Kế toán mới ra trường cần chuẩn bị những gì?

Bước vào môi trường làm việc thực tế, nhiều kế toán mới đi làm thường không khỏi bỡ ngỡ khi phải tiếp xúc với chứng từ, sổ sách và các quy trình kế toán trong doanh nghiệp. Không chỉ cần nắm vững kiến thức chuyên môn, kế toán mới còn cần chuẩn bị thêm nhiều kỹ năng và thói quen làm việc để thích nghi nhanh và hạn chế sai sót. Hiểu được những khó khăn đó, công ty AGS chia sẻ trong bài viết này những điều kế toán mới đi làm cần chuẩn bị, giúp bạn tự tin hơn trong công việc và xây dựng nền tảng vững chắc cho con đường nghề nghiệp phía trước.

Khi vừa tốt nghiệp, hầu hết các bạn đều băn khoăn kế toán mới ra trường nên bắt đầu từ đâu, bởi khoảng cách giữa lý thuyết trên giảng đường và thực tế công việc không hề nhỏ. Trong trường học, bạn quen với những bài tập được chuẩn bị sẵn số liệu, chỉ cần áp công thức là ra đáp án. Nhưng khi bước vào công ty, mọi thứ đảo lộn: bạn phải tự mình tìm kiếm hóa đơn trong đống giấy tờ, đối chiếu từng con số với sổ sách, và xử lý những sai sót mà sách giáo khoa chưa từng nhắc đến – như một chứng từ bị ghi nhầm hay số liệu không khớp với ngân hàng. Những điều này có thể khiến bạn choáng ngợp nếu chưa chuẩn bị tâm lý.

Công việc kế toán mới vào làm thường bắt đầu từ những nhiệm vụ cơ bản nhưng đầy thử thách. Chẳng hạn, bạn có thể được giao nhập liệu hàng chục hóa đơn mỗi ngày – từ tiền điện, nước đến chi phí vận chuyển – rồi kiểm tra xem chúng có khớp với hợp đồng không. Hoặc bạn sẽ hỗ trợ lập báo cáo doanh thu cuối tháng, nhưng thay vì số liệu gọn gàng, bạn phải “đào bới” từ email, file Excel, và cả ghi chú tay của đồng nghiệp. Đây là những việc tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu chưa quen, bạn dễ rơi vào tình trạng rối ren, đặc biệt khi sếp hỏi “Sao số liệu lại sai?” trong khi bạn còn mãi tìm lỗi.

Đừng vội nản lòng – đây chính là cơ hội để bạn làm quen với thực tế nghề kế toán khi mới ra trường. Hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu từ những nguồn gần gũi: hỏi bạn bè đã đi làm xem họ từng bắt đầu thế nào, hoặc tham gia các nhóm trên mạng xã hội để học hỏi kế toán thực hành cho người mới. Ví dụ, bạn có thể thấy ai đó chia sẻ cách đối chiếu công nợ với khách hàng chỉ trong 30 phút, hay mẹo kiểm tra hóa đơn nhanh mà không bỏ sót. Hiểu rằng mình sẽ đối mặt với áp lực deadline, yêu cầu chính xác tuyệt đối, và đôi khi là những câu hỏi bất ngờ từ sếp sẽ giúp bạn chuẩn bị tinh thần vững vàng hơn. Kế toán mới ra trường đi làm không phải là hành trình dễ dàng, nhưng với sự tò mò và kiên nhẫn, bạn sẽ sớm tìm được hướng đi cho mình.

