Kiểm soát doanh thu: Cách hạn chế sai sót và gian lận

Kiểm soát doanh thu giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và gian lận. Tìm hiểu các rủi ro thường gặp, quy trình kiểm soát và giải pháp hiệu quả.

1. Kiểm soát doanh thu là gì? Vì sao doanh nghiệp cần chú trọng?

Doanh thu là một trong những chỉ tiêu quan trọng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Số liệu doanh thu không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà còn liên quan đến công nợ phải thu, giá vốn, thuế và nhiều chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính. Vì vậy, nếu doanh thu được ghi nhận sai thời điểm, sai giá trị hoặc không có đủ căn cứ, báo cáo tài chính có thể bị sai lệch đáng kể.
Kiểm soát doanh thu là quá trình doanh nghiệp xây dựng và thực hiện các chính sách, quy trình và thủ tục nhằm đảm bảo các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ được phê duyệt, ghi nhận đầy đủ, chính xác, đúng kỳ và có đầy đủ chứng từ.

Trong thực tế, rủi ro doanh thu có thể xuất hiện ở nhiều khâu, từ việc tiếp nhận đơn hàng, giao hàng, xuất hóa đơn cho đến ghi nhận doanh thu và thu tiền. Một số trường hợp còn có thể phát sinh hành vi cố tình ghi nhận doanh thu không đúng thực tế để làm tăng kết quả kinh doanh.
Theo tài liệu hướng dẫn kiểm toán liên quan đến ISA 240, rủi ro gian lận trong ghi nhận doanh thu được xem là rủi ro cần được đặc biệt xem xét trong kiểm toán. Do đó, doanh nghiệp cũng cần xây dựng hệ thống kiểm soát phù hợp đối với khoản mục này.
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc ghi nhận doanh thu phải dựa trên bản chất giao dịch và các nguyên tắc ghi nhận tương ứng. Đối với giao dịch có nhiều nghĩa vụ thực hiện, doanh thu được phân bổ theo giá trị hợp lý của từng nghĩa vụ và ghi nhận khi nghĩa vụ đã được thực hiện.
Vì vậy, kiểm soát doanh thu không chỉ nhằm phát hiện sai sót sau khi đã hạch toán mà quan trọng hơn là ngăn ngừa sai sót ngay từ khi giao dịch phát sinh.

2. Những rủi ro thường gặp trong quản lý và ghi nhận doanh thu

2.1. Ghi nhận doanh thu sai thời điểm

Một trong những rủi ro phổ biến là doanh nghiệp ghi nhận doanh thu trước khi đáp ứng đầy đủ điều kiện ghi nhận.
Ví dụ, doanh nghiệp đã xuất hóa đơn hoặc nhận tiền của khách hàng nhưng hàng hóa chưa được bàn giao theo điều kiện của hợp đồng. Nếu doanh nghiệp ghi nhận ngay toàn bộ số tiền vào doanh thu trong khi giao dịch chưa đáp ứng điều kiện ghi nhận, doanh thu của kỳ có thể bị ghi nhận cao hơn thực tế.
Ngược lại, doanh nghiệp cũng có thể bỏ sót doanh thu của những giao dịch đã hoàn thành nghĩa vụ nhưng chưa được ghi nhận.
Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, thời điểm ghi nhận doanh thu kế toán phải căn cứ vào nguyên tắc kế toán và bản chất giao dịch, không chỉ dựa vào thời điểm xuất hóa đơn hoặc thu tiền.

2.2. Ghi nhận doanh thu không có giao dịch thực tế

Đây là một trong những dạng gian lận nghiêm trọng.
Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn hoặc ghi nhận giao dịch bán hàng nhưng thực tế chưa bán hàng, chưa cung cấp dịch vụ hoặc chưa phát sinh giao dịch tương ứng.
Mục đích của việc này có thể là làm tăng doanh thu, lợi nhuận hoặc cải thiện một số chỉ tiêu tài chính trong kỳ.
Để kiểm soát, doanh nghiệp cần đối chiếu doanh thu với các chứng từ liên quan như:

• Hợp đồng;
• Đơn đặt hàng
• Phiếu xuất kho;
• Biên bản giao nhận;
• Biên bản nghiệm thu;
• Hóa đơn;
• Chứng từ thanh toán;
• Hồ sơ cung cấp dịch vụ.

Không nên chỉ kiểm tra hóa đơn mà bỏ qua các chứng từ chứng minh giao dịch thực tế.

