Đăng ký mã số thuế nhà thầu? Trình tự và thủ tục cấp MST

1. Mã số thuế nhà thầu

Mã số thuế nhà thầu là gì? Để hiểu được MST cho nhà thầu nước ngoài (NTNN) gồm những gì? Tại sao phải cấp MST nhà thầu nước ngoài? Khi nào cần xin cấp MST NTNN này. Các bạn theo dõi bên dưới nhé.

Mã số thuế là gì?

Mã số thuế (MST) là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự khác do cơ quan thuế (CQT) cấp cho người nộp thuế dùng để quản lý thuế. Mã số thuế gồm 10 hoặc 13 chữ số tùy theo mục đích quản lý thuế của CQT;

Mã số thuế nhà thầu là gì?

MST nhà thầu là một dãy số do cơ quan quản lý thuế cấp cho NNT theo quy định của Luật quản lý thuế. MST nhà thầu là một dãy số định danh gồm 10 hoặc 13 chữ số để nhận biết.

Mã số thuế nhà thầu để làm gì?

MST nhà thầu dùng để cho Người nộp thuế sử dụng tính, kê khai, và nộp thuế cho Cơ quan thuế. MST nhà thầu cũng là phương tiện để CQT theo dõi và quản lý thuế đối với các NTNN;

Khi nào phải đăng kí mã số thuế nhà thầu?

Việc đăng ký mã số thuế cho NTNN này khi các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nước ngoài có phát sinh thu nhập chịu thuế ở Việt Nam mà chưa có trụ sở, cơ sở kinh doanh tại Việt Nam để nộp thuế theo Pháp luật Việt Nam.

2. Đăng ký mã số thuế nhà thầu cần biết

Để thực hiện đăng việc đăng ký mã số thuế nhà thầu các bạn cần năm được điều kiện, trình tự, thủ tục, thời hạn và những hồ sơ, tài liệu cần chuẩn bị để có thể đăng ký cấp MST cho NTNN.

Điều kiện xin cấp MST nhà thầu

Căn cứ vào điểm c, khoản 3, điều 5, Thông tư 95/2016/TT-BTC về đăng ký thuế quy định chi tiết về Cấp và sử dụng mã số thuế: c) Cấp mã số thuế cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ, nộp thuế thay cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài; tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế ủy nhiệm thu; tổ chức nộp thay cho cá nhân hợp đồng, hợp tác kinh doanh (sau đây gọi tắt là mã số thuế nộp thay) như sau:
c1) Doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân là Bên Việt Nam ký hợp đồng với nhà thầu hoặc thanh toán trực tiếp cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài không đăng ký nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì Bên Việt Nam có trách nhiệm đăng ký thuế và được cấp thêm một mã số thuế 10 số để sử dụng cho việc kê khai, nộp thuế thay cho các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài.
c2) Tổ chức, cá nhân có hợp đồng ủy nhiệm thu với cơ quan thuế được cấp một mã số thuế nộp thay để sử dụng cho việc nộp các Khoản thuế đã thu của người nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
c3) Tổ chức có hợp đồng hoặc văn bản hợp tác kinh doanh với cá nhân nộp thay cho cá nhân được cấp một mã số thuế nộp thay để sử dụng cho việc nộp các Khoản thuế đã thu của người nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
c4) Mã số thuế nộp thay được sử dụng để nộp thay các Khoản thuế theo qui định của pháp luật về thuế trong quá trình hoạt động của người nộp thuế. Khi người nộp thuế thay đổi thông tin đăng ký thuế theo quy định thì thông tin tương ứng của mã số thuế nộp thay sẽ được cơ quan thuế cập nhật. Khi người nộp thuế chấm dứt hiệu lực của mã số thuế thì đồng thời mã số thuế nộp thay cũng bị chấm dứt hiệu lực.

Trình tự cấp MST nhà thầu

• Bước 1: Chuẩn bị và thu thâp thông tin;
• Bước 2: Cập nhật thông tin vào đơn đăng ký mẫu 04.1-ĐK-TCT-BK;
• Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký MST nhà thầu;
• Bước 4: Nhận kết quả thông báo cấp MST nhà thầu.

Hồ sơ cấp mã số thuế cho nhà thầu

Căn cứ vào khoản 3, điều 7, Thông tư 95/201/TT-BTC quy định hồ sơ đăng ký mã số thuế
"3. Đối với người nộp thuế là nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài đăng ký nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 2 Thông tư này, hồ sơ đăng ký thuế gồm:
Tờ khi đăng ký thuế mẫu số 04-ĐK-TCT và các bảng kê (nếu có) ban hành kèm theo Thông tư này;
Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thầu; hoặc Giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp;
Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy xác nhận đăng ký văn phòng Điều hành; hoặc Giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu có)."
Căn cứ vào khoản 4, điều 7, Thông tư 95/201/TT-BTC quy định hồ sơ đăng ký mã số thuế
"4. Đối với người nộp thuế là tổ chức, cá nhân khấu trừ nộp thay quy định tại Điểm g Khoản 1 Điều 2 Thông tư này, hồ sơ đăng ký thuế gồm:
Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04.1-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư này;
Bảng kê các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài nộp thuế thông qua Bên Việt Nam mẫu số 04.1-ĐK-TCT-BK (đối với trường hợp Bên Việt Nam nộp thay thuế nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài).
Bản sao hợp đồng hợp tác kinh doanh (đối với trường hợp tổ chức nộp thay cho cá nhân hợp đồng, hợp tác kinh doanh)."

