Các loại hồ sơ, giấy tờ cần có trong cuộc kiểm toán
Đối với kiểm toán viên mới vào nghề, một cuộc kiểm toán thường đi kèm nhiều loại tài liệu như giấy tờ pháp lý, sổ kế toán, hợp đồng, hóa đơn và biên bản kiểm kê. Tuy nhiên, điều quan trọng không chỉ là thu thập đủ hồ sơ mà còn phải hiểu mỗi tài liệu được sử dụng để kiểm tra vấn đề gì và liên quan đến cơ sở dẫn liệu nào.
Bài viết dưới đây hệ thống các loại hồ sơ, giấy tờ thường gặp theo từng giai đoạn của một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính.
1. Vì sao hồ sơ, giấy tờ kiểm toán lại quan trọng?
Ý kiến kiểm toán phải được hình thành trên cơ sở các bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên đã thu thập và đánh giá.
Theo VSA 500 – Bằng chứng kiểm toán, kiểm toán viên phải thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm toán để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp làm cơ sở đưa ra kết luận hợp lý.
Trong khi đó, VSA 230 – Tài liệu, hồ sơ kiểm toán yêu cầu kiểm toán viên lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ và thích hợp để cung cấp:
- Cơ sở cho việc đưa ra kết luận của kiểm toán viên
- Bằng chứng cho thấy cuộc kiểm toán đã được lập kế hoạch và thực hiện phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán và quy định có liên quan
- Cơ sở để thành viên nhóm kiểm toán hoặc người soát xét đánh giá công việc đã thực hiện
Có thể hiểu đơn giản, hồ sơ kiểm toán là nơi thể hiện toàn bộ quá trình đi từ kế hoạch, thủ tục kiểm toán, bằng chứng thu thập đến kết luận của kiểm toán viên.
Vì vậy, một tài liệu được đưa vào hồ sơ không chỉ cần "có", mà còn cần trả lời được câu hỏi: Tài liệu này được sử dụng để kiểm tra điều gì?
2. Giai đoạn chuẩn bị: những giấy tờ trước khi đến khách hàng
Trước khi bắt đầu kiểm tra số liệu, nhóm kiểm toán cần chuẩn bị cả về hồ sơ chuyên môn và công tác hậu cần.
2.1. Hồ sơ pháp lý và thông tin chung về doanh nghiệp
Một số tài liệu thường được thu thập gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Điều lệ công ty
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
- Thông tin về ngành nghề kinh doanh
- Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý
- Danh sách thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc
- Thông tin về các bên liên quan
- Báo cáo tài chính và hồ sơ kiểm toán của năm trước
Nhóm tài liệu này giúp kiểm toán viên hình thành hiểu biết ban đầu về doanh nghiệp, từ đó xác định những vấn đề có thể ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán.
Chẳng hạn, một doanh nghiệp có nhiều giao dịch với công ty trong cùng tập đoàn sẽ cần được chú ý về các giao dịch và số dư với bên liên quan. Trong khi đó, doanh nghiệp có hoạt động vay vốn lớn sẽ đặt ra nhiều vấn đề liên quan đến nợ vay, chi phí lãi vay và khả năng thanh toán.
2.2. Thư hợp đồng kiểm toán
Thư hợp đồng kiểm toán ghi nhận sự thống nhất giữa doanh nghiệp kiểm toán và khách hàng về các điều khoản của cuộc kiểm toán.
Thông thường, tài liệu này xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán, trách nhiệm của Ban Giám đốc, trách nhiệm của kiểm toán viên, khuôn khổ lập và trình bày báo cáo tài chính, hình thức báo cáo dự kiến và các điều khoản liên quan khác.
Đây là cơ sở để hai bên hiểu rõ phạm vi công việc ngay từ đầu cuộc kiểm toán.
2.3. Kế hoạch và chiến lược kiểm toán
Theo VSA 300 – Lập kế hoạch kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên cần xây dựng chiến lược kiểm toán tổng thể và kế hoạch kiểm toán.
Các tài liệu này giúp xác định:
- Phạm vi và thời gian thực hiện
- Các khu vực có rủi ro cao
- Mức trọng yếu
- Phương pháp tiếp cận kiểm toán
- Phân công công việc trong nhóm
- Lịch trình thực hiện và soát xét
Đây là bước chuyển từ việc "tìm hiểu doanh nghiệp" sang "xác định cách kiểm toán doanh nghiệp".
3. Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Trước khi đi sâu vào từng khoản mục, kiểm toán viên cần tìm hiểu cách doanh nghiệp tổ chức và kiểm soát các nghiệp vụ.
Một số công cụ thường được sử dụng gồm:
Bảng tường thuật: Bảng tường thuật mô tả quy trình bằng lời, chẳng hạn quy trình mua hàng – thanh toán hoặc bán hàng – thu tiền.
