Sử dụng Power Query để chuẩn hóa dữ liệu kế toán

HCM HÂN ACC

22 thg 2, 2026

Trong hoạt động kế toán, dữ liệu luôn đóng vai trò cốt lõi. Mọi sai sót trong dữ liệu – dù nhỏ – cũng có thể dẫn đến hệ quả lớn trong báo cáo tài chính, chi phí, thuế hoặc công tác kiểm toán. Tuy nhiên, trong nhiều doanh nghiệp, dữ liệu phát sinh từ nhiều nguồn với độ chuẩn hóa không đồng nhất, khiến kế toán mất rất nhiều thời gian để xử lý thủ công. Power Query xuất hiện như một giải pháp giúp tự động hóa, chuẩn hóa và nâng cao chất lượng dữ liệu, hỗ trợ kế toán tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình.

1. Power Query là gì?

Power Query là công cụ trích xuất và chuyển đổi dữ liệu được tích hợp sẵn trong Excel và Power BI. Với khả năng lấy dữ liệu từ nhiều nguồn như Excel, CSV, SQL, hệ thống ERP, phần mềm kế toán hoặc website, Power Query cho phép người dùng xử lý dữ liệu bằng một chuỗi các bước chuyển đổi trực quan. Điểm đặc biệt của Power Query là mọi thao tác biến đổi đều được ghi lại và có thể chạy lại tự động chỉ với một thao tác Refresh, giúp người dùng hạn chế thao tác lặp lại.

2. Vì sao kế toán cần chuẩn hóa dữ liệu?

Chuẩn hóa dữ liệu không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn là yếu tố quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Trong môi trường làm việc thực tế, dữ liệu kế toán thường xuất phát từ nhiều phòng ban khác nhau như bán hàng, kho, nhân sự hay từ hệ thống nội bộ của chi nhánh. Mỗi nguồn lại sử dụng cách tạo dữ liệu khác nhau: người nhập liệu có thể dùng tên viết tắt, định dạng ngày tháng không thống nhất, số liệu có dấu ngăn cách khác nhau hoặc mã hàng hóa có cách viết khác nhau.

Khi đối mặt với dữ liệu không đồng nhất như vậy, kế toán thường phải tốn nhiều giờ đồng hồ để làm sạch thủ công: chỉnh sửa cột, lọc dữ liệu, chuẩn hóa mã, tách và ghép thông tin, xóa bản ghi lỗi. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn tăng nguy cơ sai sót. Power Query giúp chăm sóc phần việc này theo cách tự động – ổn định – minh bạch, đảm bảo dữ liệu đầu vào được chuẩn hóa ngay từ đầu để phục vụ cho báo cáo và đối chiếu.

3. Ứng dụng Power Query trong chuẩn hóa dữ liệu kế toán

3.1. Làm sạch dữ liệu và loại bỏ thông tin dư thừa

Power Query giúp kế toán dễ dàng loại bỏ dòng trống, xác định giá trị Null và lọc các bản ghi không hợp lệ ngay từ bước nhập dữ liệu. Các xử lý như chuẩn hóa chữ (viết hoa toàn bộ, viết thường, viết hoa chữ cái đầu), loại bỏ ký tự đặc biệt, hoặc cắt khoảng trắng thừa được thực hiện nhanh chóng và thống nhất. Điều này rất quan trọng khi nhận bảng khách hàng, bảng tồn kho hoặc file bán hàng do nhiều nhân viên khác nhau nhập liệu.

3.2. Chuẩn hóa định dạng ngày tháng, số liệu và cấu trúc bảng

Một trong những thách thức lớn của kế toán là dữ liệu từ các hệ thống hoặc bộ phận dùng định dạng ngày tháng khác nhau (ví dụ: dd/mm/yyyy, yyyy-mm-dd hoặc mm-dd-yyyy). Power Query hỗ trợ chuyển đổi toàn bộ ngày tháng về một chuẩn thống nhất. Đồng thời, các giá trị số cũng được chuẩn hóa để loại bỏ dấu phẩy, dấu chấm hoặc ký tự không hợp lệ trước khi đưa vào công thức Excel.

