Trợ cấp thôi việc và quy định tính thuế TNCN hiện nay

    Khi chấm dứt hợp đồng lao động, trợ cấp thôi việc là một trong những khoản doanh nghiệp cần xác định rõ về mức chi trả, nghĩa vụ thuế và cách hạch toán kế toán. Không phải mọi khoản trợ cấp thôi việc đều được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, bởi việc xác định nghĩa vụ thuế còn phụ thuộc vào mức trợ cấp thực tế và quy định áp dụng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần lưu ý điều kiện để khoản trợ cấp thôi việc được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Việc xác định đúng bản chất khoản chi ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế, thanh toán và ghi nhận chi phí phù hợp. 

1. Trợ cấp thôi việc có tính thuế TNCN không?

Theo điểm h khoản 3 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm và trợ cấp thất nghiệp theo quy định của pháp luật thuộc nhóm các khoản thu nhập không chịu thuế TNCN. Quy định này được đặt trong nhóm các khoản phụ cấp, trợ cấp và các khoản thu nhập khác phát sinh từ tiền lương, tiền công của người lao động. Vì vậy, khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán trợ cấp thôi việc cho người lao động theo đúng quy định, khoản trợ cấp này không được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN để tính số thuế phải khấu trừ.

Tuy nhiên, khi xác định khoản trợ cấp thôi việc có thuộc diện chịu thuế hay không, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến tên gọi của khoản chi mà còn phải đối chiếu với mức trợ cấp được áp dụng trong từng trường hợp. Đặc biệt, cần phân biệt khoản trợ cấp thôi việc với các khoản tiền khác mà người lao động được nhận khi chấm dứt hợp đồng lao động, chẳng hạn như tiền lương còn chưa thanh toán, tiền thưởng hoặc các khoản thu nhập khác. Những khoản này có thể được xác định và xử lý về thuế theo quy định riêng, do đó không nên mặc nhiên xem toàn bộ số tiền doanh nghiệp thanh toán khi người lao động nghỉ việc đều là trợ cấp thôi việc không chịu thuế.

Đáng chú ý, nguồn quy định trường hợp doanh nghiệp có quy định cụ thể về mức trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm trong quy chế tài chính, quy chế nội bộ, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động và mức này cao hơn mức được pháp luật quy định. Theo nội dung được trích dẫn trong nguồn, phần chi trả thực tế vượt mức này cũng không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Do đó, doanh nghiệp cần căn cứ vào chính sách áp dụng, hồ sơ lao động và mức trợ cấp thực tế để xác định đúng bản chất của khoản thanh toán trước khi thực hiện khấu trừ thuế.

Việc xác định chính xác ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng đối với cả doanh nghiệp và người lao động. Nếu khoản trợ cấp thuộc diện không chịu thuế, doanh nghiệp không đưa khoản này vào thu nhập chịu thuế khi tính TNCN. Ngược lại, đối với phần thu nhập được xác định thuộc diện chịu thuế, doanh nghiệp cần thực hiện khấu trừ theo phương pháp tương ứng với thời điểm chi trả và tình trạng của người lao động tại thời điểm thanh toán.

2. Cách tính thuế TNCN đối với trợ cấp thôi việc

2.1. Xác định thời điểm chi trả để khấu trừ thuế

Theo khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP được nguồn dẫn chiếu, trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền lương tháng cuối còn lại, tiền thưởng và khoản trợ cấp thôi việc thuộc diện chịu thuế TNCN khi chấm dứt hợp đồng lao động thì cần xác định thời điểm thực tế phát sinh khoản chi. Nếu doanh nghiệp thực hiện thanh toán trước thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động, các khoản thu nhập thuộc diện chịu thuế được cộng vào thu nhập chịu thuế của người lao động để thực hiện tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Điều này có nghĩa là khoản thanh toán phát sinh trước khi hợp đồng chính thức chấm dứt được xử lý cùng với thu nhập tiền lương, tiền công của người lao động tại thời điểm đó.

Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán sau thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động, khi người lao động đã nghỉ việc, cách khấu trừ được thực hiện theo quy định riêng đối với khoản chi trả cho cá nhân đã chấm dứt quan hệ lao động. Theo nội dung nguồn cung cấp, nếu khoản chi từ 5 triệu đồng/lần trở lên, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trước khi thanh toán cho người lao động.

Đối với khoản chi dưới 5 triệu đồng/lần, nguồn quy định trường hợp khấu trừ 10% khi cá nhân có yêu cầu. Vì vậy, trước khi thực hiện thanh toán, doanh nghiệp cần kiểm tra đầy đủ thời điểm chấm dứt hợp đồng, thời điểm chi tiền, giá trị khoản thanh toán và tình trạng của người lao động để xác định phương pháp khấu trừ phù hợp.