Ưu điểm của phương pháp này là có thể trình bày chi tiết các bước xử lý. Tuy nhiên, nếu quy trình phức tạp, bảng tường thuật có thể khá dài và khó hình dung tổng thể.
Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ: Bảng câu hỏi giúp kiểm toán viên rà soát có hệ thống các hoạt động kiểm soát đang được doanh nghiệp áp dụng.
Ví dụ, kiểm toán viên có thể đặt câu hỏi về việc phê duyệt chứng từ, phân quyền trên phần mềm kế toán, đối chiếu công nợ hoặc kiểm kê tài sản.
Lưu đồ: Lưu đồ thể hiện quy trình bằng hình ảnh, giúp kiểm toán viên nhanh chóng nhận diện luồng xử lý của một nghiệp vụ và các điểm kiểm soát chính.
Tùy vào đặc điểm cuộc kiểm toán, nhóm kiểm toán có thể sử dụng riêng từng phương pháp hoặc kết hợp nhiều phương pháp. Mục tiêu cuối cùng không phải là tạo ra càng nhiều giấy tờ càng tốt, mà là hiểu được doanh nghiệp đang kiểm soát các nghiệp vụ như thế nào và những rủi ro nào có thể phát sinh.
4. Giai đoạn thực hiện: hồ sơ kiểm toán theo từng phần hành
Sau khi lập kế hoạch, kiểm toán viên bắt đầu thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với từng khoản mục và giao dịch trên báo cáo tài chính.
4.1. Hồ sơ và số liệu kế toán tổng hợp
Một số tài liệu được sử dụng làm cơ sở chung cho nhiều phần hành gồm:
- Bảng cân đối số phát sinh
- Sổ cái
- Sổ chi tiết
- Nhật ký chung
- Báo cáo tài chính
- Bảng tổng hợp số liệu theo từng tài khoản
Kiểm toán viên thường bắt đầu bằng việc đối chiếu số liệu giữa các nguồn để đảm bảo số liệu được sử dụng trong quá trình kiểm toán thống nhất với nhau.
Ví dụ, số dư trên bảng cân đối số phát sinh cần được đối chiếu với sổ cái và số liệu trình bày trên báo cáo tài chính.
4.2. Biên bản họp và các tài liệu quản trị
Biên bản họp Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông hoặc Ban Giám đốc cũng có thể cung cấp nhiều thông tin quan trọng.
Thông qua các tài liệu này, kiểm toán viên có thể phát hiện những sự kiện như:
- Quyết định vay hoặc đầu tư
- Mua bán hoặc thanh lý tài sản
- Chia cổ tức
- Thay đổi cơ cấu tổ chức
- Thay đổi nhân sự quản lý
- Các giao dịch lớn hoặc bất thường
Những thông tin này có thể ảnh hưởng đến việc ghi nhận và trình bày trên báo cáo tài chính.
5. Hồ sơ kiểm toán đối với từng khoản mục
Không có một bộ chứng từ giống nhau cho tất cả các phần hành. Tùy khoản mục, kiểm toán viên sẽ lựa chọn những bằng chứng phù hợp với mục tiêu và rủi ro kiểm toán.
5.1. Tiền và tiền gửi ngân hàng
Các tài liệu thường gặp gồm:
- Biên bản kiểm kê quỹ
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sao kê ngân hàng
- Giấy báo Có, giấy báo Nợ
- Đối chiếu ngân hàng
- Thư xác nhận số dư ngân hàng
Đối với tiền gửi ngân hàng, thư xác nhận từ ngân hàng là một nguồn bằng chứng bên ngoài được kiểm toán viên sử dụng để kiểm tra số dư và một số thông tin liên quan.
Kiểm toán viên cũng có thể thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ kế toán với sao kê ngân hàng để xác định các khoản chênh lệch hoặc giao dịch chưa được ghi nhận.
5.2. Phải thu khách hàng
Đối với khoản phải thu, một số tài liệu thường được kiểm tra gồm:
- Sổ chi tiết công nợ
- Bảng tuổi nợ
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Thư xác nhận công nợ
- Hợp đồng bán hàng
- Hóa đơn
- Chứng từ giao hàng
- Chứng từ thu tiền sau ngày kết thúc kỳ kế toán
Các tài liệu này giúp kiểm toán viên xem xét liệu khoản phải thu có thực sự tồn tại, có được ghi nhận đúng và có khả năng thu hồi hay không.
Đặc biệt, việc kiểm tra các khoản tiền khách hàng thanh toán sau ngày kết thúc kỳ có thể cung cấp thêm bằng chứng về khả năng thu hồi của các khoản phải thu.
5.3. Hàng tồn kho
Hàng tồn kho thường liên quan đến nhiều vấn đề như số lượng, giá trị, quyền sở hữu và khả năng thu hồi.
