Các loại giấy tờ của Kiểm toán viên (Phần 1)

Chứng minh nhân dân

• Chứng minh nhân dân được sử dụng để nhận phòng khách sạn trong trường hợp bạn phải làm việc nhiều ngày ở công ty khách hàng và cần qua đêm. Bên cạnh đó, chứng minh nhân dân còn dùng để lấy thẻ khách hay thẻ tạm để vào công ty khách hàng (đặc biệt với các khách hàng có văn phòng làm việc ở các tòa nhà thương mại).

Hộ chiếu

• Một số doanh nghiệp có các hoạt động sản xuất ở các quốc gia khác ngoài lãnh thổ Việt Nam nên Kiểm toán viên phải đi công tác ở các quốc gia đó để thực hiện các thủ tục kiểm toán. Do đó, các bạn cần phải chuẩn bị sẵn cho mình một quyển hộ chiếu còn thời hạn.

Thẻ bảo hiểm y tế

• Nếu phải đi công tác xa và dài ngày, hãy mang theo thẻ bảo hiểm y tế của bạn để đề phòng các trường hợp bất trắc phải vào bệnh viện.

Thẻ ngân hàng

• Khi đi xa bạn không nên cầm theo quá nhiều tiền mặt, thay vào đó, hãy chuẩn bị cho mình một chiếc thẻ ngân hàng, tốt nhất là thẻ thanh toán quốc tế trong trường hợp cần chi tiêu cá nhân.

Yêu cầu đặt xe

• Thông thường đối với các khách hàng ở gần, quy mô đội kiểm toán nhỏ thì sẽ thường gọi taxi. Tuy nhiên đối với các trường hợp đi tỉnh xa, lực lượng Kiểm toán viên đông thì thường phải đặt xe. Giấy đặt xe cần phải bao gồm tên và mã nhân viên của bạn, lý do đặt xe, số người đi cùng,…

Yêu cầu tạm ứng tiền mặt

• Mỗi công ty sẽ có một chính sách tạm ứng phí công tác cho nhân viên của mình. Bạn hãy nhớ ứng trước tiền mặt để chi trả cho các khoản phí trong quá trình công tác như tiền phòng, phí đỗ xe, phí cầu đường,…

Giấy đi đường

• Thông thường ở một số công ty trước khi đi công tác phải chuẩn bị giấy đi đường. Giấy đi đường là giấy xác nhận điểm đi và điểm đến cũng như các hoạt động của đội Kiểm toán trong toàn bộ quá trình công tác. Giấy đi đường là cơ sở để thanh toán các chi phí công tác phát sinh trong thời gian đi công tác (trong trường hợp không có tạm ứng tiền mặt).

Bìa hồ sơ

• Bìa hồ sơ là vật dụng cần thiết để bạn lưu trữ các giấy tờ cần thiết. Bạn không nên làm lạc mất các giấy tờ này vì có thể nó là bằng chứng kiểm toán quan trọng.

Sổ tay

• Sổ tay dùng để ghi chép các vấn đề cần trao đổi với khách hàng hay ghi chú các mục cần lưu ý. Bạn nên chuẩn bị trước các câu hỏi và hỏi khách hàng một lần để tiết kiệm thời gian của cả hai và ghi lại cẩn thận các giải trình của khách hàng, không nên hỏi đi hỏi lại vấn đề mà khách hàng đã phản hồi.

Đồ dùng cá nhân

• Khi đi công tác nhiều ngày hay đi công tác xa, bạn nên chuẩn bị các vật dụng cá nhân của mình đầy đủ vì ở một số nơi có thể sẽ khó khăn trong việc mua đồ vì không có nhiều siêu thị hay tiệm tạp hóa. Lưu ý chỉ mang những vật dụng thật cần thiết như bàn chải, kem đánh răng, quần áo,…để hành lý của bạn không bị cồng kềnh.

Thông tin khách hàng

• Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, việc tìm hiểu các thông tin về khách hàng sẽ giúp cho Kiểm toán viên khoanh vùng được các công việc cần làm, từ đó, phân bổ thời gian và nhân lực hiệu quả và hợp lý. Những thông tin khách hàng cần thu thập như: Đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận đầu tư (đối với doanh nghiệp FDI; giấy tờ làm việc của Kiểm toán năm trước (nếu có).

