Báo cáo thuế là gì? Phân loại và cách lập báo cáo thuế

1. Tổng quan về báo cáo thuế

1.1. Báo cáo thuế là gì?

• Cụm từ “báo cáo thuế” thường được kế toán sử dụng rất phổ biến, tuy nhiên pháp luật về thuế hiện hành tại Việt Nam hiện nay không đưa ra định nghĩa hoặc khái niệm cụ thể về “báo cáo thuế”. Bạn đọc có thể hiểu đơn giản báo cáo thuế là cách gọi chung cho toàn bộ các hồ sơ khai thuế chính thức của doanh nghiệp nộp tới Cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Các báo cáo thuế phải tuân thủ đúng biểu mẫu và hạn nộp theo quy định của pháp luật về thuế hiện hành của Việt Nam.
• Điều 3 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 đưa ra một số giải thích từ ngữ có liên quan đến báo thuế mà doanh nghiệp cần phải nắm vững như sau: 
• Tờ khai thuế là văn bản theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định được người nộp thuế sử dụng để kê khai các thông tin nhằm xác định số tiền thuế phải nộp.
• Hồ sơ thuế là hồ sơ đăng ký thuế, khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, miễn tiền chậm nộp, không tính tiền chậm nộp, gia hạn nộp thuế, nộp dần tiền thuế nợ, không thu thuế; hồ sơ hải quan; hồ sơ khoanh tiền thuế nợ; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt.
• Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
• Điều 43 của Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 cũng quy định rằng:
• Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo tháng là tờ khai thuế tháng
• Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo quý là tờ khai thuế quý.
• Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm bao gồm:

• Hồ sơ khai thuế năm gồm tờ khai thuế năm và các tài liệu khác có liên quan đến xác định số tiền thuế phải nộp;
• Hồ sơ khai quyết toán thuế khi kết thúc năm gồm tờ khai quyết toán thuế năm, báo cáo tài chính năm, tờ khai giao dịch liên kết; các tài liệu khác có liên quan đến quyết toán thuế.

1.2. Thời hạn nộp báo cáo thuế

Điều 44 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định cụ thể thời hạn nộp hồ sơ khai thuế như sau:

• Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:
• Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng.
• Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
• Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

• Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
• Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
• Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
• Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

Chi tiết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế bạn đọc tham khảo tại Điều 44 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

1.3. Đối tượng cần nộp báo cáo thuế

Theo quy định tại Điều 2 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 thì người nộp thuế bao gồm:

• Tổ chức, hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế;
• Tổ chức, hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân nộp các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước;
• Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế.

2. Các loại thuế phải nộp theo tháng, năm

2.1. Thuế GTGT

Khoản 1, điều 8 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP thì thuế GTGT thuộc loại kê khai theo tháng. Tuy nhiên trường hợp doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chí kê khai thuế GTGT theo quý tại Điều 9 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp được kê khai thuế GTGT theo quý.

2.2. Thuế TNCN

Cũng theo khoản 1, điều 8 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP thì thuế TNCN cũng là loại thuế kê khai theo tháng, tuy nhiên doanh nghiệp nếu đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý thì được lựa chọn khai thuế thu nhập cá nhân theo quý.

Tương tự như thuế GTGT, doanh nghiệp cũng cần tham khảo chi tiết tại Điều 8 và Điều 9 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP để biết rõ trường hợp của doanh nghiệp áp dụng theo kỳ kê khai tháng hay quý.
Lưu ý: 

• Nếu doanh nghiệp nộp tờ khai thuế GTGT theo tháng thì nộp tờ khai thuế TNCN cũng phải theo tháng. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quý thì được lựa chọn khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý.
• Doanh nghiệp lưu ý rằng hạn nộp tờ khai thuế GTGT và thuế TNCN chính là hạn nộp tiền thuế tương ứng.

