Kinh Phí Công Đoàn Là Gì? Cách Hạch Toán 2% Đúng Chuẩn Cho Doanh Nghiệp

AGS Quỳnh Nguyên

4 thg 1, 2024

Công đoàn và kinh phí công đoàn là nội dung bắt buộc mà doanh nghiệp tại Việt Nam cần nắm rõ. Bài viết này giúp bạn hiểu khái niệm công đoàn, mức đóng kinh phí công đoàn, quyền lợi của người lao động và hướng dẫn hạch toán kế toán đúng quy định.

1. Công đoàn là gì?

Công đoàn là một tổ chức chính trị - xã hội của giai cấp công nhân và người lao động, được thành lập trên cơ sở tự nguyện và dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam.
Vai trò của Công đoàn gồm:

Đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động;
Tham gia quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội,
Tham gia thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp;
Tuyên truyền, vận động người lao động học tập nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, chấp hành pháp luật, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.

Tổ chức công đoàn duy trì các hoạt động dựa trên nguồn kinh phí công đoàn do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng góp.

2. Kinh phí công đoàn là gì?

Kinh phí công đoàn là nguồn tài trợ cho hoạt động đoàn ở các cấp, do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng trong hoạt động của đơn vị mình. Kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương mà đơn vị sử dụng lao động phải trả cho người lao động.
Kinh phí công đoàn được sử dụng cho các mục đích sau:

Tổ chức các hoạt động tuyên truyền, giáo dục, văn hóa, thể thao, du lịch cho người lao động.
Hỗ trợ người lao động trong các trường hợp khó khăn, bệnh tật, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
Tham gia các hoạt động xã hội, từ thiện, hỗ trợ cộng đồng.
Quản lý và phát triển công đoàn.

Kinh phí công đoàn được nộp vào tài khoản ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Cụ thể, người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp kinh phí công đoàn vào tài khoản của Liên đoàn Lao động cấp quận (bao gồm quận, huyện) nơi doanh nghiệp/ tổ chức/ đơn vị có trụ sở hoạt động.
Thời hạn nộp kinh phí công đoàn là hàng tháng một lần, cùng thời điểm mà người lao động và người sử dụng lao động phải nộp bảo hiểm xã hội bắt buộc.

3. Quyền lợi khi tham gia công đoàn

Khi tham gia công đoàn, người lao động sẽ được hưởng các quyền lợi sau:

Được bảo vệ quyền lợi cá nhân hợp pháp, chính đáng khi bị vi phạm bởi công đoàn.
Được phản ánh tâm tư, nguyện vọng với công đoàn để được giúp đỡ giải quyết.
Được học tập, truyền đạt những hiểu biết về lợi ích chính đáng của mọi công dân.
Được tham gia các hoạt động do tổ chức công đoàn tổ chức gắn liền với quyền lợi và đời sống của mình.
Được tham gia xây dựng, cho ý kiến, thông qua hoặc không thông qua các nội quy, quy chế có ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của tập thể người lao động (như nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế thưởng, thang bảng lương).
Được cho ý kiến, tham gia tổ chức, lãnh đạo về việc đình công tại doanh nghiệp.
Nếu tích cực, công dân ưu tú được công đoàn giới thiệu để tổ chức cơ sở Đảng xem xét, kết nạp, giới thiệu để bầu vào cơ quan Đảng (nếu là Đảng viên) của nhà nước và các đoàn thể.

4. Hạch toán kinh phí công đoàn là gì?

Để chi trả các chi phí hoạt động của công đoàn, công đoàn sẽ yêu cầu đóng kinh phí công đoàn, đối tượng đóng kinh phí công đoàn là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà không phân biệt cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó đã có hay chưa có tổ chức công đoàn cơ sở. Mức đóng kinh phí công đoàn là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Hạch toán kinh phí công đoàn là quá trình ghi nhận và xác định các giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động của công đoàn. Khi hạch toán kinh phí công đoàn, các khoản thu và chi phải được ghi rõ ràng và chính xác để đảm bảo sự minh bạch và quản lý tài chính hiệu quả.
Quá trình hạch toán kinh phí công đoàn thường tuân theo các quy tắc và nguyên tắc hạch toán tài chính chung, bao gồm việc sử dụng các tài khoản tài chính phù hợp để phân loại và ghi nhận các khoản thu và chi phí tương ứng. Công đoàn cần duy trì các bản ghi tài chính chi tiết, bao gồm sổ cái, sổ nhật ký và báo cáo tài chính, để có thể theo dõi và kiểm soát các hoạt động tài chính của mình. Việc hạch toán kinh phí công đoàn quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính công đoàn, đồng thời giúp xác định, đánh giá hiệu quả của các hoạt động, dự án của công đoàn.

5. Hướng dẫn cách hạch toán kinh phí công đoàn

5.1. Hạch toán chi phí công đoàn

– Với chi phí công đoàn cần hạch toán chi tiết theo từng bộ phận, tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp:
Nợ các TK: 154, 241, 622, 623 727, 641, 642…
Có TK 3382 (Tổng tiền lương tham gia bảo hiểm xã hội (X) 2%)

Khi nộp tiền kinh phí công đoàn:

Nợ TK 3382 (Tổng tiền lương tham gia bảo hiểm xã (X) 2%)
Có TK 111, 112
Trường hợp Công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp sử dụng 65% tổng số thu Kinh phí công đoàn thì cần qua TK 3388

Phải trả, phải nộp khác.

Nợ TK 3382.
Có TK 3388.

5.2. Cách hạch toán tiền phạt kinh phí công đoàn

Tiền phạt kinh phí công đoàn cần được hạch toán theo quy định của luật pháp và chính sách tài chính của từng công ty và tổ chức công đoàn. Thông thường, khi tiền phạt được áp dụng, việc hạch toán là cần thiết để ghi nhận và phản ánh khoản phạt này trong sổ sách kế toán. Thông thường, tiền phạt được ghi nhận trong tài khoản chi phí hoặc tài khoản phạt tương ứng và cần được phân loại, ghi chú thích chi tiết để xác định lý do phạt và căn cứ pháp lý tương ứng.

Với tiền phạt nộp vào chi phí công đoàn, hạch toán sẽ thực hiện như sau

Nợ 811.
Có 3388.

Khi nộp tiền:

Nợ 3388.
Có 111, 112

Cuối kỳ kết chuyển:

Nợ 911.
Có 811 (Lưu ý: khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN 03/TNDN thì nhập vào chỉ tiêu B4, vì đây là số tiền không được trừ khi tính thuế TNDN. Việc hạch toán kinh phí công đoàn đúng và đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo minh bạch tài chính và quyền lợi cho người lao động. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật quy định và thực hiện hạch toán chính xác để hạn chế rủi ro thuế và pháp lý.