ trả thuế ở nước ngoài có xác nhận
• Bản sao thông báo nộp thuế nếu thuế đã được nộp trực tiếp

Nếu tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động và không cấp chứng từ, cơ quan thuế có thể dựa vào dữ liệu từ hệ thống thuế để xử lý hồ sơ.

3. Hồ sơ liên quan đến giảm trừ gia cảnh

Một trong những nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp là giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc. Đối với trường hợp này, cá nhân cần nộp:

• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo quy định
• Mẫu hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn của Bộ Tài chính

Việc có hồ sơ đăng ký đúng thời điểm sẽ giúp cá nhân được giảm trừ trước khi quyết toán, tránh bị loại ra khi quyết toán với cơ quan thuế.

4. Chứng từ về các khoản đóng góp được trừ (nếu có)

Nếu trong năm cá nhân có phát sinh các khoản chi đóng góp từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học… cá nhân có thể nộp kèm các hóa đơn, chứng từ chứng minh các khoản đóng góp này để cơ quan thuế xem xét khi quyết toán.

II. Nơi nộp hồ sơ và quy định liên quan

Theo quy định hiện hành về quyết toán thuế TNCN, nơi nộp hồ sơ tùy thuộc vào tình huống:

• Cá nhân có thu nhập chủ yếu và đã khấu trừ tại một nơi → nộp tại cơ quan thuế quản lý nơi khai thuế trong năm.
• Cá nhân làm việc tại nhiều nơi trong năm hoặc có các nguồn thu khác nhau → nộp tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất.
• Cá nhân không làm việc ở bất cứ tổ chức nào tại thời điểm quyết toán → nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.
• Cá nhân cũng có thể khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trực tuyến qua hệ thống canhan.gdt.gov.vn.

Điều này giúp cá nhân nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình khi thực hiện thủ tục quyết toán thuế.

III. Các trường hợp đặc biệt cần lưu ý

Trong một số trường hợp, cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay nếu đáp ứng điều kiện quy định (tham gia làm việc liên tục tại cùng một nơi trong thời gian nhất định, hoặc là người nước ngoài chuẩn bị xuất cảnh…). Khi đó, tổ chức trả thu nhập chịu trách nhiệm chuẩn bị và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho cá nhân theo quy định.

Thông tin khác

Nguồn: Tổng hợp