Người Mua Kê Khai Thuế Theo Ngày Lập Hay Ngày Ký Hóa Đơn?
1. Khái niệm và bản chất của ngày lập và ngày ký hóa đơn
Để thực hiện kê khai thuế chính xác và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý, kế toán cần hiểu rõ bản chất kỹ thuật cũng như ý nghĩa của hai tiêu thức thời gian cơ bản trên hóa đơn điện tử: ngày lập và ngày ký số. Theo các chuẩn mực kế toán hiện hành và quy định pháp luật về chứng từ kế toán, ngày lập hóa đơn là thời điểm xác định việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Đây là mốc thời gian phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nguyên tắc kế toán dồn tích.
Ngược lại, ngày ký hóa đơn (chữ ký điện tử/chữ ký số) là thời điểm người đại diện có thẩm quyền của người bán sử dụng chứng thư số hợp lệ để xác nhận tính toàn vẹn, tính xác thực và giá trị pháp lý của toàn bộ dữ liệu trên hóa đơn điện tử. Về nguyên tắc lý tưởng và quy chuẩn quản trị, ngày lập và ngày ký số nên trùng khớp nhau trong cùng một ngày làm việc để bảo đảm tính liên tục và kịp thời của dữ liệu kế toán.
- Khối lượng hóa đơn bán hàng xuất dồn dập vào những ngày cuối tháng hoặc cuối quý quá lớn khiến người giữ chữ ký số chưa thể ký duyệt kịp thời ngay trong ngày.
- Sự cố gián đoạn kết nối mạng Internet, lỗi hệ thống máy chủ của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc sự cố đường truyền tiếp nhận dữ liệu từ cơ quan thuế.
- Thiết bị token chữ ký số gặp trục trặc kỹ thuật, chứng thư số hết hạn chưa kịp gia hạn hoặc người giữ token đi công tác xa.
- Phía đối tác, khách hàng hoàn tất đối soát và xác nhận biên bản giao nhận hàng hóa vào thời điểm muộn trong ngày, buộc quy trình ký duyệt phải lùi sang ngày làm việc tiếp theo.
2. Căn cứ pháp lý mới nhất theo Nghị định 123 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật thuế đã hoàn thiện và quy định rất cụ thể, đồng bộ về thời điểm lập, ký số và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần dựa vào các văn bản nòng cốt sau:- Thứ nhất là Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 9 quy định về thời điểm lập hóa đơn: đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua; đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ.
- Thứ hai là quy định mang tính bước ngoặt tại Điểm c Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP): Quy định này đã chuẩn hóa rõ ràng: nếu có độ trễ giữa ngày lập và ngày ký số, thời hạn tối đa cho phép bên bán hoàn tất ký số và gửi dữ liệu sang cơ quan thuế là ngày làm việc tiếp theo (tính theo chế độ tuần làm việc 5 ngày hoặc theo Bộ luật Lao động 2019).
3. Nguyên tắc kê khai thuế GTGT chuẩn xác đối với người mua và người bán
Sự khác biệt căn bản giữa nghĩa vụ nộp thuế của bên bán và quyền thụ hưởng khấu trừ thuế của bên mua đã tạo nên một quy tắc kê khai bất đối xứng nhưng hoàn toàn logic và chặt chẽ theo luật định:3.1. Đối với người bán (Kê khai thuế GTGT đầu ra):
Bên bán có nghĩa vụ xác định doanh thu và số thuế GTGT đầu ra phải nộp căn cứ theo thời điểm lập hóa đơn. Theo Luật Quản lý thuế, khi hàng hóa đã được chuyển giao hoặc dịch vụ đã hoàn thành thì nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước đã chính thức phát sinh ngay tại thời điểm đó.
3.2. Đối với người mua (Kê khai thuế GTGT đầu vào):
Trái ngược với bên bán, người mua thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại thời điểm nhận được hóa đơn hợp lệ (tức căn cứ theo thời điểm nhận hóa đơn đã có đầy đủ chữ ký số hợp lệ và cấp mã/truyền dữ liệu thành công).
Lý giải cho nguyên tắc này rất chặt chẽ: một hóa đơn điện tử nếu chưa được ký số thì chưa đủ hiệu lực pháp lý và chưa được xem là chứng từ hoàn chỉnh để người mua ghi nhận quyền khấu trừ thuế. Do đó, người mua không được phép kê khai khấu trừ ở kỳ phát sinh ngày lập nếu tại kỳ đó hóa đơn chưa được ký số và gửi đến người mua.
