Khai sai ngày hàng đến: Mức phạt và cách xử lý theo quy định hải quan

HCM OANH ACC

22 thg 2, 2026

Khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan là lỗi nghiệp vụ phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp đối mặt với chế tài xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Sai sót này không chỉ làm phát sinh tiền chậm nộp, truy thu thuế mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tuân thủ và tiến độ thông quan. Cùng AGS phân tích quy trình xử lý AMA đúng quy định.

I. Tầm quan trọng của tiêu chí “Ngày hàng đến” trong xuất nhập khẩu

1. Định nghĩa

Ngày hàng đến là thời điểm chính xác phương tiện vận tải (tàu biển, máy bay) cập cảng hoặc cửa khẩu đầu tiên tại Việt Nam, được ghi trên tờ khai hải quan. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để kiểm soát hành trình, quản lý rủi ro, áp dụng chính sách thuế và quản lý hàng hóa nhập khẩu. Việc xác định không chính xác ngày hàng đến có thể kéo theo nhiều rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh cho doanh nghiệp.

2. Ngày hàng đến ảnh hưởng đến tỷ giá tính thuế nhập khẩu ra sao?

Theo quy định, tỷ giá tính thuế nhập khẩu được áp dụng tại thời điểm đăng ký tờ khai, vốn có mối liên hệ chặt chẽ với ngày hàng đến. Khi khai sai ngày hàng đến, hệ thống có thể ghi nhận sai mốc áp dụng tỷ giá, dẫn đến sai lệch số thuế phải nộp, đặc biệt trong bối cảnh tỷ giá biến động mạnh. Trường hợp này tiềm ẩn nguy cơ bị xác định là khai sai thuế dù không có yếu tố cố ý.

3. Mối liên hệ giữa ngày hàng đến và thời hạn nộp tờ khai

Hàng hóa nhập khẩu phải được làm thủ tục trước ngày hàng đến hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu. Việc khai sai ngày hàng đến sẽ làm sai lệch mốc thời hạn này, dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính do quá hạn làm thủ tục. Ngược lại, khai ngày hàng đến sớm hơn thực tế khi tàu chưa cập cảng cũng khiến tờ khai không đủ điều kiện thông quan do không khớp dữ liệu hệ thống.

II. Các trường hợp khai sai ngày hàng đến thường gặp

1. Nhầm lẫn mốc thời gian trên Bill of Lading

Trên vận đơn (Bill of Lading) thường thể hiện nhiều mốc thời gian khác nhau, bao gồm:

On Board Date: ngày xếp hàng lên tàu
Issue Date: ngày phát hành vận đơn
ETA (Estimated Time of Arrival): ngày dự kiến tàu đến

Nhân sự chứng từ thiếu kinh nghiệm thường nhầm lẫn sử dụng ngày ETA để khai báo. Trong khi đó, ETA chỉ mang tính dự kiến và không phải ngày tàu thực tế cập cảng. Việc không đối chiếu đầy đủ giữa vận đơn và thông báo hàng đến thực tế là nguyên nhân phổ biến dẫn đến khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan.

Trong trường hợp này, quá trình giải trình thường gặp khó khăn do doanh nghiệp phải chứng minh sai sót phát sinh từ dữ liệu chứng từ, không mang yếu tố cố ý.

2. Tàu thay đổi lịch trình nhưng dữ liệu manifest chưa được cập nhật

Hãng tàu thường phát hành thông báo hàng đến dựa trên lịch dự kiến. Tuy nhiên, tàu có thể đến sớm hoặc bị delay trong quá trình vận chuyển. Nếu doanh nghiệp căn cứ vào thông tin ban đầu để truyền tờ khai mà không kiểm tra lại dữ liệu e-manifest, nguy cơ khai sai ngày hàng đến là rất cao.Vấn đề cốt lõi nằm ở sự chênh lệch giữa ngày hàng đến trên hệ thống manifest và tờ khai hải quan.

Trường hợp hãng tàu chưa cập nhật manifest kịp thời, hoặc đã cập nhật nhưng doanh nghiệp không rà soát lại, hệ thống hải quan sẽ ghi nhận dữ liệu không khớp. Đây cũng là lỗi kỹ thuật phổ biến nhất khiến tờ khai bị chặn thông quan tự động.

3. Sai sót do lỗi đánh máy chủ quan của nhân viên chứng từ

Áp lực tiến độ và khối lượng hồ sơ lớn khiến nhân viên xuất nhập khẩu dễ phát sinh lỗi đánh máy khi nhập liệu trên phần mềm khai báo hải quan. Chỉ cần sai lệch một ký tự trong định dạng ngày tháng (DD/MM/YYYY), hệ thống đã ghi nhận khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan.

Mặc dù mang tính kỹ thuật và không có yếu tố cố ý, nhưng hậu quả pháp lý của lỗi đánh máy hoàn toàn tương đương các lỗi nghiệp vụ khác. Việc không rà soát kỹ trước khi ký số và truyền tờ khai khiến sai sót bị ghi nhận trên hệ thống VNACCS/VCIS. Khi tờ khai đã phân luồng, việc sửa lỗi này buộc doanh nghiệp phải thực hiện quy trình khai bổ sung phức tạp hơn, đồng thời đối mặt với nguy cơ xử phạt.

III. Quy định xử phạt khi khai sai ngày hàng đến

(Cập nhật theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP)

Trường hợp 1: Khai sai làm thiếu số tiền thuế phải nộp

Khi việc khai sai ngày hàng đến dẫn đến áp dụng sai tỷ giá tính thuế theo hướng có lợi cho doanh nghiệp, làm giảm số thuế phải nộp, hành vi này bị xác định là khai sai dẫn đến thiếu thuế. Nếu:

Doanh nghiệp tự phát hiện và khai bổ sung trước khi cơ quan hải quan kiểm tra: Phạt 10% số tiền thuế khai thiếu (Điều 9 NĐ 128/2020/NĐ-CP).
Trường hợp bị cơ quan hải quan phát hiện: Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu, đồng thời ấn định thuế và buộc nộp đủ số tiền thuế vào ngân sách nhà nước.

Trường hợp 2: Khai sai nhưng không làm thay đổi số thuế

Nếu việc khai sai ngày hàng đến không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp (tỷ giá không thay đổi hoặc thuế suất bằng 0), doanh nghiệp vẫn bị xử phạt do khai báo thông tin không chính xác.

Theo Khoản 3 Điều 8 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, mức phạt áp dụng là từ 1.000.000 đến 2.000.000 đồng, kèm theo biện pháp khắc phục bắt buộc là khai sửa đổi, bổ sung tờ khai cho đúng thực tế.

Cách tính tiền chậm nộp thuế khi phát sinh tăng thuế

Ngoài tiền phạt hành chính, trường hợp khai sai ngày hàng đến dẫn đến thiếu thuế, doanh nghiệp còn phải nộp tiền chậm nộpvới mức tính: 0,03%/ ngày trên số tiền thuế khai thiếu.

Thời gian tính: từ ngày tiếp theo ngày phát sinh nghĩa vụ thuế đến ngày nộp đủ số tiền thuế vào ngân sách.

Việc phát hiện sớm và thực hiện truy thu kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể khoản tiền chậm nộp, tránh phát sinh chi phí tài chính không cần thiết.

IV. Hướng dẫn thủ tục khai bổ sung (AMA) khi phát hiện sai sót

1. Thời điểm khai bổ sung không bị xử phạt

Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), doanh nghiệp không bị xử phạt nếu:

Phát hiện và khai bổ sung trước khi cơ quan hải quan thông báo kiểm tra hồ sơ (đối với tờ khai đang thông quan)
Trường hợp thiếu thuế: chỉ bị phạt 10% thay vì 20%

Vì vậy, ngay khi tờ khai được phân luồng, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ chỉ tiêu, đặc biệt là ngày hàng đến, để thực hiện AMA kịp thời.

2. Quy trình thực hiện AMA trên hệ thống VNACCS

B1: Truy cập phần mềm khai hải quan, chọn tờ khai cần điều chỉnh
B2: Sử dụng chức năng Khai bổ sung thông quan (IDA01/IDA)
B3: Nhập lại ngày hàng đến chính xác

Tại mục ghi chú, nêu rõ:

“Khai bổ sung do khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan theo thực tế Manifest”

B4:Truyền tờ khai sửa đổi và theo dõi phản hồi hệ thống

Tờ khai AMA có thể được chấp nhận tự động hoặc chuyển sang trạng thái chờ công chức hải quan kiểm tra, phê duyệt.

3. Hồ sơ giải trình với Chi cục Hải quan

Đối với tờ khai đã qua thời điểm tự động chấp nhận hoặc rơi vào luồng Vàng/Đỏ, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giải trình gồm:

Công văn giải trình nêu rõ nguyên nhân khai sai ngày hàng đến
Tờ khai sửa đổi (in từ phần mềm)
Vận đơn (Bill of Lading)
Thông báo hàng đến (Arrival Notice) và dữ liệu E-manifest

Cơ quan hải quan sẽ đối chiếu hồ sơ với dữ liệu hệ thống. Nếu thông tin phù hợp, AMA sẽ được phê duyệt và hoàn tất điều chỉnh.
Lưu ý: Quy trình AMA yêu cầu độ chính xác cao. Bất kỳ sai sót nào trong lần khai bổ sung cũng có thể khiến hồ sơ trở nên phức tạp hơn và kéo dài thời gian xử lý.