3 đặc trưng của "người điều phối giỏi"

Nhiều người cảm thấy nặng nề khi được sếp giao “đảm nhiệm việc điều hành cuộc họp tiếp theo”, vì họ không tự tin trong việc dẫn dắt cuộc thảo luận ý kiến. Tuy nhiên, khi biết về “vai trò cốt lõi của người điều hành” thì có lẽ cảm xúc đó sẽ vơi đi một chút.

Trong môi trường kinh doanh, “người điều hành” thường được hiểu là “người chịu trách nhiệm dẫn dắt cuộc họp hoặc cuộc thảo luận, tóm tắt những ý kiến và đưa ra kết luận tốt hơn”. Tuy nhiên, ông Nakajima Takamasa, giáo sư đứng đầu của “Lớp đào tạo kỹ năng điều phối” mà ông tự mình điều hành, đã đưa ra một quan điểm khác. Họ đã trò chuyện để hiểu rõ hơn về vai trò cốt lõi của người điều hành và những điều quan trọng để thực hiện được vai trò đó.

Khi nói về vai trò của “người điều phối”, thông thường được hiểu là “người chịu trách nhiệm điều hành” trong cuộc họp hoặc sự kiện. Nhưng theo quan điểm của tôi, vai trò của người điều phối là “tạo ra không khí tích cực để đạt được mục tiêu của cuộc họp (sự kiện)”.

Lý do là vai trò của người điều phối cũng đang thay đổi theo thời đại. Trước đây, khi đạt được kết quả thông qua các tổ chức từ trên xuống, có nhiều trường hợp người điều phối đóng vai trò là “người điều phối”, dẫn đầu và đảm bảo rằng các cuộc họp diễn ra như mong đợi.

Tuy nhiên, thời đại đã thay đổi một cách nhanh chóng. Tốc độ thay đổi của thời đại tăng lên và các thách thức trong kinh doanh trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. Để giải quyết những thách thức đó và đạt được thành tựu thì sự hợp tác giữa nhiều người có kiến thức và kỹ năng chuyên môn là cần thiết.

Chính vì vậy, vai trò của người điều phối trong thời điểm hiện tại là tạo ra không khí tích cực để mọi người tham gia trong cuộc họp có thể phát huy tối đa khả năng của mình.

Vậy để trở thành một người điều hành hàng đầu có thể tạo ra bầu không khí tích cực thì điều cần thiết là gì? Tôi nghĩ rằng điều này được quyết định do sự kết hợp “3 yếu tố” với nhau.

Yếu tố một là “Kỹ năng”. Nếu thiếu kiến thức và kỹ năng cần thiết của một người điều phối thì việc trở thành một người điều phối ưu tú sẽ trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, chỉ có kỹ năng mà không có thái độ tích cực, mọi người cũng sẽ không muốn làm việc cùng bạn.

Do đó, yếu tố còn lại là “Cách tiếp cận” và “Mối quan hệ” trở nên quan trọng. Khi nói về cách tiếp cận, tôi đề cập đến việc bạn coi trọng những gì trong công việc và đang hướng đến mục tiêu gì thông qua công việc, nghĩa là ý định và sự chân thành của bạn.

Những điều đó thường được thể hiện qua từ ngữ và thái độ hàng ngày của bạn, không phải cố ý giấu đi. Tất nhiên, những người tiếp cận công việc một cách không nghiêm túc sẽ khiến mọi người xung quanh cảm nhận được và họ sẽ không muốn làm việc cùng bạn.

Yếu tố thứ ba là mối quan hệ với những người xung quanh. Khi bạn bị mọi người không yêu thích và tạo ra khoảng cách với bạn thì việc tạo ra một không gian tốt sẽ trở nên khó khăn hơn.

Trong số các yếu tố này, cách tiếp cận và mối quan hệ quan trọng hơn kỹ năng. Bởi vì thậm chí nếu thiếu một chút kỹ năng, cách tiếp cận và mối quan hệ có thể giúp bạn bù đắp những điểm yếu đó.

Một người điều phối giỏi không nhất thiết phải là người điều hành dễ hiểu, có thể dẫn dắt người khác. Ví dụ, bạn sẽ làm gì nếu người điều phối là một người hơi lạc lõng nhưng luôn là một người tốt, nghiêm túc trong công việc và cố gắng hết sức để hoàn thành vai trò của người điều phối?

Bạn bắt đầu cảm thấy: “Không còn cách nào khác, vậy nên hãy cùng nhau giúp đỡ”, phải không? Nếu một người có khả năng “tạo ra bầu không khí tốt” phát huy được điểm mạnh của những người xung quanh thì có thể nói họ là người điều phối xuất sắc.

Người điều phối có cách tiếp cận công việc chặt chẽ và xây dựng mối quan hệ tốt với xung quanh có thể biến không khí của cuộc họp thành một không gian “thư giãn nhưng nghiêm túc”. Điều này cũng là tiêu chí để đánh giá một buổi điều hành có hiệu quả hay không.

Trong trường hợp của những người được xem tài giỏi và tạo ra khoảng cách với mọi người như đã đề cập trước thì những người tham gia không thể thư giãn. Tất nhiên, không khí không phải lúc nào cũng cho phép tự do trao đổi ý kiến. Tuy nhiên, không chỉ cần thư giãn mà còn cần phải nghiêm túc vì đó là công việc.

Trạng thái “thư giãn nhưng nghiêm túc” có thể dễ dàng hiểu như là khi ta thực hành sở thích mình yêu thích. Khi một người yêu thích golf đang chơi golf, họ sẽ thư giãn vì đang tận hưởng sở thích của mình. Tuy nhiên, vì đó là sở thích mà họ sẽ nghiêm túc suy nghĩ về việc “phải làm gì để trở nên giỏi hơn?”.

Tuy nhiên, việc tạo ra không khí như vậy không phải lúc nào cũng dễ dàng. Khi nói “hãy thư giãn”, có thể sẽ gây ra sự không chuyên nghiệp hoặc khi nói “hãy nghiêm túc” có thể làm cho mọi thứ trở nên quá nghiêm trọng.

Chính vì vậy, không chỉ cần kỹ năng mà còn cần có cách tiếp cận công việc chặt chẽ và xây dựng mối quan hệ tốt với xung quanh. Từ đó, hãy tạo ra không khí “thư giãn nhưng nghiêm túc”.