2.2. Xác định phần trợ cấp thuộc diện chịu thuế

Sau khi xác định khoản trợ cấp nào thuộc diện chịu thuế, doanh nghiệp cần xác định phần thu nhập thực tế phải tính thuế trước khi áp dụng mức thuế tương ứng. Theo công thức được nguồn cung cấp:

Thuế TNCN đối với phần trợ cấp thôi việc vượt mức = (Phần trợ cấp vượt mức – Mức miễn thuế) × Mức thuế suất

Việc xác định đúng “phần trợ cấp vượt mức” là bước quan trọng trong quá trình tính thuế. Doanh nghiệp cần đối chiếu mức trợ cấp thực tế được chi trả với mức được xác định theo quy định áp dụng, từ đó xác định phần chênh lệch và tiếp tục xem xét khoản thu nhập này có thuộc diện chịu thuế hay không.

Ví dụ, theo số liệu trong nguồn, ông Nguyễn Văn X được doanh nghiệp chi trả 28 triệu đồng trợ cấp thôi việc, trong đó mức được xác định là không chịu thuế là 10 triệu đồng. Nguồn xác định phần trợ cấp vượt mức là 18 triệu đồng và tiếp tục áp dụng công thức tính thuế trên phần thu nhập này.

Tuy nhiên, cách trình bày ví dụ trong nguồn có sự chưa thống nhất giữa khái niệm “phần trợ cấp vượt mức” và “mức miễn thuế” trong công thức. Vì vậy, nếu đưa ví dụ này vào bài chính thức, nên kiểm tra lại căn cứ và cách xác định số thuế trước khi công bố để tránh gây nhầm lẫn cho người đọc.

2.3. Lưu ý khi xác định thuế TNCN đối với khoản thanh toán khi nghỉ việc

Một trong những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là phải phân loại từng khoản tiền được thanh toán cho người lao động khi nghỉ việc. Trong cùng một lần thanh toán, doanh nghiệp có thể đồng thời chi trả tiền lương còn lại, tiền thưởng, trợ cấp thôi việc và các khoản khác. Mỗi khoản có thể có cách xác định thu nhập chịu thuế và phương pháp khấu trừ khác nhau.

Do đó, thay vì căn cứ vào tổng số tiền thực tế chuyển cho người lao động để tính thuế, doanh nghiệp cần lập bảng xác định riêng từng khoản thu nhập. Cách làm này giúp doanh nghiệp kiểm soát được cơ sở tính thuế, hạn chế tình trạng đưa cả khoản trợ cấp không chịu thuế vào thu nhập chịu thuế hoặc bỏ sót những khoản thực tế phải khấu trừ.

Ngoài ra, hồ sơ liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng và chi trả trợ cấp cũng cần được lưu trữ đầy đủ để làm căn cứ giải trình khi cần thiết. Các chứng từ như quyết định chấm dứt hợp đồng, bảng tính trợ cấp và chứng từ thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh cơ sở xác định số tiền trợ cấp cũng như cách xử lý thuế tương ứng.

3. Trợ cấp thôi việc có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Không chỉ cần xác định nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động, doanh nghiệp còn phải xem xét khoản trợ cấp thôi việc dưới góc độ thuế TNDN. Việc khoản chi có được tính vào chi phí được trừ hay không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có thực hiện chi trả đúng quy định hay không.

Căn cứ điểm k khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi cho người lao động thuộc trường hợp chi trả trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc, chi bồi thường, trợ cấp cho người bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp không theo đúng quy định thuộc nhóm các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Như vậy, vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp không chỉ là có phát sinh khoản trợ cấp thôi việc hay không mà còn là khoản chi có được thực hiện đúng quy định hay không. Nếu doanh nghiệp chi trả trợ cấp thôi việc không đúng quy định, khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Ở góc độ kế toán và thuế, việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến quá trình chấm dứt hợp đồng lao động và khoản trợ cấp được chi trả cũng có ý nghĩa quan trọng. Hồ sơ là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh bản chất khoản chi và phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Do đó, khi phát sinh trợ cấp thôi việc, doanh nghiệp cần đồng thời xem xét cả hai khía cạnh: nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN của người lao động và điều kiện để khoản chi được xác định là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

4. Cách hạch toán trợ cấp thôi việc

4.1. Hạch toán trợ cấp thôi việc theo Thông tư 200

Theo nội dung nguồn cung cấp, khi ghi nhận khoản trợ cấp thôi việc phải trả cho người lao động, doanh nghiệp có thể ghi nhận chi phí tương ứng với bộ phận sử dụng lao động. Tùy thuộc vào mục đích và nơi phát sinh chi phí, các tài khoản được sử dụng có thể bao gồm TK 642, TK 641, TK 622 hoặc TK 627.

