Người lao động nghỉ việc: Doanh nghiệp cần xử lý những gì?
1. Xác định căn cứ và thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động.
Trước khi thực hiện bất kỳ thủ tục nào liên quan đến tiền lương, BHXH hay thuế, doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động. Mỗi trường hợp nghỉ việc sẽ kéo theo những quyền và nghĩa vụ khác nhau của cả người lao động và người sử dụng lao động.
Theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể chấm dứt trong nhiều trường hợp như hết hạn hợp đồng, hai bên thỏa thuận chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng theo đúng quy định, sa thải, nghỉ hưu hoặc các trường hợp khác do pháp luật quy định.
Sau khi xác định căn cứ chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp cần thống nhất ngày làm việc cuối cùng của người lao động. Đây là cơ sở để tính tiền lương, xác định thời điểm báo giảm BHXH, tính thu nhập chịu thuế TNCN và thực hiện các thủ tục liên quan.
Trong thực tế, AGS nhận thấy nhiều sai sót không đến từ việc áp dụng sai quy định mà do thông tin giữa bộ phận nhân sự và kế toán chưa đồng nhất. Chẳng hạn, HR cập nhật ngày nghỉ việc theo quyết định nhưng bảng chấm công hoặc bảng lương lại ghi nhận khác, dẫn đến việc tính lương, đóng BHXH hoặc khấu trừ thuế không chính xác.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên rà soát và thống nhất các thông tin quan trọng trước khi xử lý các bước tiếp theo, bao gồm căn cứ chấm dứt hợp đồng, ngày làm việc cuối cùng, tình trạng bàn giao công việc và các nghĩa vụ tài chính còn tồn tại giữa hai bên.
Lưu ý từ AGS: Việc thống nhất dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể các sai sót trong quá trình tính lương, báo giảm BHXH và quyết toán thuế, đồng thời hạn chế việc phải điều chỉnh hồ sơ sau này.
2. Rà soát và thanh toán các khoản liên quan đến tiền lương.
Sau khi xác định thời điểm nghỉ việc, doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ các khoản phải thanh toán cho người lao động theo quy định của pháp luật, hợp đồng lao động và quy chế nội bộ.
2.1. Xác định tiền lương thực tế.
Tiền lương kỳ cuối được tính dựa trên thời gian người lao động làm việc thực tế đến ngày chấm dứt hợp đồng. Nếu người lao động nghỉ việc giữa tháng, doanh nghiệp chỉ thanh toán tiền lương tương ứng với số ngày hoặc số giờ đã làm việc.
Để đảm bảo tính chính xác, kế toán cần đối chiếu bảng chấm công, hợp đồng lao động, quyết định chấm dứt hợp đồng và quy chế trả lương của doanh nghiệp trước khi chốt bảng lương cuối cùng.
2.2. Rà soát các khoản điều chỉnh tăng và giảm.
Bên cạnh tiền lương chính, doanh nghiệp cần kiểm tra các khoản điều chỉnh phát sinh trong kỳ lương cuối để xác định đúng số tiền thực nhận của người lao động. Các khoản điều chỉnh tăng có thể bao gồm:
- Tiền làm thêm giờ chưa thanh toán.
- Tiền nghỉ hằng năm chưa sử dụng theo quy định.
- Hoa hồng, tiền thưởng hoặc các khoản truy lĩnh lương (nếu có).
- Các khoản phụ cấp được hưởng theo hợp đồng lao động hoặc quy chế của doanh nghiệp.
Ngược lại, tiền lương thực nhận có thể được điều chỉnh giảm khi phát sinh các khoản khấu trừ hợp pháp như phần BHXH, BHYT, BHTN thuộc trách nhiệm của người lao động, thuế TNCN phải khấu trừ, khoản tạm ứng chưa hoàn hoặc các khoản bồi thường, hoàn trả theo quy định của pháp luật và thỏa thuận hợp pháp giữa các bên.
Sau khi hoàn tất việc rà soát, kế toán cần đối chiếu lại toàn bộ dữ liệu trước khi thanh toán để đảm bảo bảng lương phản ánh đúng quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động.
Lưu ý từ AGS: Doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào tiền lương cơ bản. Việc bỏ sót các khoản điều chỉnh tăng hoặc giảm có thể dẫn đến khiếu nại từ người lao động hoặc phải điều chỉnh bảng lương, hồ sơ thuế và BHXH sau này.
3. Thực hiện các thủ tục về BHXH.
Sau khi hoàn tất việc thanh toán tiền lương, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH theo đúng quy định. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động và hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý.
Trước hết, doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm BHXH đúng thời điểm khi người lao động chấm dứt hợp đồng. Việc báo giảm kịp thời giúp xác định chính xác thời gian tham gia BHXH, đồng thời tránh phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH không cần thiết cho các tháng tiếp theo.
Bên cạnh đó, kế toán cũng cần kiểm tra lại mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trước khi báo giảm. Trường hợp người lao động được điều chỉnh tiền lương ngay trước thời điểm nghỉ việc, doanh nghiệp cần xác định liệu mức đóng BHXH có phải điều chỉnh hay không để bảo đảm dữ liệu tham gia BHXH phản ánh đúng thực tế.