| Tiêu chí phân định | Bên bán (Kê khai đầu ra) | Bên mua (Kê khai đầu vào) |
| Căn cứ xác định kỳ kê khai | Ngày lập hóa đơn | Thời điểm nhận hóa đơn hợp pháp (Ngày ký số/cấp mã) |
| Bản chất quản lý thuế | Ghi nhận nghĩa vụ nộp thuế theo thời điểm phát sinh doanh thu | Ghi nhận quyền khấu trừ khi chứng từ đủ điều kiện pháp lý |
| Ví dụ tình huống: Lập 30/06, Ký số 01/07 | Kê khai vào Tháng 6 hoặc Quý 2 (theo ngày lập 30/06) | Kê khai vào Tháng 7 hoặc Quý 3 (theo ngày nhận ký 01/07) |
| Rủi ro nếu kê khai sai kỳ | Bị phạt chậm nộp thuế, phạt khai sai kỳ phát sinh doanh thu | Bị loại trừ thuế GTGT khấu trừ do chứng từ chưa hợp lệ tại kỳ khai |
4. Tính hợp lệ của hóa đơn lệch ngày và ảnh hưởng đến quyết toán chi phí TNDN
Bên cạnh câu chuyện thuế GTGT, việc xác định tính hợp lệ của hóa đơn có ngày ký muộn hơn ngày lập và phương thức ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cũng là bài toán trọng tâm.4.1. Điều kiện để hóa đơn lệch ngày được công nhận hợp pháp:
Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc ngày ký số diễn ra sau ngày lập hóa đơn không làm mất đi tính hợp pháp của hóa đơn nếu đáp ứng đủ các điều kiện:- Nghiệp vụ kinh tế mua bán hàng hóa, dịch vụ là hoàn toàn có thật, có đầy đủ hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, nghiệm thu và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên).
- Thời điểm ký số và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế diễn ra chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn.
- Dữ liệu hóa đơn đã được hệ thống cơ quan thuế cấp mã hoặc tiếp nhận hợp lệ.
4.2. Ghi nhận chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN:
Đối với thuế TNDN, việc hạch toán chi phí tuân thủ theo nguyên tắc dồn tích và nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí:- Khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ được tính vào chi phí được trừ của kỳ tính thuế TNDN phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh tương ứng với hàng hóa, dịch vụ đã sử dụng trong năm tài chính đó.
- Bên mua được quyền ghi nhận vào chi phí được trừ của năm tài chính phát sinh giao dịch (tương ứng với ngày lập trên hóa đơn) nếu hóa đơn đó được người bán ký số hợp lệ và chuyển giao trước thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN của năm tài chính đó.
5. Hướng dẫn xử lý thực tiễn và giải pháp phòng ngừa rủi ro cho doanh nghiệp
Để vận dụng các quy định trên vào công tác thực tiễn kế toán một cách tối ưu và tránh các sai sót không đáng có khi thanh kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên áp dụng các giải pháp cụ thể sau:5.1. Xử lý trường hợp hóa đơn ký muộn từ kỳ tính thuế trước:
Khi người mua nhận được hóa đơn có ngày lập thuộc tháng/quý trước nhưng ngày ký số thuộc tháng/quý này (và ngày ký rơi vào ngày làm việc tiếp theo hợp lệ), kế toán người mua không cần thực hiện thủ tục kê khai bổ sung (tờ khai KHBS) cho kỳ trước.
Kế toán chỉ cần tổng hợp và kê khai hóa đơn này vào bảng kê mua vào của kỳ tính thuế hiện tại (kỳ mà doanh nghiệp nhận được hóa đơn có chữ ký số hợp lệ). Cách xử lý này vừa bảo đảm tuân thủ đúng văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế, vừa tiết kiệm thời gian kê khai điều chỉnh phức tạp.
5.2. Quy trình kiểm soát nội bộ nhằm phòng ngừa rủi ro:
- Đối với bên bán: Cần chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn, thiết lập phân quyền ký số linh hoạt hoặc sử dụng chữ ký số máy chủ (HSM) để ký số tự động ngay khi lập hóa đơn. Trong những ngày chuyển giao kỳ tính thuế cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán cần rà soát và ký duyệt dứt điểm toàn bộ hóa đơn đã lập trước thời điểm kết thúc ngày làm việc.
- Đối với bên mua: Kế toán thanh toán khi tiếp nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp cần chủ động tra cứu ngay trên Cổng thông tin Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để đối chiếu mốc ngày lập, ngày ký số và ngày cấp mã. Nếu phát hiện trường hợp lệch kỳ, kế toán cần đánh dấu và phân loại riêng để đưa vào kỳ kê khai tương ứng với ngày nhận hóa đơn hợp lệ, tránh việc phần mềm tự động kéo dữ liệu theo ngày lập gây sai lệch kỳ khấu trừ.
- Lưu trữ hồ sơ chứng từ chặt chẽ: Luôn lưu trữ đồng bộ cả tệp dữ liệu gốc định dạng XML và bản thể hiện dạng PDF, đi kèm với hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi ngân hàng để chứng minh tính có thật của giao dịch khi giải trình quyết toán.
Nguồn: Người mua kê khai theo ngày ký hóa đơn hay ngày lập hóa đơn?- https://thuvienphapluat.vn/hoi-dap-phap-luat/nguoi-mua-ke-khai-theo-ngay-ky-hoa-don-hay-ngay-lap-hoa-don-138100687.html
.png)