Trước khi đặt chân vào môi trường công việc, bạn nên tự hỏi: Kế toán mới ra trường đi làm cần chuẩn bị gì? Đừng vội nghĩ rằng tấm bằng đại học đã đủ – thực tế đòi hỏi bạn phải trang bị một bộ kỹ năng cụ thể để không bị “ngợp” ngay ngày đầu tiên. Đầu tiên, hãy tập trung vào các kỹ năng cơ bản nhưng thiết yếu: sử dụng Excel thành thạo, đọc hiểu chứng từ, và phân biệt các loại sổ sách. Excel không chỉ là chỗ để bạn gõ số, mà là “người bạn thân” giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh như chớp. Chẳng hạn, hàm SUM giúp tính tổng doanh thu trong tích tắc, VLOOKUP tra cứu thông tin hóa đơn từ danh sách dài, còn IF kiểm tra xem khoản chi nào vượt ngân sách – những thứ không thể thiếu trong kinh nghiệm cho kế toán mới tốt nghiệp.

Cụ thể hơn, hãy tưởng tượng bạn được giao kiểm tra một xấp hóa đơn mua hàng. Nếu không biết cách đọc chứng từ, bạn sẽ chẳng hiểu dòng “VAT 10%” nghĩa là gì hay số tiền thực tế đã bao gồm thuế chưa. Tương tự, khi làm việc với sổ sách, bạn cần nhận ra đâu là sổ cái, đâu là sổ chi tiết để không nhập nhầm dữ liệu. Kỹ năng kế toán cần có không chỉ dừng ở lý thuyết – hãy thực hành ngay trên Excel bằng cách tự tạo bảng lương giả định hoặc bảng theo dõi công nợ. Bạn có thể bắt đầu với việc nhập danh sách nhân viên, dùng SUM tính tổng lương, rồi thử VLOOKUP để kéo mức thưởng theo mã nhân viên. Đây là cách thực tế để biến kế toán thực hành cho người mới thành lợi thế của bạn.

Ngoài kỹ năng cứng, đừng xem nhẹ kỹ năng mềm – chúng sẽ cứu bạn trong những tình huống không ngờ tới. Giao tiếp tốt giúp bạn gọi điện xác nhận công nợ với nhà cung cấp mà không ngại ngùng, như hỏi: “Anh ơi, hóa đơn này đã thanh toán chưa vậy?” trong khi tay vẫn gõ Excel. Quản lý thời gian thì giữ bạn khỏi luống cuống khi vừa phải nhập liệu, vừa phải gửi báo cáo trước 5 giờ chiều. Nếu bạn còn thắc mắc học kế toán ra trường chưa có kinh nghiệm nên làm gì, hãy dành vài tuần tự học qua YouTube, tài liệu miễn phí, hoặc đăng ký khóa ngắn hạn về Excel và cách báo cáo tài chính cho doanh nghiệp. Kế toán mới ra trường đi làm cần chuẩn bị gì không phải là câu hỏi khó – chỉ cần bạn bắt tay vào làm, mọi thứ sẽ dần rõ ràng.

Khi đã có chút nền tảng kỹ năng, bước tiếp theo là tìm một công việc để bắt đầu hành trình của bạn. Bạn có thể tự hỏi: Kế toán mới ra trường làm gì để vừa học hỏi vừa tích lũy kinh nghiệm thực tế? Đừng mơ ngay đến vị trí kế toán trưởng – hãy nhắm đến những công việc khởi đầu như kế toán nội bộ, trợ lý kế toán, hay nhân viên nhập liệu. Ví dụ, với vai trò kế toán nội bộ ở một cửa hàng nhỏ, bạn có thể được giao theo dõi doanh thu hàng ngày, nhập hóa đơn chi phí như tiền thuê mặt bằng hay điện nước. Những công việc này không đòi hỏi bạn phải có 3-5 năm kinh nghiệm, nhưng lại là cánh cửa để bạn tiếp cận thực tế nghề kế toán khi mới ra trường.

