4 thủ tục pháp lý cần làm khi thuê văn phòng

1. Làm hợp đồng thuê văn phòng với chủ đầu tư

Hợp đồng thuê văn phòng là thủ tục pháp lý cần thiết phải làm ngay khi doanh nghiệp bạn chuẩn bị chuyển đến văn phòng mới.

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản gồm 2 đơn vị pháp nhân, một là đơn vị đi thuê và một là đơn vị cho thuê văn phòng, ghi lại các quy định và ràng buộc giữa 2 bên trong suốt quá trình thuê văn phòng diễn ra.

Hợp đồng này cần được sự đồng ý của cả hai bên và được kiểm tra lại bởi luật sư hay người có am hiểu về pháp luật, có thể là cố vấn pháp luật của công ty. Hợp đồng này sẽ được soạn thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý như nhau.

Lưu ý: Hợp đồng thuê văn phòng do 2 bên có tư cách là pháp nhân thì không phải công chứng. Đối với trường hợp một công ty thuê nhà của một cá nhân, không phải doanh nghiệp có thời hạn từ 6 tháng trở lên thì phải đăng kí với cơ quan quản lý và cần công chứng hoặc chứng thực.

2. Biên bản thanh lý hợp đồng khi kết thúc

Khi kết thúc thời gian thuê văn phòng, hợp đồng thuê văn phòng trước đó sẽ không còn có hiệu lực. Vì vậy, công ty của bạn sẽ cần thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng thuê văn phòng để chấm dứt các nghĩa vụ và trách nhiệm giữa hai bên trong hợp đồng.

Biên bản này cũng có thể phát sinh khi một trong 2 bên không cho thuê hoặc không có nhu cầu thuê văn phòng nữa. Nếu trước thời hạn kết thúc hợp đồng, biên bản này sẽ có nội dung được thỏa thuận giữa 2 bên về nghĩa vụ và trách nhiệm hoàn trả mặt bằng, bồi thường hợp đồng nếu có. Căn cứ vào hợp đồng thuê văn phòng đã được tạo trước đó.

3. Giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu của chủ đầu tư

Trong quá trình thuê văn phòng, ngoài hợp đồng cho thuê, bạn cần đảm bảo rằng các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tòa nhà của chủ đầu tư hoặc chứng nhận sử dụng hợp pháp của bên cho thuê cũng được cung cấp đầy đủ và hợp pháp. Điều này giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý trong quá trình thuê và sử dụng văn phòng.

Điều này để đảm bảo rằng, bạn đang thuê văn phòng của đúng đơn vị chủ quản hoặc một doanh nghiệp có quyền cho thuê văn phòng hợp pháp. Hạn chế được những rắc rối phát sinh sau này trong quá trình thuê như:

Tránh việc tranh chấp với bên thứ ba khi thuê văn phòng
Bị lừa đảo, thuê văn phòng không đúng với chủ đầu tư/đơn vị được khai thác dịch vụ thuê văn phòng của tòa nhà

4. Pháp lý về việc cho thuê lại và các quyền sử dụng được cho phép

Trong trường hợp bạn muốn sang nhượng, cho thuê lại văn phòng vì chưa hết thời hạn hợp đồng, hoặc ngồi không hết diện tích thuê và muốn cho thuê lại một phần của văn phòng, hãy đảm bảo bạn đã thỏa thuận và được sự chấp thuận của chủ sở hữu tòa nhà hoặc đơn vị cho bạn thuê văn phòng.

Để việc cho thuê lại là hợp pháp, bạn có thể ghi chú lại việc công ty bạn có quyền cho thuê lại văn phòng hoặc quyền tự do sử dụng văn phòng vào các mục đích cho thuê và không làm ảnh hưởng đến lợi ích của chủ đầu tư.

Trong hợp đồng cho thuê, hãy nới lỏng những điều khoản và nghĩa vụ ràng buộc liên quan đến vấn đề này để phục vụ cho hoạt động kinh doanh hay chia sẻ văn phòng của công ty bạn. Nó sẽ mang đến những lợi ích và tránh những rắc rối phát sinh trong tương lai.