2.3. Ghi nhận trùng doanh thu

Sai sót có thể xảy ra khi một giao dịch được nhập nhiều lần vào phần mềm kế toán.
Ví dụ, một hóa đơn bán hàng được nhập hai lần hoặc doanh thu từ cùng một hợp đồng được ghi nhận ở nhiều thời điểm mà không có căn cứ.
Điều này làm tăng doanh thu và có thể kéo theo tăng công nợ phải thu, thuế và lợi nhuận.
Do đó, kế toán nên kiểm tra số hóa đơn, số hợp đồng, mã khách hàng và số tiền trước khi ghi nhận.

2.4. Bỏ sót doanh thu

Không phải mọi sai sót đều khiến doanh thu bị ghi nhận cao hơn. Doanh nghiệp cũng có thể bỏ sót doanh thu do:

• Chưa nhập hóa đơn vào phần mềm;
• Chưa ghi nhận giao dịch đã hoàn thành;
• Chứng từ bị thất lạc;
• Không đối chiếu giữa bộ phận bán hàng và kế toán;
• Nhập thiếu dữ liệu;
• Ghi nhận sai kỳ.

Bỏ sót doanh thu khiến báo cáo tài chính không phản ánh đầy đủ hoạt động kinh doanh và có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

2.5. Ghi nhận sai giá trị doanh thu

Doanh thu có thể bị ghi nhận sai do nhập sai:

• Số lượng;
• Đơn giá;
• Thuế suất;
• Chiết khấu;
• Giảm giá hàng bán;
• Hàng bán bị trả lại;
• Điều khoản thanh toán.

Đặc biệt, với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, chỉ một lỗi nhập liệu nhỏ nhưng lặp lại nhiều lần cũng có thể tạo ra chênh lệch đáng kể.

2.6. Ghi nhận doanh thu không phù hợp với hợp đồng

Một giao dịch có thể bao gồm nhiều nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện. Nếu kế toán chỉ căn cứ vào tổng giá trị hợp đồng để ghi nhận doanh thu một lần mà không xem xét từng nghĩa vụ, doanh thu có thể được ghi nhận không đúng thời điểm.
Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định đối với giao dịch làm phát sinh nghĩa vụ của doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai, doanh thu phải được phân bổ theo giá trị hợp lý của từng nghĩa vụ thực hiện và ghi nhận khi nghĩa vụ đã được thực hiện.

3. Các hình thức gian lận doanh thu doanh nghiệp cần lưu ý

3.1. Ghi nhận doanh thu khống

Doanh thu khống là trường hợp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu nhưng giao dịch thực tế không phát sinh hoặc không đáp ứng điều kiện ghi nhận.
Đây là rủi ro cần đặc biệt lưu ý khi doanh nghiệp có áp lực về doanh thu hoặc lợi nhuận cuối kỳ.

• Dấu hiệu cần kiểm tra gồm:
• Giao dịch có giá trị lớn phát sinh bất thường;
• Doanh thu tăng mạnh vào những ngày cuối kỳ;
• Có hóa đơn nhưng thiếu chứng từ giao hàng;
• Công nợ phát sinh nhưng khách hàng không xác nhận;
• Giao dịch bị hủy hoặc trả lại ngay sau ngày khóa sổ.

3.2. Đẩy doanh thu sang kỳ hiện tại

Doanh nghiệp có thể cố tình ghi nhận doanh thu của kỳ sau vào kỳ hiện tại nhằm làm tăng doanh thu hoặc lợi nhuận của kỳ báo cáo.
Ví dụ, hàng hóa thực tế được giao vào tháng 1 nhưng giao dịch lại được ghi nhận vào tháng 12 của năm trước.
Để hạn chế rủi ro này, kế toán cần kiểm tra các giao dịch phát sinh trước và sau ngày khóa sổ. Đây là thủ tục đặc biệt quan trọng đối với kiểm soát doanh thu cuối kỳ.

3.3. Không ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu

Một số khoản như hàng bán bị trả lại, giảm giá hoặc chiết khấu có thể không được cập nhật kịp thời.
Nếu doanh nghiệp vẫn giữ nguyên doanh thu ban đầu mà không phản ánh các khoản giảm trừ phù hợp, doanh thu thuần có thể bị trình bày cao hơn thực tế.
Do đó, bộ phận kế toán cần phối hợp với bộ phận bán hàng và chăm sóc khách hàng để cập nhật các trường hợp trả hàng, giảm giá hoặc điều chỉnh giá bán.

3.4. Ghi nhận doanh thu liên quan đến giao dịch bất thường

Các giao dịch với bên liên quan, giao dịch có điều khoản đặc biệt hoặc giao dịch có giá trị lớn cần được kiểm tra kỹ hơn.
Tài liệu hướng dẫn về rủi ro kiểm toán cũng lưu ý rằng các giao dịch với bên liên quan có thể phát sinh rủi ro về định giá, tính đầy đủ và việc trình bày trên báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp nên có quy trình phê duyệt riêng đối với những giao dịch có tính chất bất thường hoặc giá trị lớn.

