Nghị định 254 và Thông tư 91/2026 – Những điểm mới cần biết
Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử ngày càng được hoàn thiện, việc cập nhật những thay đổi mới là yêu cầu cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp và bộ phận kế toán. Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đã bổ sung, sửa đổi nhiều nội dung liên quan đến việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Vậy những quy định mới này có gì đáng chú ý? Doanh nghiệp và kế toán cần lưu tâm những nội dung nào để đảm bảo tuân thủ và hạn chế sai sót trong quá trình xử lý hóa đơn? Cùng AGS tìm hiểu những điểm mới về hóa đơn điện tử năm 2026 và các lưu ý quan trọng qua bài viết dưới đây.
1. Tổng quan về Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC
Nghị định 254/2026/NĐ-CP được ban hành nhằm quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng điều chỉnh việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các hoạt động kinh tế.
Thông tư 91/2026/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành để hướng dẫn một số nội dung của Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Thông tư góp phần cụ thể hóa các yêu cầu về đăng ký, sử dụng, quản lý và xử lý hóa đơn điện tử, đồng thời hướng dẫn một số thủ tục triển khai trong thực tế.
Điểm đáng chú ý là hai văn bản không chỉ tập trung vào việc chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn mà còn hướng đến tăng cường tính minh bạch trong giao dịch, nâng cao hiệu quả quản lý thuế và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người nộp thuế.
Đối với doanh nghiệp, việc cập nhật các quy định mới có ý nghĩa thiết thực trong công tác kế toán. Kế toán cần hiểu rõ những trường hợp phải lập hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, trách nhiệm khi hóa đơn có sai sót và cách phối hợp với bộ phận bán hàng, bộ phận công nghệ thông tin để bảo đảm dữ liệu được ghi nhận chính xác.
Vì vậy, việc nghiên cứu hai văn bản này không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp rà soát, hoàn thiện quy trình quản lý hóa đơn và chứng từ điện tử trong toàn bộ hoạt động kinh doanh.
2. Những điểm mới về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Một trong những nội dung đáng chú ý của Nghị định 254/2026/NĐ-CP là việc bổ sung, làm rõ các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời quy định cụ thể hơn về hình thức hóa đơn áp dụng trong từng trường hợp.
2.1. Bổ sung đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Nghị định bổ sung một số lĩnh vực vào nhóm doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bao gồm ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa và dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã được áp dụng theo điều kiện quy định, trong đó có yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu. Trường hợp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã thì thực hiện theo quy định tương ứng.
Quy định này giúp làm rõ cơ chế áp dụng hóa đơn điện tử đối với các lĩnh vực có đặc thù giao dịch riêng. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào ngành nghề kinh doanh để tự xác định hình thức hóa đơn mà cần đối chiếu đầy đủ các điều kiện theo quy định.
2.2. Làm rõ việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Nghị định quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc trường hợp phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì được đăng ký sử dụng theo quy định.
Bên cạnh đó, Nghị định cũng làm rõ trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Điều này giúp người nộp thuế có cơ sở xác định hình thức hóa đơn phù hợp, tránh việc đăng ký trùng lặp hoặc lựa chọn hình thức hóa đơn không đúng với điều kiện hoạt động thực tế.
2.3. Bổ sung các trường hợp cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh
Nghị định tiếp tục quy định về việc cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh, đồng thời bổ sung các trường hợp liên quan đến hoạt động ủy thác xuất khẩu, hợp đồng hợp tác kinh doanh và một số hoạt động đặc thù khác.
Đối với kế toán, nội dung này cần được quan tâm khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch không thường xuyên hoặc thuộc trường hợp phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh. Kế toán cần xác định đúng bản chất giao dịch, chuẩn bị hồ sơ cần thiết và thực hiện thủ tục theo hướng dẫn hiện hành.
3. Quy định mới về các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung Điều 7 quy định về các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là nội dung có ý nghĩa thực tiễn vì giúp người nộp thuế xác định rõ hơn nghĩa vụ lập hóa đơn trong những giao dịch đặc thù.
Một số trường hợp đáng chú ý gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua theo quy định pháp luật.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế.
- Các khoản thu từ hoạt động tái bảo hiểm, hoạt động tài chính, bán nợ và giao dịch ngoại tệ.