2.3. Thuế TNDN

Việc nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN được thực hiện theo năm tài chính mà doanh nghiệp áp dụng, tuy nhiên doanh nghiệp phải thực hiện tạm nộp tiền thuế TNDN vào ngân sách Nhà nước theo quy định mới nhất sau đây:

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 1, Nghị định số 91/2022/NĐ-CP quy định kể từ ngày 30/10/2022 có sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý Thuế quy định lại về số thuế tạm tính như sau:

2.4. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và hướng đã chi tiết tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC sẽ không phải lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26 như trước đây.
• Các tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn từ Cơ quan thuế vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu số BC26/HĐG (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP). Lưu ý rằng báo cáo BC26/HĐG được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn. Chi tiết bạn đọc tham khảo tại Điều 29 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

3. Hướng dẫn làm báo cáo thuế

3.1. Hướng dẫn làm báo cáo thuế TNCN theo tháng/quý

Để làm báo cáo thuế TNCN định kỳ (theo tháng/quý), cần 5 bước chính như sau:

Doanh nghiệp lưu ý rằng phải tập hợp đầy đủ tất cả các khoản thu nhập đã trả và thuế TNCN đã khấu trừ của người lao động, cộng tác viên, nhân viên làm việc bán thời gian… trong kỳ làm báo cáo (tháng, quý). 

Tương ứng với số liệu đã tập hợp ở bước 1, doanh nghiệp lựa chọn đúng tờ khai, kỳ kê khai trên phần mềm HTKK . 

Doanh nghiệp nộp tờ khai thuế TNCN đúng biểu mẫu và đúng hạn theo đúng hạn nộp tới cơ quan thuế theo đường dẫn:
https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Sau khi đã nộp tờ khai đến cơ quan thuế, doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ nộp tiền thuế phát sinh tương ứng, hoặc bù trừ với số tiền đã nộp thừa kỳ trước. Tương tự như bước 3, doanh nghiệp cũng có thể nộp thuế theo phương thức điện tử qua cổng thông tin:
https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Lưu ý: Để nộp thuế điện tử, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký dịch vụ này với ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch. 

Bước 5: Kiểm tra các thông báo từ Cơ quan thuế

Doanh nghiệp lưu ý rằng, sau khi nộp tờ khai phải kiểm tra lại trạng thái chấp thuận tờ khai của Cơ quan thuế để điều chỉnh sai sót nếu có.

3.2. Hướng dẫn làm báo cáo thuế GTGT theo tháng/quý

Doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng, thuế GTGT căn cứ làm báo cáo thuế là các hóa đơn đầu vào và hóa đơn bán ra, do vậy thuế GTGT là loại thuế không phải quyết toán giống như thuế TNCN hay thuế TNDN. Dưới đây là các bước căn bản để doanh nghiệp thực hiện làm báo cáo thuế GTGT định kỳ:

Bước 1: Tập hợp hóa đơn

Doanh nghiệp phải thu thập và lưu trữ số liệu của toàn bộ các hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra trong kỳ kê khai.

Bước 2: Lập bảng kê hóa đơn đầu vào/đầu ra

Bảng kê này phải đầy đủ các thông tin chính gồm: Số hóa đơn, tên người bán/người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, số tiền chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng thanh toán… Với các doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán thì bước công việc này cũng hết sức đơn giản do số liệu sẽ được tự động cập nhật thông minh trên phần mềm. 

Bước 3: Tổng hợp số tiền thuế GTGT

Bước này bao gồm việc tính toán số tiền thuế GTGT được khấu trừ và số tiền thuế GTGT của hàng hóa bán ra. Bước này cũng bao gồm việc xem xét số tiền thuế GTGT của kỳ trước mang sang, nhằm xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ. 

Bước 4: Lập tờ khai thuế

Sau khi thực hiện tổng hợp các khoản tiền thuế GTGT ở bước 3, doanh nghiệp thực hiện lập tờ khai trên phần mềm HTKK theo đúng kỳ lập tháng/quý và biểu mẫu theo quy định. 

Bước 5: Nộp tờ khai theo phương thức điện tử đến Cơ quan thuế

Tương tự như thuế TNCN thì doanh nghiệp cũng nộp điện tử đến cơ quan thuế tại đường dẫn: https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Bước 6: Nộp tiền thuế GTGT vào Ngân sách Nhà nước

Tương ứng với số tiền thuế (nếu có) ở bước 5, doanh nghiệp phải thực hiện nộp tiền thuế tương ứng vào Ngân sách nhà nước. 