4. Quy trình kiểm soát doanh thu hiệu quả

Một quy trình kiểm soát doanh thu có thể được xây dựng theo các bước:
Tiếp nhận đơn hàng → Kiểm tra và phê duyệt → Giao hàng/cung cấp dịch vụ → Kiểm tra chứng từ → Xuất hóa đơn → Ghi nhận doanh thu → Theo dõi công nợ → Đối chiếu và rà soát.

4.1. Kiểm soát đơn hàng và hợp đồng

Trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Thông tin khách hàng;
• Giá bán;
• Số lượng;
• Điều khoản thanh toán;
• Thời gian giao hàng;
• Điều kiện chuyển giao;
• Chính sách chiết khấu;
• Các nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện.

Những giao dịch vượt hạn mức hoặc có điều khoản đặc biệt cần được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
4.2. Kiểm soát việc giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ
Bộ phận kho, bán hàng và kế toán cần có sự liên kết về chứng từ.
Đối với hàng hóa, có thể đối chiếu:
Đơn đặt hàng → Phiếu xuất kho → Biên bản giao nhận → Hóa đơn → Sổ doanh thu.
Đối với dịch vụ, cần kiểm tra thêm:
Hợp đồng → Hồ sơ thực hiện → Biên bản nghiệm thu → Hóa đơn → Ghi nhận doanh thu.
Mục tiêu là đảm bảo doanh thu được ghi nhận dựa trên giao dịch thực tế và phù hợp với nghĩa vụ đã hoàn thành.

4.3. Kiểm soát hóa đơn

Kế toán cần kiểm tra:

• Số hóa đơn;
• Ngày hóa đơn;
• Tên và mã số thuế khách hàng;
• Nội dung;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Thuế suất;
• Thành tiền
• Các khoản chiết khấu hoặc điều chỉnh.

Đồng thời, cần đảm bảo hóa đơn được ghi nhận vào đúng kỳ kế toán.

4.4. Đối chiếu doanh thu định kỳ

Cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán nên đối chiếu doanh thu trên phần mềm với các nguồn dữ liệu khác.
Có thể thực hiện theo mô hình:
Doanh thu phần mềm ↔ Hóa đơn điện tử ↔ Báo cáo bán hàng ↔ Phiếu xuất kho ↔ Công nợ phải thu ↔ Tiền thu từ khách hàng.
Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân trước khi khóa sổ.

4.5. Rà soát doanh thu cuối kỳ

Cuối kỳ là thời điểm cần tăng cường kiểm soát.
Kế toán nên lập danh sách các giao dịch phát sinh gần ngày kết thúc kỳ và kiểm tra:

• Ngày giao hàng;
• Ngày nghiệm thu;
• Ngày xuất hóa đơn;
• Điều kiện chuyển giao;
• Thời điểm ghi nhận doanh thu;
• Các giao dịch bị trả lại hoặc điều chỉnh sau kỳ.

Việc kiểm tra này giúp hạn chế tình trạng doanh thu bị ghi nhận sớm hoặc ghi nhận sai kỳ.

5. Biện pháp hạn chế sai sót và gian lận doanh thu

5.1. Phân tách nhiệm vụ

Không nên để một cá nhân kiểm soát toàn bộ quy trình từ bán hàng đến ghi nhận và thu tiền.
Doanh nghiệp có thể phân tách:

• Bộ phận kinh doanh: tiếp nhận và thực hiện giao dịch;
• Bộ phận kho: xuất hàng;
• Bộ phận kế toán: kiểm tra chứng từ và ghi nhận;
• Bộ phận thu ngân/ngân hàng: tiếp nhận tiền;
• Bộ phận quản lý: phê duyệt giao dịch theo thẩm quyền.

Việc phân tách giúp giảm nguy cơ một cá nhân có thể tự tạo, ghi nhận và che giấu một giao dịch không hợp lệ.

5.2. Thiết lập hạn mức phê duyệt

Các giao dịch có giá trị lớn nên được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện.
Doanh nghiệp có thể xây dựng hạn mức theo:

• Giá trị hợp đồng;
• Mức chiết khấu;
• Hạn mức công nợ;
• Điều kiện thanh toán;
• Loại khách hàng.

Những giao dịch vượt hạn mức cần được kiểm tra bổ sung.