- Trường hợp góp vốn bằng tài sản, điều chuyển tài sản nội bộ hoặc cho mượn máy móc, thiết bị phục vụ gia công và một số trường hợp khác theo quy định.
Việc bổ sung các trường hợp này giúp phân định rõ hơn nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử trong các hoạt động kinh tế có tính chất đặc thù. Tuy nhiên, không phải mọi giao dịch có tên gọi tương tự đều mặc nhiên được miễn sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng điều kiện và bản chất nghiệp vụ với quy định pháp luật có liên quan.
Lưu ý đối với kế toán: Khi phát sinh giao dịch không lập hóa đơn, kế toán vẫn cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao hoặc hồ sơ liên quan theo tính chất nghiệp vụ. Việc không phải sử dụng hóa đơn điện tử không đồng nghĩa với việc giao dịch không cần chứng từ hoặc không phải xem xét nghĩa vụ thuế.
Đặc biệt, khi xử lý các nghiệp vụ như điều chuyển tài sản nội bộ, góp vốn bằng tài sản hoặc giao dịch tài chính, kế toán cần phân biệt rõ hồ sơ kế toán, hồ sơ thuế và nghĩa vụ lập hóa đơn để tránh nhầm lẫn trong quá trình hạch toán.
4. Những thay đổi về thời điểm lập và nội dung hóa đơn điện tử
Thời điểm lập hóa đơn và các thông tin thể hiện trên hóa đơn là hai yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kế toán, kê khai thuế và đối chiếu dữ liệu của doanh nghiệp. Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã bổ sung, sửa đổi một số quy định nhằm phù hợp hơn với đặc điểm của các loại hình giao dịch.
4.1. Bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn
Nghị định bổ sung quy định đối với trường hợp thu tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ theo Bộ luật Dân sự thì không phải lập hóa đơn.
Bên cạnh đó, văn bản cũng bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với một số dịch vụ có đặc thù cần đối soát dữ liệu, chẳng hạn như dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, bảo hiểm, quảng cáo điện tử, vận tải hành khách, tài sản mã hóa và giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.
Những quy định này có ý nghĩa trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn phù hợp với đặc điểm cung cấp dịch vụ và phương thức xác định doanh thu của từng lĩnh vực.
Đối với kế toán, cần lưu ý rằng việc thu tiền đặt cọc không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc không phải lập hóa đơn. Trường hợp được quy định cụ thể cần được phân biệt với khoản tiền thu trước hoặc khoản thanh toán có bản chất khác. Doanh nghiệp nên căn cứ vào hợp đồng, mục đích khoản thu và quy định áp dụng để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn.
4.2. Bổ sung quy định đối với dịch vụ cần đối soát dữ liệu
Trong thực tế, một số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thông qua nền tảng số hoặc hệ thống giao dịch điện tử có thể cần thời gian để tổng hợp, xác nhận dữ liệu trước khi xác định chính xác giá trị dịch vụ.
Nghị định bổ sung quy định về việc lập Bảng thông tin chi tiết giao dịch đối với một số dịch vụ cung cấp cho người tiêu dùng có hệ thống quản lý giao dịch điện tử. Đồng thời, quy định trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động khi bán hàng trong ca đêm thì được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Đối với doanh nghiệp, việc triển khai quy định này đòi hỏi sự phối hợp giữa bộ phận kế toán và bộ phận vận hành hệ thống. Dữ liệu giao dịch cần được tổng hợp, đối chiếu và lưu trữ đầy đủ để bảo đảm việc lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định.
Kế toán cũng nên xây dựng quy trình theo dõi các giao dịch chưa lập hóa đơn, đặc biệt đối với hoạt động phát sinh ngoài giờ hành chính hoặc giao dịch cần đối soát nhiều nguồn dữ liệu.
4.3. Hoàn thiện quy định về nội dung hóa đơn điện tử
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể các nội dung phải có trên hóa đơn điện tử, bao gồm thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, thời điểm lập hóa đơn và các nội dung liên quan.
Văn bản cũng quy định về chữ ký điện tử, mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã và các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ một số nội dung theo quy định.
Ngoài ra, Nghị định bổ sung, sửa đổi quy định về hóa đơn bán cho người tiêu dùng, hóa đơn điện tử ủy nhiệm, hóa đơn bán đấu giá tài sản, thông tin biển số phương tiện đối với dịch vụ vận tải và chữ ký điện tử của nhà cung cấp ở nước ngoài.
Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, các nội dung như thông tin người bán, hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và thời điểm lập hóa đơn cần được thể hiện theo quy định. Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng phương thức điện tử hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để tra cứu, tải hóa đơn.
Đây là cơ sở để doanh nghiệp rà soát mẫu hóa đơn và cấu hình phần mềm, hạn chế tình trạng thiếu thông tin hoặc thể hiện sai nội dung trong quá trình phát hành hóa đơn.
5. Tăng cường quản lý hóa đơn điện tử và hoàn thiện quy định về chứng từ điện tử
Bên cạnh những thay đổi về đối tượng và cách thức lập hóa đơn, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC còn hướng đến việc nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu, tăng cường trách nhiệm của các bên và hoàn thiện quy trình xử lý hóa đơn, chứng từ điện tử.
5.1. Hoàn thiện quy định về đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử
Thông tư 91/2026/TT-BTC sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan đến đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao.
Điều này yêu cầu doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến việc lập hóa đơn mà còn phải bảo đảm thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn luôn phù hợp với tình trạng hoạt động thực tế.
Khi có thay đổi về thông tin đăng ký hoặc phát sinh tình huống ảnh hưởng đến việc sử dụng hóa đơn, kế toán cần chủ động kiểm tra, phối hợp với bộ phận phụ trách thuế để thực hiện thủ tục theo đúng quy định.
5.2. Bổ sung quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập
Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót là nghiệp vụ thường xuyên phát sinh trong công tác kế toán. Thông tư 91/2026/TT-BTC tiếp tục sửa đổi, bổ sung các quy định về xử lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử đã lập và hướng dẫn cụ thể một số trường hợp liên quan.
Doanh nghiệp cần xác định rõ nội dung sai sót, đối chiếu hồ sơ giao dịch và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng trường hợp được quy định. Việc xử lý cần có sự phối hợp giữa kế toán, bộ phận bán hàng và các bên liên quan để bảo đảm dữ liệu hóa đơn sau xử lý phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đồng thời, kế toán cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ xử lý sai sót, bao gồm hóa đơn liên quan và tài liệu giải trình, đối chiếu nếu có. Đây là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu khi kê khai thuế hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp thông tin.
5.3. Bổ sung cơ chế khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn
Một nội dung đáng chú ý trong các quy định mới là việc bổ sung cơ chế khen thưởng người tiêu dùng tố giác hành vi không lập và giao hóa đơn điện tử.
Theo nội dung được giới thiệu tại Công văn số 4831/CT-CS, người tiêu dùng có thể được xem xét khen thưởng khi cung cấp thông tin trung thực, chính xác, kịp thời, đủ căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, xác minh và ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng hướng dẫn trình tự, thủ tục khen thưởng và các biện pháp khuyến khích người mua lấy hóa đơn.
Bên cạnh đó, chương trình “Hóa đơn may mắn” tiếp tục được triển khai hằng tháng và cuối năm đối với hóa đơn điện tử có người mua là người tiêu dùng.
Những cơ chế này góp phần nâng cao ý thức tuân thủ của người bán, khuyến khích người mua chủ động nhận hóa đơn và hỗ trợ cơ quan thuế phát hiện các hành vi vi phạm trong hoạt động kinh doanh.
5.4. Hoàn thiện quy định về chứng từ điện tử
Không chỉ hóa đơn điện tử, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn bổ sung, sửa đổi một số quy định liên quan đến chứng từ điện tử.
Các nội dung đáng chú ý bao gồm phương thức lập chứng từ điện tử, kết nối và truyền dữ liệu chứng từ điện tử, phương thức chuyển dữ liệu biên lai điện tử và thời điểm lập chứng từ trong một số trường hợp. Nghị định cũng bổ sung quy định về miễn phí dịch vụ chứng từ điện tử đối với một số nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp, việc hoàn thiện các quy định này giúp làm rõ hơn yêu cầu quản lý dữ liệu chứng từ trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Kế toán cần quan tâm đến việc lưu trữ, tra cứu và đối chiếu chứng từ điện tử, bảo đảm thông tin được quản lý thống nhất với hồ sơ kế toán và các tài liệu liên quan.
Nhìn chung, các nội dung mới về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử cho thấy xu hướng tăng cường quản lý dựa trên dữ liệu, đồng thời yêu cầu doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tổ chức hệ thống chứng từ và kiểm soát quy trình kế toán.
