Kinh phí công đoàn từ 16/05/2026: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
1. Kinh phí công đoàn là gì? Quy định doanh nghiệp cần biết trong năm 2026.
Kinh phí công đoàn là nguồn tài chính được sử dụng để phục vụ hoạt động công đoàn theo quy định của pháp luật. Khoản kinh phí này khác với đoàn phí công đoàn. Trong khi đoàn phí về cơ bản là khoản do đoàn viên công đoàn đóng theo quy định thì kinh phí công đoàn là nghĩa vụ tài chính thuộc về các đối tượng sử dụng lao động thuộc diện phải đóng. Một điểm doanh nghiệp cần lưu ý là nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn không nên được hiểu đơn giản là chỉ phát sinh khi doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở. Doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ của mình dựa trên quy định pháp luật về đối tượng đóng, thay vì căn cứ vào việc tại đơn vị đã có tổ chức công đoàn hay chưa.
Nội dung này càng đáng chú ý từ năm 2026 khi Luật Công đoàn năm 2024 và Nghị định 105/2026/NĐ-CP tạo thành cơ sở pháp lý quan trọng cho việc quản lý tài chính công đoàn. Nghị định 105/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 16/5/2026. Với doanh nghiệp, kinh phí công đoàn nên được quản lý cùng với các nghĩa vụ liên quan đến tiền lương và bảo hiểm xã hội. Khi có thay đổi về số lượng lao động, mức tiền lương hoặc dữ liệu làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, kế toán cũng cần rà soát tác động tương ứng đến số kinh phí công đoàn phải đóng.
2. Mức đóng kinh phí công đoàn năm 2026 có thay đổi không?
Một trong những câu hỏi được doanh nghiệp quan tâm khi cập nhật quy định năm 2026 là mức đóng kinh phí công đoàn có thay đổi hay không. Theo quy định hiện hành, mức đóng kinh phí công đoàn đối với đối tượng thuộc diện đóng vẫn là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Vì vậy, doanh nghiệp không nên hiểu rằng Nghị định 105/2026/NĐ-CP đã thay đổi tỷ lệ đóng cơ bản này. Điểm cần tập trung trong năm 2026 nằm nhiều hơn ở cách xác định, thời hạn thực hiện nghĩa vụ và những trường hợp được xem xét miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng.
Đối với kế toán, việc xác định đúng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng có ý nghĩa quan trọng. Doanh nghiệp không nên lấy tổng thu nhập thực tế của người lao động làm căn cứ một cách máy móc. Thay vào đó, cần đối chiếu với tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc theo quy định hiện hành. Chẳng hạn, khi doanh nghiệp điều chỉnh mức lương của người lao động từ một tháng nhất định, kế toán cần kiểm tra thời điểm điều chỉnh và mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Nếu căn cứ tính thay đổi, số kinh phí công đoàn tương ứng cũng cần được rà soát.
Từ góc độ quản trị, AGS khuyến nghị doanh nghiệp nên thiết lập quy trình đối chiếu giữa ba nguồn dữ liệu: bảng lương – BHXH – kinh phí công đoàn. Cách làm này giúp hạn chế tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một nguồn dữ liệu khác nhau, dẫn đến chênh lệch khi đối chiếu cuối kỳ.
3. Những điểm mới về kinh phí công đoàn từ ngày 16/5/2026.
Theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã thực hiện đóng kinh phí công đoàn theo tháng, thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Đối với một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp và trả tiền lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh, pháp luật có quy định phương thức đóng 3 tháng một lần; thời hạn đóng trong trường hợp này được xác định chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ.
Quy định này giúp doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng hơn để xây dựng lịch thanh toán. Kế toán cần đưa thời hạn đóng vào quy trình quản lý công nợ và nghĩa vụ định kỳ thay vì chỉ kiểm tra khi lập báo cáo cuối năm. Có cơ chế giảm mức đóng trong trường hợp đáp ứng điều kiện Nghị định 105/2026/NĐ-CP cũng quy định về việc giảm mức đóng kinh phí công đoàn đối với các trường hợp thuộc diện được xem xét.
Theo quy định được Chính phủ hướng dẫn, mức giảm tối đa là 20% mức đóng kinh phí công đoàn và thời gian giảm được tính theo tháng, nhưng không quá 6 tháng. Sau khi hết thời hạn giảm, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện đóng theo mức thông thường. Điểm quan trọng ở đây là doanh nghiệp không nên hiểu cơ chế giảm đóng như một quyền được tự động áp dụng khi gặp khó khăn. Việc giảm phải dựa trên điều kiện và trình tự theo quy định.
Nghị định 105/2026/NĐ-CP cũng quy định các trường hợp được xem xét tạm dừng đóng kinh phí công đoàn. Trong đó, việc xác định một số điều kiện liên quan đến số lao động tham gia BHXH bắt buộc tạm thời nghỉ việc hoặc thiệt hại về tài sản được thực hiện theo các căn cứ pháp lý có liên quan. Điều này có ý nghĩa thực tế đối với doanh nghiệp gặp khó khăn nghiêm trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc chịu ảnh hưởng bởi những sự kiện thuộc trường hợp pháp luật quy định.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa được xem xét tạm dừng và tự động được tạm dừng. Trước khi giảm hoặc tạm dừng nghĩa vụ, doanh nghiệp cần xác định điều kiện áp dụng, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự. Như vậy, nếu xét riêng về năm 2026, điểm doanh nghiệp cần cập nhật không phải là việc thay đổi tỷ lệ 2%, mà là việc chuẩn hóa cách thực hiện nghĩa vụ tài chính công đoàn theo khung quy định mới.
4. Hạch toán và quản lý kinh phí công đoàn: Kế toán cần lưu ý gì?
Kinh phí công đoàn là khoản chi phí doanh nghiệp cần theo dõi trong quá trình hoạt động. Theo quy định về tài chính công đoàn, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ đóng và quản lý khoản phải đóng theo đúng quy định. Về thực tế kế toán, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình từ khâu xác định căn cứ tính đến khâu thanh toán. Trước hết, kế toán cần xác định quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc trong kỳ. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp xác định số kinh phí công đoàn phải đóng. Tiếp theo, kế toán cần ghi nhận nghĩa vụ phải trả và theo dõi khoản đã thanh toán. Việc theo dõi nên được thực hiện theo từng kỳ để dễ dàng xác định:
- Số kinh phí công đoàn phát sinh;
- Số đã thực hiện đóng;
- Số còn phải đóng;
- Thời hạn phải hoàn thành nghĩa vụ;
- Các khoản chênh lệch cần điều chỉnh nếu có.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến sự thống nhất giữa bộ phận kế toán và nhân sự. Khi có nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, thay đổi mức lương hoặc thay đổi thông tin tham gia BHXH, các bộ phận cần cập nhật dữ liệu kịp thời. Đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc hoặc số lượng lao động lớn, việc quản lý thủ công có thể làm tăng nguy cơ sai lệch. Vì vậy, AGS khuyến nghị doanh nghiệp nên sử dụng một quy trình dữ liệu thống nhất, trong đó bảng lương và dữ liệu BHXH được sử dụng làm cơ sở kiểm tra kinh phí công đoàn. Ngoài ra, hồ sơ chứng minh việc xác định và thanh toán kinh phí công đoàn cũng cần được lưu trữ đầy đủ. Trường hợp doanh nghiệp thuộc diện được xem xét giảm hoặc tạm dừng đóng, hồ sơ liên quan đến điều kiện áp dụng cần được lưu cùng hồ sơ kế toán để thuận tiện cho việc giải trình khi cần thiết.
5. Những sai sót doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện nghĩa vụ kinh phí công đoàn.
Trong quá trình tư vấn và rà soát hồ sơ doanh nghiệp, AGS nhận thấy việc thực hiện kinh phí công đoàn có thể phát sinh sai sót nếu doanh nghiệp không kiểm tra thường xuyên.
Thứ nhất, xác định sai căn cứ tính. Doanh nghiệp có thể nhầm giữa tổng thu nhập của người lao động và quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Khi đó, số kinh phí công đoàn được xác định có thể không chính xác.
Thứ hai, không cập nhật kịp thời biến động tiền lương. Khi người lao động được điều chỉnh lương, thay đổi vị trí hoặc có thay đổi về mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, kế toán cần rà soát lại số kinh phí công đoàn tương ứng.
Thứ ba, không theo dõi thời hạn đóng. Việc xác định đúng số tiền nhưng thanh toán không đúng hạn vẫn có thể khiến doanh nghiệp phát sinh rủi ro. Với quy định về thời hạn đóng được Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định cụ thể, doanh nghiệp nên đưa nghĩa vụ này vào lịch thanh toán định kỳ.
Thứ tư, nhầm lẫn giữa kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn. Đây là hai khoản có bản chất và đối tượng thực hiện nghĩa vụ khác nhau. Việc sử dụng thuật ngữ không chính xác có thể dẫn đến sai sót khi xác định trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động.