Một gợi ý cụ thể là đừng ngại ứng tuyển vào các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp – đây là nơi bạn có thể “đụng chạm” đến nhiều khía cạnh của nghề. Chẳng hạn, ở một công ty mới thành lập, bạn không chỉ nhập liệu mà còn có thể hỗ trợ lập bảng lương, kiểm kê hàng tồn kho, hay thậm chí giúp sếp tính toán dòng tiền. Những trải nghiệm này tuy vất vả nhưng cực kỳ quý giá, vì bạn sẽ hiểu cách vận hành toàn bộ quy trình kế toán từ A đến Z – điều mà các công ty lớn với bộ phận chuyên biệt hóa hiếm khi cho bạn cơ hội. Việc làm cho kế toán mới ra trường ở những nơi như vậy thường linh hoạt và là bệ phóng để bạn phát triển nhanh hơn.

Để tăng cơ hội được nhận, hãy chuẩn bị một CV ngắn gọn nhưng “chất”. Tập trung nhấn mạnh kỹ năng kế toán cần có mà bạn đã tự trang bị, như thành thạo Excel với các hàm SUM, VLOOKUP, hay hiểu biết cơ bản về thuế – ví dụ, bạn biết thuế VAT là gì và cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ. Nếu từng thực hành trên Excel để tính công nợ hay lập bảng chi phí giả định, đừng ngại ghi vào CV: “Đã thực hành nhập liệu và đối chiếu công nợ trên Excel”. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao sự chủ động này, ngay cả khi bạn chưa có kinh nghiệm cho kế toán mới tốt nghiệp từ công ty nào trước đó. Kế toán mới ra trường làm gì không còn là câu hỏi khó – chỉ cần bạn dám thử và biết cách “bán” kỹ năng của mình, cánh cửa công việc sẽ dần mở ra.

Khi đã có việc làm trong tay, bước quan trọng tiếp theo là làm quen với công việc kế toán mới vào làm để không bị ngợp trong những ngày đầu tiên. Một ngày điển hình của bạn có thể bắt đầu bằng việc nhập dữ liệu hóa đơn – như gõ từng số liệu từ hóa đơn tiền điện, nước, hay nguyên vật liệu vào Excel. Sau đó, bạn có thể phải đối chiếu số liệu với ngân hàng, kiểm tra xem tiền vào tài khoản có khớp với sổ sách không, hoặc hỗ trợ kiểm kê hàng tồn kho bằng cách đếm số lượng thực tế rồi so sánh với bảng ghi chép. Những nhiệm vụ này nghe có vẻ đơn giản, nhưng chúng chính là “bệ phóng” để bạn tiến tới các công việc phức tạp hơn sau này, như lập bảng cân đối kế toán hay phân tích dòng tiền cho sếp.

Để hình dung rõ hơn, hãy tưởng tượng bạn làm ở một cửa hàng bán lẻ nhỏ. Sáng nay, bạn nhận một xấp hóa đơn từ nhà cung cấp – có hóa đơn đúng, nhưng cũng có cái thiếu chữ ký hay ghi sai số tiền. Nhiệm vụ của bạn là nhập chúng vào hệ thống, rồi chạy xuống kho cùng đồng nghiệp đếm xem còn bao nhiêu hộp hàng so với con số trên giấy. Chiều đến, bạn mở file Excel từ ngân hàng, đối chiếu từng giao dịch để chắc chắn không sót đồng nào. Nếu chưa biết kế toán mới ra trường nên bắt đầu từ đâu giữa mớ công việc hỗn độn này, hãy tập trung vào quản lý chứng từ trước tiên. Học cách phân loại hóa đơn (mua vào, bán ra), kiểm tra tính hợp lệ (đủ chữ ký, đúng mã số thuế chưa), và lưu trữ chúng gọn gàng – đây là kỹ năng kế toán cần có sẽ theo bạn suốt sự nghiệp.

