Hoàn thuế TNCN tự động: Điều kiện và quy trình thực hiện

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo cơ chế tự động đang được áp dụng nhằm đơn giản hóa thủ tục và rút ngắn thời gian xử lý cho người nộp thuế. Tuy nhiên, không phải ai cũng thuộc diện được hoàn thuế tự động, mà cần đáp ứng một số điều kiện nhất định về dữ liệu kê khai, thông tin định danh và tình trạng quyết toán thuế. Vậy điều kiện để được hoàn thuế TNCN tự động là gì và quy trình xử lý hồ sơ diễn ra như thế nào? Hãy cùng AGS tìm hiểu và khám phá nhé!

1. Đối tượng nào được áp dụng hoàn thuế TNCN tự động?

 - Theo quy định tại Điều 1 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025, cơ chế hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự động chỉ áp dụng đối với cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế và có đề nghị hoàn thuế trên tờ khai quyết toán TNCN. Như vậy, các trường hợp ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thay hoặc không thuộc diện phải quyết toán thuế sẽ không được áp dụng quy trình hoàn thuế tự động này.
 - Việc giới hạn phạm vi áp dụng như trên giúp cơ quan thuế chuẩn hóa dữ liệu, đối chiếu thông tin thu nhập và số thuế đã khấu trừ một cách chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ hoàn thuế. Người nộp thuế vì vậy cần chủ động kiểm tra tình trạng quyết toán và thông tin kê khai của mình để xác định đúng trường hợp được áp dụng hoàn thuế tự động theo quy định.
Thế nào là hoàn thuế thu nhập cá nhân

2. Điều kiện cốt lõi để hồ sơ được xử lí tự động:

 - Theo quy định tại khoản 1, Điều 5, Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025, để một hồ sơ hoàn thuế TNCN được hệ thống tự động xử lý, nó phải đáp ứng đầy đủ ba điều kiện sau:
   + Tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT, tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế TNCN đã khấu trừ hoặc tổng tiền thuế TNCN NNT là cá nhân đã nộp đủ vào NSNN tại kỳ quyết toán NNT có đề nghị hoàn thuế;
   +  Hồ sơ hoàn thuế TNCN có chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” khớp đúng với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo CSDL quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ và có chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo CSDL quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ;
   + Thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả của NNT được xác minh và liên kết với CSDL quản lý thuế của ngành Thuế.
 - Trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT đáp ứng đủ các điều kiện nêu tại khoản 1 Điều này thì phân hệ hoàn thuế TNCN tự động tạo đề xuất hoàn thuế, lập Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) và Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN) để chuyển Thủ trưởng CQT ký điện tử.
 - Các công việc nêu tại khoản 1, khoản 2 Điều này do hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động thực hiện kể từ khi gửi Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế cho NNT.
 - Đối với trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT không đáp ứng một trong các điều kiện nêu tại khoản 1 Điều này thì hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động phân công và gửi thư điện tử đến lãnh đạo bộ phận, cán bộ thuế được phân công giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN để biết và tiếp tục xử lý hồ sơ. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, thông tin do ứng dụng TMS cung cấp và hồ sơ hoàn thuế TNCN cụ thể, bộ phận giải quyết hồ sơ xem xét và thực hiện xử lý theo từng trường hợp cụ thể.
 - Hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế hỗ trợ tự động việc tạo dự thảo các Thông báo, Quyết định, Lệnh hoàn theo quy định tại khoản 2, khoản 3, sau đó chuyển sang ứng dụng ký điện tử và gửi thông báo bằng thư điện tử cho bộ phận giải quyết hồ sơ và Thủ trưởng cơ quan thuế.
Hoàn thuế TNCN tự động