Thứ năm, tự ý giảm hoặc tạm dừng đóng. Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026. Việc doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính không đồng nghĩa với việc có thể tự động giảm hoặc ngừng đóng.
6. Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ quy định về kinh phí công đoàn năm 2026?
Để thích ứng với các quy định mới, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại toàn bộ quy trình quản lý kinh phí công đoàn thay vì chỉ cập nhật riêng một khoản mục trong hệ thống kế toán. Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng đóng, phương thức đóng và căn cứ tính. Đây là bước nền tảng để tránh sai ngay từ đầu. Tiếp theo, kế toán nên thiết lập lịch theo dõi thời hạn thanh toán. Đối với doanh nghiệp đóng theo tháng, thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP. Việc thiết lập lịch tự động hoặc đưa vào bảng theo dõi nghĩa vụ định kỳ sẽ giúp hạn chế tình trạng bỏ sót.
Doanh nghiệp cũng nên thực hiện đối chiếu định kỳ giữa bảng lương, dữ liệu BHXH và kinh phí công đoàn. Không nên chờ đến cuối năm mới thực hiện đối chiếu vì khi đó việc truy tìm nguyên nhân chênh lệch có thể mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, bộ phận kế toán và nhân sự cần có cơ chế phối hợp rõ ràng. Nhân sự chịu trách nhiệm cập nhật biến động lao động và tiền lương; kế toán sử dụng dữ liệu được kiểm tra để xác định và hạch toán nghĩa vụ tài chính.
Đối với trường hợp doanh nghiệp cho rằng mình thuộc diện được miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng, AGS khuyến nghị cần kiểm tra điều kiện pháp lý trước khi điều chỉnh số phải đóng. Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ chứng minh đầy đủ thay vì chỉ căn cứ vào tình hình tài chính thực tế. Cuối cùng, doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ liên quan đến việc xác định, hạch toán và thanh toán kinh phí công đoàn. Đây là cơ sở để giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, đối chiếu.
7. Góc nhìn AGS: Chủ động kiểm soát kinh phí công đoàn thay vì xử lý cuối năm
Từ góc nhìn của AGS, điểm quan trọng nhất đối với doanh nghiệp trong năm 2026 không phải chỉ là “biết mức đóng 2%”, mà là xây dựng được một quy trình kiểm soát kinh phí công đoàn thống nhất với quản lý tiền lương và BHXH. Nghị định 105/2026/NĐ-CP đã làm rõ nhiều nội dung liên quan đến tài chính công đoàn, trong đó có thời hạn đóng và cơ chế miễn, giảm, tạm dừng. Những quy định này tạo cơ sở để doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thực hiện nghĩa vụ.
Theo AGS, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm soát theo chu kỳ hàng tháng với một quy trình tương đối đơn giản: cập nhật danh sách lao động, kiểm tra quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, xác định kinh phí công đoàn phải đóng, đối chiếu số đã đóng, kiểm tra thời hạn thanh toán và lưu trữ chứng từ. Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chờ đến thời điểm quyết toán cuối năm mới phát hiện khoản kinh phí công đoàn chưa được đóng hoặc đóng chưa đầy đủ. Việc kiểm tra thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện sớm chênh lệch và có thời gian điều chỉnh.
Trong trường hợp doanh nghiệp có biến động lao động lớn, nhiều chi nhánh hoặc thường xuyên thay đổi chính sách tiền lương, việc kiểm soát càng cần được thực hiện chặt chẽ hơn. Kế toán, nhân sự và bộ phận quản lý nên thống nhất một nguồn dữ liệu để hạn chế sai lệch. Có thể thấy, năm 2026 không đặt trọng tâm vào việc thay đổi tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn mà tập trung nhiều hơn vào việc hoàn thiện cơ chế quản lý và thực hiện nghĩa vụ tài chính công đoàn. Với sự có hiệu lực của Nghị định 105/2026/NĐ-CP từ ngày 16/5/2026, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến thời hạn đóng, phương thức đóng cũng như điều kiện và thủ tục liên quan đến miễn, giảm, tạm dừng.
Từ góc độ AGS, việc chủ động cập nhật quy định và kiểm tra định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ hạn chế rủi ro sai sót về kinh phí công đoàn mà còn nâng cao tính nhất quán trong quản lý tiền lương, BHXH và chi phí. Đây là cách tiếp cận phù hợp để doanh nghiệp duy trì tính tuân thủ và sẵn sàng giải trình khi có yêu cầu kiểm tra trong năm 2026.
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-105-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Cong-doan-ve-tai-chinh-cong-doan-700039.aspx
