Hướng dẫn chi tiết hồ sơ khai thuế theo quý cho doanh nghiệp

Kê khai thuế định kỳ luôn là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất và cũng dễ phát sinh sai sót nhất đối với bộ phận kế toán của mọi doanh nghiệp. Bên cạnh các chính sách vĩ mô dài hạn, việc kiểm soát tốt các sắc thuế phát sinh hàng quý như GTGT, TNCN hay tạm nộp TNDN chính là "xương sống" giữ cho dòng tiền và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp luôn an toàn trước các đợt thanh kiểm tra.

Dù bạn là một kế toán viên mới ra trường đang cần tìm một quy trình chuẩn chỉ, hay chủ doanh nghiệp muốn tự mình kiểm soát nghĩa vụ thuế, bài viết này chính là cẩm nang thực chiến dành cho bạn. 

Phần I: Hướng dẫn chi tiết hồ sơ khai thuế theo quý cho doanh nghiệp

1. Đối tượng nào được quyền khai thuế theo quý?

Luật Quản lý thuế hiện hành phân định rất rõ ràng điều kiện để doanh nghiệp lựa chọn giữa khai thuế theo tháng và theo quý. Đối với các sắc thuế phổ biến, tiêu chí được xác định cụ thể như sau:

A. Đối với Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Doanh nghiệp được áp dụng khai thuế GTGT theo quý nếu thuộc một trong hai trường hợp:

• Trường hợp 1: Doanh nghiệp đang hoạt động có Tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống. Doanh thu này được xác định là tổng doanh thu trên các Tờ khai thuế GTGT của các kỳ tính thuế trong năm dương lịch. Nếu doanh nghiệp thực hiện khai thuế cho cả công ty và đơn vị phụ thuộc, doanh thu bao gồm cả doanh thu của đơn vị phụ thuộc.

• Trường hợp 2: Doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi mới thành lập, doanh nghiệp mặc định được lựa chọn khai thuế GTGT theo quý. Sau khi hoạt động đủ 12 tháng năm dương lịch, từ năm dương lịch tiếp theo, doanh nghiệp mới căn cứ vào doanh thu của năm trước liền kề (đủ 12 tháng) để quyết định tiếp tục khai theo quý hay chuyển sang theo tháng.

B. Đối với Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Việc xác định kỳ khai thuế TNCN phụ thuộc trực tiếp vào kỳ khai thuế GTGT:

• Nếu doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo quý thì mặc định được khai thuế TNCN theo quý.

• Nếu doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo tháng, thì xét tiếp: Nếu trong tháng đó, số thuế TNCN khấu trừ phát sinh dưới 50 triệu đồng thì doanh nghiệp vẫn được quyền lựa chọn khai theo quý.

C. Tính ổn định của chu kỳ kê khai

• Việc thực hiện khai thuế theo quý hay theo tháng được ổn định trọn năm dương lịch và ổn định theo chu kỳ 3 năm.

• Ví dụ: Doanh nghiệp xác định chu kỳ 2025-2027 dựa trên doanh thu năm 2024. Nếu doanh thu năm 2024 dưới 50 tỷ, doanh nghiệp khai theo quý ổn định từ năm 2025 đến hết năm 2027, bất kể trong năm 2025 hay 2026 doanh thu có vọt lên trên 50 tỷ đồng.

2. Thành phần hồ sơ khai thuế theo quý gồm những gì?

Mỗi sắc thuế có biểu mẫu tờ khai riêng biệt được quy định tại Thông tư số 80/2021/TT-BTC. Kế toán cần chuẩn bị đúng và đủ các form mẫu sau:

A. Hồ sơ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo quý

Tùy thuộc vào phương pháp tính thuế mà doanh nghiệp đăng ký áp dụng:

• Phương pháp khấu trừ: Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT (Áp dụng cho doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường). Các phụ lục đính kèm (nếu có), ví dụ: Phụ lục giảm thuế GTGT theo các nghị quyết của Quốc hội, Bảng phân bổ thuế GTGT cho địa phương nơi có cơ sở sản xuất phụ thuộc khác tỉnh (Mẫu 01-6/GTGT).

• Phương pháp trực tiếp trên doanh thu: Tờ khai thuế GTGT mẫu số 04/GTGT (Áp dụng cho doanh nghiệp tính thuế bằng tỷ lệ phần trăm trên doanh thu).

B. Hồ sơ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo quý

• Tờ khai thuế TNCN mẫu số 05/KK-TNCN: Áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.

• Lưu ý quan trọng: Trong quý, nếu doanh nghiệp không phát sinh khấu trừ thuế TNCN của bất kỳ nhân viên nào (tức là không ai đến mức phải nộp thuế), thì doanh nghiệp không phải nộp tờ khai quý mẫu 05/KK-TNCN. Tuy nhiên, tờ khai quyết toán năm thì bắt buộc vẫn phải nộp.

C. Đối với Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quý

• Không phải nộp tờ khai quý: Từ khi Luật Quản lý thuế số 38 có hiệu lực, doanh nghiệp không còn phải nộp Tờ khai thuế TNDN tạm tính theo quý nữa. Điều này giúp cắt giảm đáng kể thủ tục hành chính.

• Nghĩa vụ tạm nộp tiền thuế: Dù không nộp tờ khai, doanh nghiệp phải tự căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh quý để tự tính và tạm nộp tiền thuế TNDN vào ngân sách nhà nước.