Bút toán ghi nhận khoản trợ cấp thôi việc được trình bày như sau:

Nợ TK 642, 641, 622, 627: Khoản trợ cấp thôi việc được ghi nhận vào chi phí.

Có TK 334: Khoản trợ cấp thôi việc phải thanh toán cho người lao động.

Việc lựa chọn tài khoản chi phí cụ thể phụ thuộc vào bộ phận và hoạt động mà khoản chi phí liên quan. Sau khi ghi nhận khoản phải trả cho người lao động, doanh nghiệp thực hiện thanh toán và giảm khoản phải trả trên TK 334.

Ví dụ: Công ty A chấm dứt hợp đồng lao động với anh Nguyễn Văn X sau 6 năm làm việc liên tục. Số tiền trợ cấp thôi việc công ty phải trả cho anh X là 50 triệu đồng và doanh nghiệp quyết định ghi nhận khoản này vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Khi ghi nhận khoản trợ cấp thôi việc:

    Nợ TK 642: 50 triệu đồng

    Có TK 334: 50 triệu đồng

Sau đó, khi công ty thanh toán trợ cấp thôi việc cho anh X bằng tiền mặt:

    Nợ TK 334: 50 triệu đồng

    Có TK 111: 50 triệu đồng

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện thanh toán qua ngân hàng, TK 112 được sử dụng thay cho TK 111 để phản ánh khoản tiền gửi ngân hàng đã chi trả cho người lao động.

4.2. Hạch toán khi thanh toán trợ cấp thôi việc

Sau khi khoản trợ cấp thôi việc đã được ghi nhận là khoản phải trả người lao động, bước tiếp theo là thực hiện thanh toán. Về bản chất, nghiệp vụ này làm giảm nghĩa vụ phải trả cho người lao động và đồng thời làm giảm tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.

Khi thanh toán trợ cấp thôi việc, doanh nghiệp ghi nhận:

    Nợ TK 334: Khoản trợ cấp thôi việc phải trả cho người lao động.

    Có TK 111, 112: Khoản tiền thực tế thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Ví dụ: Công ty A chấm dứt hợp đồng lao động với chị Nguyễn Thị Y sau 5 năm làm việc liên tục. Theo quy định, công ty phải thanh toán cho chị Y khoản trợ cấp thôi việc 30 triệu đồng. Công ty lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt.

Khi thực hiện thanh toán, doanh nghiệp ghi nhận:

    Nợ TK 334: 30 triệu đồng

    Có TK 111: 30 triệu đồng

Nếu doanh nghiệp thanh toán qua tài khoản ngân hàng, bút toán tương ứng sẽ sử dụng Có TK 112 thay cho TK 111.

Kết luận

Trợ cấp thôi việc là khoản chi cần được doanh nghiệp xem xét đồng thời dưới góc độ lao động, thuế và kế toán. Khi phát sinh khoản trợ cấp, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất khoản chi, mức trợ cấp theo quy định và thời điểm thanh toán để xác định nghĩa vụ thuế TNCN phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra điều kiện của khoản chi khi xác định chi phí được trừ để tính thuế TNDN.

Bên cạnh việc xác định nghĩa vụ thuế, hạch toán đúng khoản trợ cấp thôi việc cũng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác chi phí và nghĩa vụ phải trả cho người lao động. Việc thống nhất giữa hồ sơ lao động, chứng từ thanh toán, hồ sơ kế toán và dữ liệu kê khai thuế sẽ giúp quá trình quản lý và quyết toán thuế được thuận lợi hơn.

Nguồn: Trợ cấp thôi việc có tính thuế TNCN không? - https://www.meinvoice.vn/tin-tuc/26089/tro-cap-thoi-viec-co-tinh-thue-tncn-khong/

Thông tin khác

Liên Hệ AGS – Dịch Vụ Kế Toán, Kiểm Toán & Thuế cho DN Nhật Bản

Doanh nghiệp Nhật Bản đang gặp khó khăn về thuế và kế toán tại Việt Nam? Khám phá các hướng dẫn thực tiễn và cách xử lý rủi ro hiệu quả từ chuyên gia.

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam

Cơ hội nghề nghiệp tại AGS：Chính sách, phúc lợi và những câu hỏi thường gặp về tuyển dụng

Khám phá chính sách tuyển dụng, phúc lợi và cơ hội việc làm tại AGS – công ty kế toán kiểm toán hàng đầu, đồng hành cùng doanh nghiệp Nhật Bản tại Việ

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam