Thế nào là giấy báo có và giấy báo nợ?

• Số hiệu chứng từ: Có chi tiết tên gọi và số hiệu chứng từ.
• Tên gọi “GIẤY BÁO CÓ” thường được viết in hoa và ở giữa tờ giấy. Số hiệu chứng từ hay còn gọi là số giao dịch sẽ nằm ở góc trên cùng bên tay phải. Thông tin số hiệu này là duy nhất và độ chính xác phải cao. Bởi nó rất quan trọng trong việc tránh sai sót chứng từ.
• Ngày tháng năm: Đây là ngày tháng năm giao dịch phát sinh. Nó thường được viết ở chính giữa, ngay dưới tên chứng từ. Định dạng của ngày tháng năm là dd/mm/yyyy.
• Tên đơn vị lập chứng từ: Trên giấy báo có của ngân hàng phải có chi tiết tên và chi nhánh ngân hàng cấp giấy báo có này. Bên cạnh đó, thường thì logo của ngân hàng cũng sẽ xuất hiện ở góc bên trái chứng từ. Dưới logo là tên ngân hàng. Dưới tên ngân hàng là chi nhánh cấp giấy. Tên này cần đầy đủ theo đăng ký kinh doanh của ngân hàng.
• Tên đơn vị nhận chứng từ: Thường tên này sẽ được viết chính giữa giấy, ngay dưới tên đơn vị lập chứng từ và sau chữ “Kính gửi” để thể hiện sự trang trọng, lịch sự. Tên này cũng cần đầy đủ cả họ lẫn tên với cá nhân. Với doanh nghiệp, tên cần đầy đủ theo đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, cần có mã số thuế được ghi kèm ở bên dưới.
• Nội dung giao dịch: Nội dung giao dịch chính là nghiệp vụ phát sinh, là thông báo của ngân hàng khi tài khoản của khách hàng biến động. Dưới mã số thuế là dòng chữ “Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi có tài khoản của quý khách với nội dung”. Phần nội dung chi tiết sẽ là nội dung chuyển tiền của khách hàng.
• Số tài khoản giao dịch: Tài khoản giao dịch chính là tài khoản của khách hàng, tài khoản ghi có. Trên giấy báo có phải được ghi chính xác số tài khoản này.
• Số tiền giao dịch: Số tiền giao dịch dù chỉ một nghìn cũng cần lập giấy báo có. Nó sẽ được viết dưới cả hai định dạng là bằng số và số tiền bằng chữ ở ngay bên dưới.
• Chữ ký người lập phiếu: Tại mẫu giấy của ngân hàng, người lập phiếu là giao dịch viên và kiểm soát. Ngoài ra, nếu chi nhánh ngân hàng nào không có giao dịch viên, chuyên viên phụ trách doanh nghiệp là người ký vị trí giao dịch viên. Giám đốc chi nhánh ký vị trí kiểm soát viên.
• Dấu của ngân hàng: Sau khi giấy báo có được in, ký đầy đủ, người phụ trách cần đóng dấu đỏ của chi nhánh lên vị trí góc trái của ngân hàng để xác nhận giấy hợp lệ. Lúc này, giấy báo có mới hoàn thiện.

3. Giấy báo nợ

• Giấy báo nợ được ngân hàng phát hành để thông báo về việc ghi nợ được thực hiện trên tài khoản của doanh nghiệp đi kèm cùng với lý do cụ thể.
• Giấy báo nợ không bắt buộc đối với người bán - người mua nhưng đối với các doanh nghiệp thì chứng từ này được dùng làm căn cứ để ghi sổ sách và đối chiếu kiểm tra khi cần thiết hoặc lưu trữ nội bộ.
• Giấy báo nợ được lập như một hóa đơn thông thường và hiển thị số tiền dương.
• Giấy báo nợ có thể xem là chứng từ đóng vai trò nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn của doanh nghiệp.

• Tên chứng từ: Giấy báo nợ
• Ngày in chứng từ
• Số tài khoản của doanh nghiệp
• Tên doanh nghiệp
• Mã số khách hàng
• Địa chỉ của khách hàng
• Nội dung thông báo của Giấy báo nợ
• Thông tin chi tiết về số tiền, loại tiền, diễn giải lý do, ngày giờ có hiệu lực
• Các thông tin của người lập phiếu, kiểm soát, kế toán trưởng, giám đốc ngân hàng đi kèm chữ ký và ghi rõ họ tên.