Sau khi hoàn tất các thủ tục báo giảm, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ dữ liệu về thời gian tham gia BHXH, mức lương đóng BHXH và các kỳ cần điều chỉnh (nếu có). Đồng thời, cần đối chiếu thông tin giữa quyết định chấm dứt hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương và dữ liệu BHXH để phát hiện kịp thời những sai lệch trước khi hoàn tất hồ sơ.
Lưu ý từ AGS: Trong nhiều trường hợp, sai sót về BHXH không xuất phát từ quy định pháp luật mà do dữ liệu giữa HR và kế toán chưa được đồng bộ. Việc xây dựng quy trình phối hợp và đối chiếu thông tin trước khi báo giảm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý và hạn chế phát sinh điều chỉnh hồ sơ.
4. Thực hiện nghĩa vụ về thuế thu nhập cá nhân.
Bên cạnh tiền lương và BHXH, doanh nghiệp cũng cần thực hiện đúng nghĩa vụ về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với người lao động nghỉ việc. Mặc dù đây là bước diễn ra sau quá trình tính lương, nhưng nếu xác định sai thu nhập chịu thuế hoặc khấu trừ chưa chính xác, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh khi quyết toán thuế hoặc giải trình với cơ quan thuế.
Trước hết, kế toán cần rà soát toàn bộ thu nhập phát sinh trong kỳ lương cuối của người lao động. Ngoài tiền lương theo ngày công thực tế, thu nhập có thể bao gồm tiền làm thêm giờ, tiền thưởng, hoa hồng, tiền nghỉ hằng năm chưa sử dụng hoặc các khoản phụ cấp theo chính sách của doanh nghiệp. Mỗi khoản thu nhập có thể có cách xác định nghĩa vụ thuế khác nhau, vì vậy cần được phân loại và xử lý theo đúng quy định hiện hành.
Sau khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN (nếu phát sinh) trước khi chi trả cho người lao động. Đồng thời, kế toán cũng cần cập nhật đầy đủ thông tin nghỉ việc vào hồ sơ thuế để đảm bảo dữ liệu được phản ánh chính xác khi quyết toán thuế cuối năm.
Trong một số trường hợp, người lao động có nhu cầu tự quyết toán thuế hoặc cần cung cấp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động mới. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan theo quy định để đảm bảo quyền lợi của người lao động.
Lưu ý từ AGS: Doanh nghiệp nên xử lý đầy đủ nghĩa vụ thuế ngay tại thời điểm người lao động nghỉ việc thay vì chờ đến kỳ quyết toán cuối năm. Việc rà soát kịp thời sẽ giúp giảm áp lực cho bộ phận kế toán và hạn chế sai sót khi đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế.
5. Khuyến nghị từ AGS.
Việc người lao động nghỉ việc không nên được xem là một thủ tục hành chính riêng lẻ của bộ phận nhân sự hay kế toán. Thay vào đó, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình phối hợp thống nhất giữa các bộ phận để đảm bảo mọi nghĩa vụ được thực hiện đầy đủ và đúng thời điểm. Từ kinh nghiệm tư vấn và đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp, AGS khuyến nghị doanh nghiệp lưu ý một số vấn đề sau:
- Chuẩn hóa quy trình xử lý khi người lao động nghỉ việc, từ thời điểm tiếp nhận thông tin đến khi hoàn tất các nghĩa vụ về tiền lương, BHXH và thuế.
- Thiết lập checklist công việc để hạn chế bỏ sót các khoản cần thanh toán hoặc điều chỉnh.
- Thường xuyên đối chiếu dữ liệu giữa HR và kế toán nhằm đảm bảo tính thống nhất của thông tin.
- Kiểm tra mức lương làm căn cứ đóng BHXH trước khi thực hiện báo giảm để tránh phải điều chỉnh hồ sơ.
- Rà soát nghĩa vụ thuế TNCN ngay khi người lao động nghỉ việc, thay vì chờ đến kỳ quyết toán cuối năm.
Việc xây dựng quy trình rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian xử lý các thủ tục phát sinh.
6. Kết luận.
Người lao động nghỉ việc là tình huống diễn ra thường xuyên trong hoạt động của doanh nghiệp, nhưng cũng kéo theo nhiều thủ tục liên quan đến tiền lương, BHXH và thuế TNCN. Nếu không có quy trình xử lý rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp phải các sai sót dẫn đến tranh chấp lao động, điều chỉnh hồ sơ BHXH hoặc phát sinh vướng mắc trong quá trình quyết toán thuế.
Để hạn chế những rủi ro này, doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xác định đúng căn cứ chấm dứt hợp đồng, tính toán đầy đủ các khoản thanh toán, thực hiện đúng thủ tục BHXH và thuế, đồng thời xây dựng cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa HR và kế toán. Chủ động rà soát dữ liệu ngay tại thời điểm người lao động nghỉ việc sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính tuân thủ.
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, thuế, lao động và kiểm toán, AGS luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát quy trình quản lý nhân sự, chuẩn hóa công tác tiền lương, thực hiện nghĩa vụ về BHXH và thuế, cũng như tư vấn các giải pháp phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Việc chuẩn hóa quy trình từ hôm nay sẽ là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và chủ động hơn trước các yêu cầu thanh tra, kiểm tra trong tương lai.
Nguồn: Tổng hợp.