Cách tốt nhất để làm quen là chủ động quan sát và học hỏi từ đồng nghiệp. Chẳng hạn, khi thấy chị kế toán kỳ cựu dùng Excel lọc hóa đơn nhanh như chớp, hãy mạnh dạn hỏi: “Chị ơi, làm sao để tìm hóa đơn bị thiếu nhanh vậy?” Hoặc khi anh trưởng phòng kiểm kê kho xong trong 20 phút, bạn có thể xin đi theo lần sau để học cách đếm và ghi chép hiệu quả. Đừng ngại đặt câu hỏi – sự tò mò ở giai đoạn này là chìa khóa để bạn hiểu kế toán thực hành cho người mới thực sự vận hành thế nào. Thực tế nghề kế toán khi mới ra trường đòi hỏi sự kiên nhẫn và tỉ mỉ, nhưng nếu bạn chịu khó, những công việc cơ bản này sẽ trở thành nền tảng vững chắc, giúp bạn tự tin hơn khi bước sang các nhiệm vụ lớn hơn trong tương lai.

Kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép số liệu ngày qua ngày – nó còn là nghệ thuật phân tích để giúp công ty hoặc doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn. Khi bạn đã quen với các công việc kế toán mới vào làm như nhập liệu hay đối chiếu hóa đơn, hãy bắt đầu rèn luyện định hướng nghề nghiệp kế toán viên trẻ bằng cách nhìn xa hơn những con số trên bảng tính. Chẳng hạn, nếu bạn nhận thấy chi phí vận chuyển tháng này tăng vọt lên 20 triệu so với mức 15 triệu thường lệ, đừng chỉ dừng ở việc ghi nhận. Hãy xem lại danh sách hóa đơn, kiểm tra xem có chuyến hàng nào bất thường không, rồi đề xuất với sếp: “Nếu chuyển sang nhà cung cấp gần hơn, ta có thể tiết kiệm được 3-5 triệu mỗi tháng.” Đây chính là cách bạn vượt lên từ một người chỉ biết gõ số thành một kế toán viên mang lại giá trị thực sự.

Để làm được điều đó, hãy tập thói quen đặt câu hỏi trước mọi số liệu bạn xử lý. Ví dụ, khi tổng doanh thu tháng này chỉ đạt 80 triệu thay vì 100 triệu như mọi khi, tự hỏi: “Số liệu này có hợp lý không? Có hóa đơn nào bị sót không?” Hay khi nhập liệu xong một đống chứng từ, nghĩ thêm: “Làm sao để tối ưu quy trình này – có cần dùng Excel tự động hóa không?” Thực tế nghề kế toán khi mới ra trường sẽ dạy bạn rằng sự chủ động và tư duy logic là chìa khóa để phát triển. Dù bạn làm ở công ty lớn với hàng trăm giao dịch mỗi ngày hay hỗ trợ một chủ doanh nghiệp nhỏ theo dõi dòng tiền, khả năng phân tích sẽ giúp bạn nổi bật. Ngay cả khi kê khai thuế, bạn cũng cần tư duy để phát hiện sớm những khoản chi không hợp lệ, tránh rủi ro cho công ty theo quy định pháp luật hiện hành.

Cuối cùng, để không lạc lối, bạn cần vạch ra con đường dài hạn cho mình. Kế toán mới ra trường đi làm không chỉ là làm việc ngày qua ngày mà còn là hành trình xây dựng sự nghiệp. Bạn muốn trở thành kế toán trưởng, chuyên gia thuế, hay mở dịch vụ kế toán riêng? Hãy đặt mục tiêu cụ thể và từng bước thực hiện, từ việc học thêm chứng chỉ đến tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu.

Ngành kế toán luôn thay đổi, từ quy định pháp luật đến công nghệ mới. Vì vậy, kinh nghiệm cho kế toán mới tốt nghiệp không chỉ đến từ công việc mà còn từ sự học hỏi không ngừng. Hãy tận dụng mọi cơ hội – dù là khóa học online hay lời khuyên từ tiền bối – để biến câu hỏi kế toán mới ra trường nên bắt đầu từ đâu thành bệ phóng cho thành công của bạn.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.