Thời hạn đăng ký thuế nhà thầu

Theo khoản 2, điều 9 Thông tư 95/2016/TT-BTC về đăng ký thuế quy định về tiếp nhận và thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký thuế, thì:
"2. Thời gian giải quyết hồ sơ

Chậm nhất không quá 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ theo quy định của người nộp thuế."

Nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký MST nhà thầu

Theo điều 8, Thông tư 95/2016/TT-BTC về đăng ký thuế quy định về địa Điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế, thì:
"Điều 8. Địa Điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế
Địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế thực hiện theo quy định tại Điều 24 Luật quản lý thuế, cụ thể:
1. Tổ chức kinh tế và các đơn vị trực thuộc (trừ hợp tác xã, tổ hợp tác); nhà thầu, nhà đầu tư tham gia hợp đồng dầu khí; nhà thầu nước ngoài nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở.
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài; tổ chức nộp thay cho cá nhân hợp đồng, hợp tác kinh doanh và tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế ủy nhiệm thu nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp."

3. Hướng dẫn các bước đăng ký mã số thuế nhà thầu

Bước 1: Chuẩn bị và thu thâp thông tin

• Thông tin công ty: Tên công ty, số giấy phép đăng ký KD, Địa chỉ, số điện thoại,...thông tin đăng ký KD;

• Thông tin nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài: Tên, địa chỉ TSC và địa chỉ văn phòng đại diện ở Việt Nam;

• Thông tin hợp đồng: Số hợp đồng, giá trị hợp đồng, nơi thực hiện hợp đồng.

Bước 2: Cập nhật thông tin vào đơn đăng ký mẫu 04.1-ĐK-TCT

• Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ;

• 01 bộ hồ sơ trên gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04.1-ĐK-TCT kèm theo TT 95/2016/TT-BTC;

• Bảng kê các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài nộp thuế thông qua bên Việt Nam mẫu số 04.1-ĐK-TCT-BK;

• Bản sao hợp đồng.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký MST nhà thầu

Hiện nay, việc nộp hồ sơ đăng ký MST nhà thầu được áp dụng bằng 02 (hai) cách: Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, hoặc có thể nộp theo đường bưu điện.

• Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế;
• Nộp hồ sơ đăng ký MST nhà thầu qua đường bưu điện.

Bước 4: Nhận kết quả thông báo mã số thuế của nhà thầu

Sau khi nhận được bộ hồ sơ hợp lệ, CQT sẽ cấp mã số thuế nhà thầu và gửi về cho NNT hoặc có thể liên hệ trực tiếp và lên nhận theo giấy hẹn.

4. Phân tích chuyên sâu: Điều khoản thuế trong hợp đồng (Giá Gross và Giá Net) và rủi ro quyết toán

Một trong những sai lầm kinh điển và phổ biến nhất của các doanh nghiệp khi làm việc với đối tác nước ngoài là không quy định rõ ràng về nghĩa vụ thuế trong điều khoản thanh toán (Payment Terms) của hợp đồng kinh tế. Khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp, đây luôn là mục bị "soi" kỹ nhất.

4.1. Trường hợp hợp đồng ký theo Giá Gross (Giá đã bao gồm thuế)

Khi hợp đồng quy định giá trị thanh toán là giá Gross, điều này đồng nghĩa với việc tiền thuế nhà thầu (GTGT và TNDN) đã nằm sẵn trong tổng số tiền mà Bên Việt Nam phải thanh toán theo hợp đồng.

• Ví dụ: Hợp đồng dịch vụ tư vấn trị giá 10,000 USD (Gross). Giả sử tỷ lệ thuế nhà thầu tổng hợp là 10% (5% GTGT và 5% TNDN).

• Cách xử lý dòng tiền: Bên Việt Nam sẽ khấu trừ giữ lại 1,000 USD để nộp vào Kho bạc Nhà nước thông qua MST nhà thầu đã đăng ký. Số tiền thực tế chuyển khoản cho đối tác nước ngoài là 9,000 USD.

• Tính hợp lý của chi phí: Trường hợp này cực kỳ an toàn về mặt thuế. Toàn bộ giá trị 10,000 USD được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế TNDN cuối năm, vì bản chất doanh nghiệp chỉ trả thay và số tiền đó nằm trong tổng chi phí cấu thành dịch vụ.

4.2. Trường hợp hợp đồng ký theo Giá Net (Giá chưa bao gồm thuế)

Đối với các tập đoàn lớn ở nước ngoài (như Microsoft, Facebook hoặc các nhà cung ứng độc quyền), họ luôn yêu cầu nhận đủ 100% giá trị hợp đồng khi dòng tiền về tài khoản của họ tại nước ngoài. Họ không quan tâm đến chính sách thuế tại Việt Nam. Lúc này hợp đồng sẽ được ký theo giá Net.