6. Doanh nghiệp và kế toán cần chuẩn bị gì để đáp ứng quy định mới?
Việc ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đặt ra yêu cầu doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử. Để hạn chế sai sót và bảo đảm tuân thủ, doanh nghiệp có thể tập trung vào một số công việc sau:
6.1. Rà soát hình thức hóa đơn điện tử đang sử dụng
Doanh nghiệp cần kiểm tra hình thức hóa đơn điện tử đang đăng ký, đối chiếu với nhóm đối tượng và điều kiện áp dụng theo quy định mới. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có quy định đặc thù hoặc có sự thay đổi về mô hình kinh doanh, việc rà soát này càng cần được chú trọng.
Kế toán nên phối hợp với bộ phận phụ trách thuế để xác định doanh nghiệp có cần điều chỉnh thông tin đăng ký, thay đổi phương thức lập hóa đơn hoặc cập nhật quy trình nội bộ hay không.
6.2. Cập nhật phần mềm kế toán và hệ thống hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần làm việc với nhà cung cấp phần mềm để kiểm tra khả năng đáp ứng các yêu cầu mới về nội dung hóa đơn, dữ liệu giao dịch và phương thức truyền nhận thông tin.
Đặc biệt, các doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, hoạt động trên nền tảng số hoặc phát sinh giao dịch ngoài giờ hành chính cần chú ý đến khả năng đối soát dữ liệu và kiểm soát thời điểm lập hóa đơn.
Việc kiểm tra, cập nhật hệ thống kịp thời sẽ giúp hạn chế lỗi kỹ thuật, thiếu thông tin hoặc gián đoạn trong quá trình phát hành hóa đơn.
6.3. Xây dựng quy trình kiểm tra và xử lý hóa đơn sai sót
Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm tra hóa đơn trước khi ghi nhận và kê khai thuế, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong việc phát hiện, thông báo và xử lý sai sót.
Một quy trình kiểm soát phù hợp có thể bao gồm các bước: tiếp nhận hóa đơn, kiểm tra thông tin, đối chiếu với hợp đồng và chứng từ liên quan, xác nhận tính phù hợp của giao dịch, sau đó thực hiện hạch toán và lưu trữ.
Khi phát hiện sai sót, kế toán cần xác định phương án xử lý phù hợp theo quy định, đồng thời theo dõi tình trạng xử lý đến khi hoàn tất. Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải trình và đối chiếu khi cần thiết.
6.4. Tổ chức đào tạo và cập nhật kiến thức cho nhân viên
Không chỉ bộ phận kế toán, nhân viên bán hàng, thu ngân và các bộ phận có liên quan đến việc lập hóa đơn cũng cần được phổ biến những thay đổi có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc.
Doanh nghiệp nên tổ chức hướng dẫn nội bộ về đối tượng sử dụng hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, thông tin cần thể hiện và quy trình xử lý khi phát sinh sai sót. Đồng thời, cần phân công đầu mối theo dõi các văn bản hướng dẫn mới để kịp thời cập nhật khi có thay đổi.
Thông qua việc chuẩn hóa quy trình và nâng cao nhận thức của nhân viên, doanh nghiệp có thể hạn chế những sai sót phát sinh từ thao tác nghiệp vụ, đồng thời tăng cường tính nhất quán trong công tác quản lý hóa đơn điện tử.
Kết luận
Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC là những văn bản quan trọng trong việc hoàn thiện quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tại Việt Nam. Các nội dung mới liên quan đến đối tượng sử dụng hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn, xử lý sai sót và quản lý chứng từ điện tử có tác động trực tiếp đến hoạt động kế toán, kê khai thuế và quản trị dữ liệu của doanh nghiệp.
Để thích ứng với những thay đổi này, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định, rà soát hệ thống hóa đơn điện tử và hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ. Đối với kế toán, việc nắm vững các quy định mới không chỉ giúp hạn chế sai sót trong quá trình xử lý hóa đơn mà còn góp phần nâng cao chất lượng thông tin kế toán và hiệu quả quản lý thuế.
Công ty AGS Accounting cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé!
Nguồn: https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/nhung-diem-moi-cua-nghi-dinh-254-2026-nd-cp-va-thong-tu-91-2026-tt-btc-ve-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-119260717143502375.htm
.jfif)