Cấu trúc bảng cũng được xử lý linh hoạt: ghép cột để tạo mã, tách cột để phân loại thông tin, đổi tên cột theo quy tắc chuẩn hoặc sắp xếp lại thứ tự cột để thuận tiện cho báo cáo.

3.3. Đồng bộ mã hàng hóa, mã nhân viên và danh mục dùng chung

Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng mỗi phòng ban ghi mã hàng theo cách khác nhau, chẳng hạn “SP01”, “sp-01”, hoặc “SP_01”, dẫn đến khó đối chiếu và phân tích. Với Power Query, kế toán có thể xây dựng một bảng danh mục chuẩn, sau đó sử dụng tính năng Merge để đối chiếu và tự động chuẩn hóa các mã không thống nhất.

Việc đồng bộ này áp dụng không chỉ cho hàng hóa, mà còn cho mã nhân viên, mã phòng ban, mã dự án hoặc mã tài khoản kế toán. Khi danh mục được thay đổi hoặc bổ sung, Power Query tự động cập nhật trong các kỳ làm việc sau mà không cần thao tác lại.

3.4. Hợp nhất dữ liệu từ nhiều file, nhiều chi nhánh hoặc nhiều kỳ

Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc thực hiện báo cáo theo tháng, kế toán thường phải ghép nhiều file Excel lại với nhau. Việc ghép thủ công vừa tốn thời gian vừa dễ dẫn đến sai sót khi copy-paste. Power Query cho phép hợp nhất các file có cấu trúc giống nhau chỉ bằng một thiết lập ban đầu. Sau đó, khi có dữ liệu mới, kế toán chỉ cần thêm file vào thư mục và nhấn Refresh để hệ thống tự động cập nhật.

Đây là giải pháp lý tưởng cho các công việc như tổng hợp bảng lương nhiều tháng, gộp dữ liệu bán hàng từ các chi nhánh hoặc tạo báo cáo định kỳ.

3.5. Theo dõi và chỉnh sửa toàn bộ lịch sử chuyển đổi

Một lợi thế vượt trội của Power Query là khả năng ghi lại toàn bộ lịch sử thao tác trong dạng "bước chuyển đổi". Nhờ đó, kế toán có thể xem lại từng bước, kiểm tra logic, điều chỉnh hoặc thêm bước mới khi quy trình thay đổi. Quy trình xử lý dữ liệu vì thế trở nên minh bạch, có thể kiểm tra và tái sử dụng lâu dài.

Đây là yếu tố hữu ích trong môi trường kiểm toán, khi doanh nghiệp cần chứng minh tính nhất quán và tính logic của việc xử lý dữ liệu.

4. Lợi ích khi ứng dụng Power Query trong công tác kế toán

Việc ứng dụng Power Query vào quy trình làm việc giúp kế toán giảm đáng kể thời gian dành cho công việc thủ công, đặc biệt là các tác vụ lặp lại hằng tháng. Dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ nguồn giúp các báo cáo tài chính, báo cáo thuế hoặc báo cáo quản trị trở nên chính xác hơn, giảm rủi ro sai lệch số liệu.

Bên cạnh đó, việc tự động hóa bằng Power Query còn hỗ trợ kế toán tập trung hơn vào phân tích số liệu và đưa ra các đề xuất mang tính chiến lược, thay vì xử lý Excel theo cách truyền thống. Với các doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi số, Power Query giúp nâng cao chất lượng dữ liệu, cải thiện hiệu quả quy trình và tạo sự nhất quán giữa các bộ phận.

5. Kết luận

Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về vai trò của Power Query trong việc chuẩn hóa và tự động hóa dữ liệu kế toán, cũng như cách ứng dụng công cụ này vào quy trình làm việc hằng ngày để nâng cao hiệu quả và độ chính xác. Nếu bạn thấy nội dung hữu ích, đừng ngần ngại theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức kế toán – công nghệ mới nhất cũng như các cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn tại AGS.