Thư chấp nhận kiểm toán

• Thư chấp nhận kiểm toán là bằng chứng cho thấy công ty chấp thuận cho Kiểm toán viên thực hiện việc kiểm toán và sẵn sàng cung cấp các bằng chứng hay tài liệu mà Kiểm toán viên yêu cầu. Thư chấp nhận kiểm toán chứa tất cả thông tin cần thiết, chẳng hạn như thời hạn, tài liệu hỗ trợ, hướng dẫn,…Ngoài ra, nó cung cấp thông tin liên quan đến phí kiểm toán.

Chiến lược kiểm toán

• Hồ sơ về chiến lược kiểm toán tổng thể là tài liệu ghi lại các quyết định và thông tin quan trọng cần thiết cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Ví dụ, Kiểm toán viên có thể tóm tắt chiến lược kiểm toán tổng thể thành một bản ghi nhớ, trong đó bao gồm các quyết định quan trọng về phạm vi, lịch trình và cách thức tổng thể thực hiện cuộc kiểm toán.

Kế hoạch kiểm toán

• Kế hoạch kiểm toán được lập chi tiết hơn so với chiến lược kiểm toán tổng thể, bao gồm nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán sẽ được các thành viên của nhóm kiểm toán thực hiện. Việc lập kế hoạch kiểm toán được thực hiện trong suốt quá trình kiểm toán. Ví dụ, lập kế hoạch cho các thủ tục đánh giá rủi ro được thực hiện khi bắt đầu cuộc kiểm toán. Tuy nhiên, lập kế hoạch cho nội dung, lịch trình và phạm vi của thủ tục kiểm toán cụ thể tiếp theo lại phụ thuộc vào kết quả của thủ tục đánh giá rủi ro. Ngoài ra, Kiểm toán viên có thể bắt đầu thực hiện một số thủ tục kiểm toán cho một số giao dịch, số dư tài khoản và thuyết minh trước khi lập kế hoạch cho tất cả các thủ tục kiểm toán còn lại.

• Định nghĩa: Một văn bản mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó sẽ nêu chi tiết những gì xảy ra trong hệ thống ở mỗi quy trình và sẽ bao gồm các kiểm soát hoạt động ở mỗi quy trình.
• Ưu điểm:
• Những cuộc trao đổi được viết thành ghi chú một cách dễ dàng
• Dễ hiểu
• Nhược điểm:
• Các ghi chú tường thuật có thể quá rườm rà, đặc biệt nếu hệ thống bán hàng và phân phối phức tạp
• Có thể gây khó khăn trong việc xác định các kiểm soát nội bộ còn thiếu.

Bảng hỏi

• Định nghĩa:
• Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ (ICQ) hoặc bảng câu hỏi đánh giá kiểm soát nội bộ (ICEQ) chứa danh sách các câu hỏi; ICQ được sử dụng để đánh giá xem các biện pháp kiểm soát có tồn tại hay không trong khi ICEQ kiểm tra tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát.
• Ưu điểm:
• Chuẩn bị nhanh chóng, là một phương pháp tiết kiệm thời gian.
• Đảm bảo rằng tất cả các kiểm soát hiện có trong hệ thống đều được xem xét và ghi lại; do đó các biện pháp kiểm soát nội bộ còn thiếu sẽ được phát hiện và đánh dấu rõ ràng.
• Nhược điểm:
• Khách hàng có thể dễ dàng phóng đại mức độ của các kiểm soát hiện tại khi họ được hỏi một loạt câu hỏi liên quan đến các kiểm soát tiềm năng.
• Một danh sách câu hỏi tiêu chuẩn có thể bỏ sót các kiểm soát bất thường của công ty.

Lưu đồ 

• Định nghĩa: Lưu đồ là một minh họa đồ họa của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hệ thống bán hàng và gửi hàng. Các dòng thường thể hiện chuỗi các sự kiện và các ký hiệu tiêu chuẩn được sử dụng để biểu thị các điều khiển hoặc tài liệu. 
• Ưu điểm:
• Có thể dễ dàng xem toàn bộ các quy trình vì tất cả được trình bày cùng nhau trong một sơ đồ.
• Do sử dụng các ký hiệu tiêu chuẩn cho các kiểm soát nên rất dễ phát hiện ra các kiểm soát bị thiếu.
• Nhược điểm:
• Đôi khi khó sửa đổi, vì bất kỳ sửa đổi nào cũng có thể phải vẽ lại toàn bộ sơ đồ.
• Vẫn cần có các ghi chú tường thuật đi kèm với sơ đồ và do đó nó có thể là một phương pháp tốn thời gian.

2.2. Thử nghiệm cơ bản (Substantive test)