3. Quy trình hoàn thuế tự động diễn ra như thế nào?

 - Bước 1: Tạo và tiếp nhận tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi í có đề nghị hoàn của người nộp thuế theo như Điều 4 Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025: 
   + Từ cơ sở dữ liệu kê khai của tổ chức trả thu nhập và của cá nhân, dữ liệu đăng ký thuế và đăng ký người phụ thuộc, cùng dữ liệu về nghĩa vụ thuế và các khoản nợ của NNT trên toàn quốc, hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động tổng hợp và xác định các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế TNCN. Trên cơ sở đó, hệ thống tự động tạo Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN ngay sau thời hạn nộp tờ khai quyết toán của tổ chức trả thu nhập.
   + NNT sử dụng ứng dụng eTax Mobile hoặc ứng dụng Thuế điện tử dành cho cá nhân để kiểm tra thông tin trên tờ khai gợi ý; trường hợp đồng ý thì xác nhận và nộp hồ sơ, trường hợp không đồng ý thì chỉnh sửa thông tin, bổ sung lý do chênh lệch và nộp kèm tài liệu chứng minh theo quy định.
   + Hệ thống ứng dụng quản lý thuế điện tử tự động tạo và gửi Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử và Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế (theo mẫu quy định) cho NNT ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ quyết toán thuế TNCN có chỉ tiêu “Số thuế hoàn trả cho NNT”.
   + Ngay sau khi gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế, phân hệ hoàn thuế tự động tạo lập hồ sơ đề nghị hoàn thuế để phục vụ việc xử lý theo quy định.
 - Bước 2: Giải quyết hoàn thuế TNCN tự động theo Điều 5 Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025:
   + Hệ thống đối chiếu dữ liệu để xác định điều kiện hoàn thuế, kiểm tra số thuế đã nộp và tài khoản nhận hoàn thuế. Nếu đủ điều kiện, hệ thống tự động lập và ký điện tử quyết định hoàn thuế.
 - Bước 3: Kiểm soát sau hoàn thuế theo quy định Điều 6 Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025: 
   + Hệ thống ứng dụng CNTT ngành Thuế định kỳ hàng quý tự động tổng hợp dữ liệu để cảnh báo và tự động cung cấp danh sách cho cơ quan thuế về việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập, khấu trừ thuế TNCN kê khai bổ sung làm thay đổi thông tin nghĩa vụ thuế của NNT là cá nhân đã được hoàn thuế TNCN, để bộ phận giải quyết hồ sơ có căn cứ thực hiện kiểm soát sau hoàn và thu hồi hoàn thuế (nếu có). Thủ trưởng cơ quan thuế phân công cụ thể bộ phận giải quyết hồ sơ thực hiện xử lý kiểm soát sau hoàn và thu hồi hoàn thuế (nếu có).

4. Hình thức nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN:

 - Có ba hình thức nộp hồ sơ để hoàn thuế TNCN như sau: 
   + Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế;
   + Gửi hồ sơ qua đường bưu chính;
   + Gửi hồ sơ điện tử qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan quản lý thuế
 - Để xử lý hoàn thuế tự động, Tổng cục Thuế cho biết hồ sơ phải đảm bảo tại thời điểm giải quyết hồ sơ, tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế đã khấu trừ hoặc tổng tiền thuế của kỳ quyết toán đã được NNT nộp đủ vào ngân sách.
 - Đồng thời tổng thu nhập chịu thuế phải khớp với số liệu được tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành tại thời điểm giải quyết hồ sơ. Số thuế đề nghị hoàn trả phải nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ. Bên cạnh đó, thông tin tài khoản nhận tiền hoàn thuế của NNT được xác minh và liên kết với cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế.
   + Trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT đáp ứng đủ các điều kiện trên thì thuế TNCN được tự động đề xuất hoàn, lập quyết định hoàn thuế và hoàn trả.
   + Trường hợp hồ sơ hoàn thuế của người NNT không đáp ứng một trong những điều kiện trên thì hệ thống ngành thuế tự động phân công cán bộ giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN và tiếp tục giải quyết hồ sơ.
 - Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế thực hiện phân loại hồ sơ và thông báo cho người nộp thuế về việc chấp nhận hồ sơ, thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, hoặc thông báo bằng văn bản cho người nộp thuế trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ.
Hình thức hoàn thuế TNCN