• Quy tắc 80 phần trăm: Tổng số thuế TNDN đã tạm nộp của 4 quý trong năm không được thấp hơn 80 phần trăm số thuế TNDN phải nộp theo quyết toán năm. Nếu nộp thiếu, doanh nghiệp sẽ bị tính tiền chậm nộp trên số tiền nộp thiếu kể từ ngày tiếp sau ngày hết hạn nộp thuế của quý 4.

Bảng tổng hợp hồ sơ khai thuế theo quý:

• Thuế GTGT (Theo phương pháp khấu trừ): Sử dụng biểu mẫu số 01/GTGT. Điều kiện nộp là bắt buộc cho mọi doanh nghiệp đăng ký kê khai theo quý, kể cả khi không phát sinh hóa đơn mua vào hoặc bán ra (nộp tờ khai trắng).

• Thuế GTGT (Theo phương pháp trực tiếp): Sử dụng biểu mẫu số 04/GTGT. Điều kiện nộp là bắt buộc khi có doanh thu thực tế phát sinh trong quý.

• Thuế Thu nhập cá nhân: Sử dụng biểu mẫu số 05/KK-TNCN. Điều kiện nộp là chỉ bắt buộc phải nộp khi doanh nghiệp có phát sinh khấu trừ thuế TNCN của người lao động trong quý đó.

• Thuế Thu nhập doanh nghiệp: Không có biểu mẫu tờ khai quý. Doanh nghiệp chỉ cần tự tính toán số tiền lãi phát sinh và chủ động đi nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.

3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp tiền thuế theo quý

Căn cứ theo Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo kỳ quy định như sau:

• Thời hạn: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

• Trường hợp trùng ngày nghỉ: Nếu ngày cuối cùng trùng vào ngày nghỉ cuối tuần (Thứ Bảy, Chủ Nhật) hoặc ngày lễ theo quy định, thì thời hạn được lùi sang ngày làm việc tiếp theo đầu tiên.

Cụ thể lịch hạn nộp thông thường cho các quý trong năm như sau:

• Hồ sơ Quý 1: Hạn chót ngày 30 tháng 4 của năm đó.

• Hồ sơ Quý 2: Hạn chót ngày 31 tháng 7 của năm đó.

• Hồ sơ Quý 3: Hạn chót ngày 31 tháng 10 của năm đó.

• Hồ sơ Quý 4: Hạn chót ngày 31 tháng 1 của năm sau.

Quy tắc đồng thời: Ngày hạn chót nộp tờ khai cũng chính là ngày hạn chót doanh nghiệp phải nộp tiền thuế (nếu tờ khai có phát sinh số thuế phải nộp) vào kho bạc nhà nước. Việc chậm trễ một trong hai hoặc cả hai đều dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính và tính tiền chậm nộp.

Phần II: Quy trình kê khai thuế theo quý trên phần mềm HTKK và thuế điện tử

Để giúp các kế toán viên mới ra trường hoặc các chủ doanh nghiệp tự thực hiện việc kê khai, dưới đây là quy trình chuẩn từng bước bằng công nghệ số:

Bước 1: Thu thập, kiểm tra và phân loại chứng từ trong quý

Trước khi mở phần mềm, toàn bộ dữ liệu phải được làm sạch và kiểm tra tính hợp pháp:

• Tải toàn bộ hóa đơn điện tử mua vào, bán ra từ hệ thống của Tổng cục Thuế về.

• Đối chiếu hóa đơn với sổ sách kho, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán ngân hàng (đặc biệt kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên).

• Lập bảng lương, bảng tính thuế TNCN cho người lao động trong 3 tháng của quý đó để chốt số liệu.

Bước 2: Kê khai dữ liệu trên phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai)

1. Mở phần mềm HTKK phiên bản mới nhất, nhập Mã số thuế của doanh nghiệp.

2. Chọn danh mục Thuế Giá Trị Gia Tăng, tiếp tục chọn Tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTGT).

3. Chọn kỳ tính thuế là Tờ khai quý, chọn đúng Quý và Năm cần kê khai. Chọn danh mục ngành nghề phù hợp (thường là hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường).

4. Nhập dữ liệu vào các chỉ tiêu chính trên tờ khai:

• Chỉ tiêu số 22: Số thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang (Phần mềm tự động nhảy hoặc kiểm tra lại từ chỉ tiêu số 43 của tờ khai quý trước).

• Chỉ tiêu số 23 và số 24: Giá trị và Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào.

• Chỉ tiêu số 25: Tổng số thuế GTGT mua vào đáp ứng đủ điều kiện được khấu trừ.

• Chỉ tiêu số 26 đến số 32a: Phân loại doanh thu bán ra theo các mức thuế suất (0 phần trăm, 5 phần trăm, 10 phần trăm, không chịu thuế, không phải kê khai tính thuế).

• Chỉ tiêu số 40: Số thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ (nếu có).

• Chỉ tiêu số 43: Số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau (nếu có).

5. Ấn nút Ghi để kiểm tra lỗi logic. Sau đó ấn Kết xuất, chọn kết xuất dạng XML để lưu vào máy tính. Doanh nghiệp làm tương tự với tờ khai TNCN số 05/KK-TNCN nếu có phát sinh.