Hồ sơ có thể bao gồm:
- Biên bản kiểm kê
- Báo cáo nhập – xuất – tồn
- Phiếu nhập kho, xuất kho
- Hóa đơn mua hàng
- Bảng tính giá xuất kho
- Hồ sơ hàng chậm luân chuyển, hư hỏng
- Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Đối với hàng tồn kho có tính trọng yếu, việc kiểm toán viên tham gia chứng kiến kiểm kê là một thủ tục quan trọng. VSA 501 có những yêu cầu cụ thể liên quan đến việc tham dự kiểm kê hàng tồn kho.
5.4. Tài sản cố định
Các tài liệu thường được sử dụng gồm:
- Danh sách tài sản cố định
- Hóa đơn mua tài sản
- Hợp đồng
- Biên bản bàn giao
- Hồ sơ nghiệm thu
- Bảng tính khấu hao
- Biên bản thanh lý
- Hồ sơ xây dựng cơ bản dở dang
Kiểm toán viên có thể kiểm tra việc ghi nhận tài sản, thời điểm đưa tài sản vào sử dụng, nguyên giá, thời gian khấu hao và các khoản chi phí được vốn hóa.
5.5. Chi phí trả trước và công cụ dụng cụ
Đối với các khoản chi phí trả trước, kiểm toán viên thường kiểm tra:
- Hợp đồng
- Hóa đơn
- Chứng từ thanh toán
- Bảng phân bổ
- Chính sách và thời gian phân bổ
Mục tiêu là đánh giá liệu khoản chi phí có đủ điều kiện ghi nhận, được phân bổ đúng kỳ và còn số dư phù hợp tại thời điểm lập báo cáo tài chính hay không.
5.6. Phải trả người bán và các khoản vay
Đối với công nợ phải trả, hồ sơ thường bao gồm:
- Sổ chi tiết phải trả
- Hợp đồng mua hàng
- Hóa đơn
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Thư xác nhận công nợ
- Chứng từ thanh toán sau ngày kết thúc kỳ
Đối với khoản vay, kiểm toán viên có thể kiểm tra hợp đồng tín dụng, lịch trả nợ, xác nhận ngân hàng, bảng tính lãi vay và các tài liệu liên quan đến tài sản bảo đảm.
5.7. Tiền lương và các khoản liên quan
Các tài liệu thường được sử dụng gồm:
- Hợp đồng lao động
- Quy chế tiền lương
- Bảng chấm công
- Bảng lương
- Hồ sơ nhân sự
- Chứng từ thanh toán lương
- Hồ sơ liên quan đến bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân
Kiểm toán viên có thể đối chiếu số liệu giữa bảng lương, sổ kế toán và chứng từ thanh toán để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các khoản chi phí liên quan.
6. Những tài liệu hỗ trợ việc hoàn thành cuộc kiểm toán
Sau khi hoàn thành các thủ tục kiểm tra từng phần hành, nhóm kiểm toán cần tổng hợp kết quả trước khi đưa ra ý kiến.
6.1. Bảng tổng hợp sai sót
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên có thể phát hiện các sai lệch giữa số liệu khách hàng ghi nhận và kết quả kiểm tra.
Các sai sót được tổng hợp để đánh giá mức độ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và xem xét việc điều chỉnh.
Đối với các sai sót chưa được điều chỉnh, kiểm toán viên cần đánh giá tổng thể để xác định liệu chúng có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính hay không.
6.2. Thư giải trình của Ban Giám đốc
Theo VSA 580 – Giải trình bằng văn bản, kiểm toán viên phải thu thập giải trình bằng văn bản từ Ban Giám đốc và các cấp quản lý thích hợp về một số vấn đề liên quan.
Thư giải trình là một loại bằng chứng kiểm toán, nhưng không thay thế cho các bằng chứng kiểm toán khác mà kiểm toán viên cần thu thập.
6.3. Thư quản lý
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên có thể nhận diện những điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc những vấn đề cần được doanh nghiệp cải thiện.
Các vấn đề này có thể được tổng hợp trong thư quản lý, cùng với những kiến nghị nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình và kiểm soát.
7. Từ hồ sơ kiểm toán đến báo cáo kiểm toán
Sau khi các thủ tục đã hoàn tất, nhóm kiểm toán tiến hành tổng hợp và soát xét hồ sơ.
Công việc có thể bao gồm:
- Kiểm tra các thủ tục đã được thực hiện
- Đánh giá bằng chứng kiểm toán
- Xem xét các sai sót phát hiện
- Kiểm tra các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán
- Đánh giá khả năng hoạt động liên tục
- Hoàn thiện các giấy tờ làm việc
- Thực hiện các cấp soát xét theo quy định
- Hoàn thiện báo cáo kiểm toán.
Báo cáo kiểm toán là kết quả cuối cùng được phát hành cho khách hàng. Tuy nhiên, đằng sau báo cáo đó là một hệ thống hồ sơ cho thấy kiểm toán viên đã kiểm tra những gì, dựa trên bằng chứng nào và đi đến kết luận ra sao.
Nguồn: Tổng hợp