5. Hơn 187.000 hồ sơ đủ điều kiện hoàn thuế TNCN tự động:

 - Tính từ ngày 04/4/2025 đến 24/4/2025, có 452.003 người nộp thuế nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có phát sinh đề nghị hoàn thuế. Trong đó, 187.798 hồ sơ đủ điều kiện hoàn thuế tự động, chiếm khoảng 41,5%, với tổng số tiền hoàn thuế lên tới 884,2 tỷ đồng.
 - Ngoài ra, cơ quan thuế cũng đã thực hiện khoảng 138.499 lệnh hoàn thuế, tương ứng số tiền đã chi hoàn khoảng 645,5 tỷ đồng trong giai đoạn đầu triển khai.
 - Việc áp dụng cơ chế hoàn thuế TNCN tự động đã góp phần rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ, giảm thủ tục hành chính cho người nộp thuế và nâng cao tính minh bạch trong quá trình hoàn thuế. Đồng thời, hệ thống công nghệ thông tin của ngành Thuế cũng hỗ trợ đối chiếu dữ liệu tự động, hạn chế sai sót và giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát nghĩa vụ được thuế của cá nhân.

6. Số thuế nộp thừa những năm trước có được hoàn tự động?

 - Phản ánh lên Bộ Tài chính, ông P.V.V. (TP.HCM) cho biết tháng 6-2024 ông nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) các năm 2021 và 2022 tại Cục Thuế TP Hà Nội (nay là Chi cục Thuế khu vực 1). Tuy nhiên, hồ sơ bị trả lại với lý do nộp sai cơ quan thuế, và ông phải thực hiện thủ tục hủy hồ sơ cũ tại nơi đã nộp trước đó để được nộp lại đúng nơi quy định.
 - Do đang sinh sống tại TP.HCM, việc phải đi lại giữa hai địa phương gây nhiều khó khăn, nên ông phải nhờ cán bộ thuế hỗ trợ xử lý. Đến đầu tháng 1-2025, hồ sơ tại Cục Thuế TP Hà Nội mới được hủy thành công, sau gần 8 tháng xử lý.
 - Sau đó, giữa tháng 1-2025, ông tiếp tục nộp lại hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN cho các năm 2021 và 2022 tại Chi cục Thuế quận 10 (nay thuộc Chi cục Thuế khu vực 2, TP.HCM). Tuy nhiên, hồ sơ tiếp tục không được chấp nhận do thiếu một số giấy tờ như thông tin người phụ thuộc và hợp đồng lao động. Ông P.V.V. cho biết dù số tiền hoàn thuế không lớn, nhưng quá trình xử lý kéo dài nhiều tháng khiến người nộp thuế gặp nhiều bất tiện và loay hoay trong việc hoàn thiện hồ sơ. Theo phản hồi từ Chi cục Thuế khu vực 2, hồ sơ của ông không được chấp nhận do số liệu trên tờ khai quyết toán không khớp với chứng từ khấu trừ thuế do đơn vị chi trả cung cấp.
Thuế TNCN nộp thừa
 - Bình luận về tình trạng người nộp thuế cá nhân gặp khó khăn trong quá trình quyết toán và hoàn thuế TNCN, một số chuyên gia thuế cho rằng cần tiếp tục cải tiến quy trình để đơn giản hóa thủ tục, tăng tính đồng bộ dữ liệu giữa các bên liên quan, từ đó giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Điều này không chỉ giúp người nộp thuế thuận lợi hơn khi thực hiện nghĩa vụ, mà còn góp phần giảm tải công việc cho cơ quan thuế và nâng cao tính minh bạch của hệ thống thuế.
Nguồn: 3 bước để thực hiện hoàn thuế TNCN tự động - Thư viện Pháp Luật
https://thuvienphapluat.vn/ma-so-thue/phap-luat-thue/03-buoc-de-thuc-hien-hoan-thue-thu-nhap-ca-nhan-tu-dong-tu-2025-568812-200572.html

Thông tin khác

Next Post Previous Post