5.3. Sử dụng phần mềm để hạn chế nhập liệu thủ công

Phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt việc nhập dữ liệu thủ công.
Tuy nhiên, phần mềm không thể thay thế hoàn toàn kiểm soát của con người. Kế toán vẫn cần kiểm tra dữ liệu đầu vào và đối chiếu kết quả.
Đặc biệt, cần hạn chế quyền sửa hoặc xóa chứng từ doanh thu sau khi đã khóa sổ.

5.4. Kiểm soát quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu

Doanh nghiệp nên phân quyền theo chức năng của từng nhân viên.
Ví dụ:

• Nhân viên bán hàng chỉ được nhập thông tin bán hàng;
• Kế toán được ghi nhận và kiểm tra chứng từ;
• Quản lý có quyền phê duyệt;
• Người phụ trách hệ thống quản lý quyền truy cập.

Các thao tác sửa, xóa hoặc điều chỉnh doanh thu cần được lưu lại để có thể kiểm tra lịch sử khi cần.

5.5. Kiểm tra các giao dịch bất thường

Doanh nghiệp nên xây dựng tiêu chí để nhận diện giao dịch cần kiểm tra thêm, chẳng hạn:

• Doanh thu tăng đột biến;
• Giao dịch giá trị rất lớn;
• Giao dịch phát sinh sát ngày khóa sổ;
• Giao dịch với khách hàng mới có giá trị lớn;
• Giao dịch có tỷ lệ chiết khấu bất thường;
• Doanh thu tăng nhưng dòng tiền thu về không tương ứng;
• Khách hàng thường xuyên trả lại hàng.

Những dấu hiệu này không đồng nghĩa với việc giao dịch có gian lận, nhưng là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kiểm tra bổ sung.

5.6. Đối chiếu doanh thu với dòng tiền

Một chỉ tiêu doanh thu tăng mạnh nhưng công nợ phải thu cũng tăng nhanh có thể là dấu hiệu cần xem xét thêm.
Doanh nghiệp nên định kỳ đối chiếu:
Doanh thu → Công nợ phải thu → Tiền thu khách hàng.
Mục đích không phải là yêu cầu doanh thu phải luôn tương ứng với tiền thu ngay, vì thời hạn thanh toán của từng hợp đồng có thể khác nhau. Thay vào đó, việc đối chiếu giúp phát hiện các khoản công nợ bất thường hoặc giao dịch cần kiểm tra thêm.

6. Checklist kiểm soát doanh thu

Trước khi khóa sổ tháng, quý hoặc năm, kế toán có thể sử dụng checklist sau:
☐ Kiểm tra hợp đồng và đơn đặt hàng.
☐ Kiểm tra giao dịch có thực tế phát sinh hay không.
☐ Đối chiếu phiếu xuất kho với hóa đơn.
☐ Kiểm tra biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu.
☐ Kiểm tra điều kiện ghi nhận doanh thu.
☐ Đảm bảo doanh thu được ghi nhận đúng kỳ.
☐ Kiểm tra số hóa đơn và tránh ghi nhận trùng.
☐ Rà soát các khoản giảm giá, chiết khấu và hàng bán bị trả lại.
☐ Đối chiếu doanh thu với công nợ phải thu.
☐ Đối chiếu doanh thu với hóa đơn điện tử.
☐ Kiểm tra các giao dịch có giá trị lớn hoặc bất thường.
☐ Rà soát giao dịch phát sinh sát ngày khóa sổ.
☐ Kiểm tra các giao dịch với bên liên quan.
☐ Đối chiếu doanh thu và tiền thu từ khách hàng.
☐ Kiểm tra các bút toán điều chỉnh doanh thu cuối kỳ.

Kết luận

Kiểm soát doanh thu là một phần quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Các rủi ro có thể phát sinh từ những sai sót đơn giản như nhập trùng hóa đơn, ghi sai kỳ, bỏ sót chứng từ cho đến những hành vi cố tình ghi nhận doanh thu không đúng thực tế.
Để hạn chế những rủi ro này, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát xuyên suốt từ khi phát sinh giao dịch đến khi thu tiền. Trong đó, việc phân tách nhiệm vụ, kiểm soát chứng từ, đối chiếu dữ liệu, rà soát giao dịch cuối kỳ và quản lý quyền chỉnh sửa dữ liệu là những nội dung cần được chú trọng.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung kiểm tra số liệu doanh thu trên phần mềm mà cần đối chiếu với hợp đồng, đơn hàng, chứng từ giao nhận, hóa đơn, công nợ và dòng tiền. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những điểm bất thường, giảm sai sót trong ghi nhận doanh thu và nâng cao độ tin cậy của thông tin trên báo cáo tài chính.