• Ví dụ: Hợp đồng trị giá 10,000 USD (Net). Nhà thầu phải nhận đủ 10,000 USD.

• Cách xử lý dòng tiền: Kế toán phải thực hiện kỹ thuật "Gross-up" (Quy đổi doanh thu Net sang doanh thu Gross) theo công thức pháp định để tính ra số thuế phải nộp thêm. Doanh nghiệp Việt Nam phải tự bỏ tiền túi của mình ra để đóng khoản thuế này thay cho nhà thầu.

• Rủi ro tối cao về chi phí được trừ: Căn cứ theo các văn bản hợp nhất về thuế TNDN, khoản thuế nhà thầu nộp thay chỉ được tính là chi phí hợp lý, hợp pháp khi và chỉ khi trong hợp đồng gốc có điều khoản ghi rõ: "Doanh thu trả cho nhà thầu nước ngoài là doanh thu chưa bao gồm thuế; Bên Việt Nam có trách nhiệm tính, kê khai và nộp các loại thuế phát sinh theo quy định của pháp luật Việt Nam thay cho nhà thầu nước ngoài".

Cảnh báo từ AGS Vina: Nếu kế toán vô tình bỏ quên câu chữ này trong hợp đồng, khi quyết toán thuế, cơ quan thuế sẽ ngay lập tức loại toàn bộ số tiền thuế nhà thầu nộp thay ra khỏi chi phí hợp lý (chi phí không được trừ). Đối với các hợp đồng lớn hàng chục tỷ, số tiền thuế bị loại và tiền phạt chậm nộp kéo theo sẽ là một gánh nặng tài chính khổng lồ cho doanh nghiệp.

5. Hướng dẫn thủ tục thanh lý và đóng (chấm dứt hiệu lực) mã số thuế nhà thầu

Đăng ký mã số thuế nhà thầu mới chỉ là một nửa chặng đường. Quản trị vòng đời của mã số thuế này đòi hỏi tính trách nhiệm cho đến khi hợp đồng kết thúc. Rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay mắc lỗi "bỏ quên" mã số thuế nhà thầu sau khi dự án khép lại.

5.1. Rủi ro khi để "treo" mã số thuế nhà thầu

Mã số thuế nhà thầu hoạt động dựa trên nguyên tắc kê khai theo từng lần phát sinh hoặc kê khai định kỳ. Khi hợp đồng kết thúc, nếu doanh nghiệp không làm thủ tục đóng mã số thuế:

• Hệ thống của cơ quan thuế vẫn ghi nhận MST này đang ở trạng thái hoạt động.
  
• Nếu đến kỳ mà doanh nghiệp không nộp tờ khai (dù không phát sinh doanh thu), hệ thống sẽ tự động quét lỗi "Chậm nộp/Không nộp tờ khai thuế".
  
• Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 2.000.000đ đến 25.000.000đ đối với hành vi không nộp tờ khai thuế theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
  

5.2. Hồ sơ và trình tự đóng MST nhà thầu chuẩn pháp lý

Khi hợp đồng nhà thầu hoàn thành hoàn toàn và hai bên đã ký biên bản thanh lý, trong vòng 20 ngày, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đóng MST gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

1. Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT (Ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC).

2. Bản sao biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu (có đóng dấu xác nhận của công ty).
   
3. Bản sao các giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước của toàn bộ các kỳ phát sinh thuộc hợp đồng đó để chứng minh doanh nghiệp đã hoàn thành 100% nghĩa vụ tài chính, không nợ đọng thuế.
   

Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra nhanh dữ liệu trên hệ thống TMS. Nếu số liệu khớp đúng, họ sẽ ban hành Thông báo về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Mẫu số 18/LPT-MST). Lúc này, chu trình quản trị thuế nhà thầu của doanh nghiệp mới chính thức được coi là hoàn thành an toàn.

6. Kết luận

Tuân thủ quy trình đăng ký mã số thuế nhà thầu nước ngoài không chỉ là việc hoàn thành một nghĩa vụ hành chính đối với nhà nước, mà bản chất chính là hành động xây dựng màng bọc bảo vệ tài chính đầu vào cho chính doanh nghiệp. Sự cẩn trọng, chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt mốc thời gian 10 ngày làm việc sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru các dự án quốc tế, tối ưu hóa chi phí thuế TNDN và tự tin trước mọi kỳ thanh tra của cơ quan quản lý.

Nếu quý doanh nghiệp đang chuẩn bị ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài và cần một giải pháp tư vấn, thực hiện thủ tục thuế nhà thầu chuyên sâu, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của AGS Vina để nhận được sự hỗ trợ tận tâm và chuyên nghiệp nhất!
Công ty AGS xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích cho cuộc sống và công việc, cũng như khai thác thêm góc nhìn mới về lĩnh vực mà bạn đang quan tâm. Đội ngũ AGS sẽ luôn nỗ lực để mang đến những thông tin mới mẻ và hữu ích đến bạn trong thời gian tới. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.

Thông tin khác