Bước 7: Kiểm tra các thông báo của Cơ quan thuế

Tương tự như việc nộp báo cáo thuế TNCN, ngay khi nộp tờ khai và tiền thuế tương ứng, doanh nghiệp cũng phải kiểm tra lại trạng thái/thông báo từ Cơ quan thuế của tờ khai để có điều chỉnh kịp thời.

3.3. Hướng dẫn báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp

Đối với báo cáo thuế TNDN, ngoài biểu mẫu được quy định chung thì doanh nghiệp còn có thể làm báo cáo thuế TNDN trên phần mềm HTKK theo các bước như sau.

• Bước 3: Chọn đồng ý để tiếp tục
• Bước 4: Điền các chỉ tiêu theo biểu mẫu được hiển thị.
• Bước 5: Hoàn thành tiến trình nhập dữ liệu lên biểu mẫu. Sau đó xuất kết quả ở dạng XML và gửi qua hình thức trực tuyến cho Cơ quan Thuế.

2.4. Cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản vào phần mềm HTKK, sau đó chọn mục hóa đơn, tiếp đến chọn mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tùy thuộc vào thuộc tính doanh nghiệp sẽ lựa chọn quý hoặc tháng để thực hiện làm báo cáo.
• Bước 2: Điền các chỉ tiêu trong bảng báo cáo hiển thị trên màn hình. Nếu doanh nghiệp cần làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT thì chọn “01GTKT”, còn nếu doanh nghiệp cần làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng thì chọn “02GTTT”.
• Bước 3: Chọn “Ghi” nếu có lỗi xuất hiện, hệ thống sẽ thông báo để bạn sửa lại lỗi sai.
• Bước 4: Xuất kết quả ở dạng XML và và gửi qua hình thức trực tuyến cho Cơ quan Thuế.

4. Lưu ý khi làm báo cáo thuế theo tháng, quý

Để đảm bảo các báo cáo thuế theo tháng, quý là chính xác và đúng hạn, doanh nghiệp cần lưu ý như sau: 

• Xác định chính xác hạn nộp báo cáo để tránh các khoản phạt chậm nộp

Điều 86 Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/09/2021 của Bộ Tài chính, trường hợp thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định tại Bộ Luật dân sự. 

• Quy định trong trường hợp thông tin điện tử của cơ quan thuế (thuedientu.gdt.gov) bị lỗi

Theo Điều 44 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định như sau:

“Trường hợp người nộp thuế khai thuế thông qua giao dịch điện tử trong ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế mà cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố thì người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế, chứng từ nộp thuế điện tử trong ngày tiếp theo sau khi cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế tiếp tục hoạt động”. 

• Xử lý trong trường hợp phát hiện sai sót trên các báo cáo thuế đã nộp đến Cơ quan thuế

Theo Điều 47 của Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định như sau:
Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

Khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp thuế vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế; cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật quản lý thuế năm 2019.

5. Một số câu hỏi thường gặp về báo cáo thuế

• Doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập thì có phải nộp báo cáo thuế TNCN tháng/quý không?

Theo quy định tại khoản 3, Điều 7 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và được bổ sung bởi khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 91/2022/NĐ-CP thì doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập sẽ không phải nộp báo cáo thuế TNCN. 

• Doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập có phải quyết toán thuế TNCN hàng năm không?
• Theo quy định tại Điều 8 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP về nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế đối với các loại thuế khai theo tháng, theo quý, theo năm, khai theo từng lần phát sinh thì:

• Trong trường hợp nếu cá nhân, tổ chức không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Chậm nộp báo cáo thuế có bị phạt không và bị phạt theo mức như thế nào?

Mức phạt chậm nộp báo cáo thuế hiện nay là theo Điều 13 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP

Như vậy: Công tác kế toán thuế đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ và nắm rõ tất cả các quy định của pháp luật liên quan. Việc này giúp doanh nghiệp có thể tránh được rủi ro các khoản phạt thuế liên quan đến báo cáo thuế. AGS hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức quan trọng để hỗ trợ kế toán trong công việc lập báo cáo thuế.

*Thông tin khác

Thông tin ứng tuyển và Hướng dẫn