Ứng dụng của các loại thư từ vào kiểm toán

I. Hợp đồng kiểm toán/Thư chấp nhận kiểm toán (Engagement Letter)

Hợp đồng kiểm toán là sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam với khách hàng về việc thực hiện dịch vụ kiểm toán.
Chúng là bằng chứng bằng văn bản cho phép công ty kiểm toán thực hiện việc kiểm toán. Việc những ký kết hợp đồng kiểm toán là bằng chứng cho thấy công ty chấp thuận kiểm toán và cung cấp bằng chứng xác thực. Hợp đồng giải thích phạm vi công việc của Kiểm toán viên. Bản thân hợp đồng chứa tất cả thông tin cần thiết, chẳng hạn như thời hạn, tài liệu hỗ trợ, hướng dẫn, v.v. Ngoài ra, nó cung cấp thông tin liên quan đến phí kiểm toán.
Theo Luật Kiểm toán độc lập của Việt Nam năm 2011, hợp đồng kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp, tổ chức bắt buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính phải được giao kết chậm nhất là 30 ngày trước ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Như vậy các doanh nghiệp thuộc diện phải kiểm toán báo cáo tài chính bắt buộc hàng năm có năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 thì hợp đồng kiểm toán chậm nhất phải ký kết vào ngày 01 tháng 12 năm đó.

1. Hợp đồng Kiểm toán

Theo đoạn 11 Chuẩn mực VSA 210, các điều khoản thỏa thuận phải được ghi trong hợp đồng kiểm toán hoặc một hình thức thỏa thuận khác bằng văn bản phù hợp (như Thư hẹn kiểm toán) và phải bao gồm:

Mục tiêu của cuộc kiểm toán báo cáo tài chính.
Trách nhiệm của Ban Giám đốc đối với các báo cáo tài chính.
Phạm vi của cuộc kiểm toán, bao gồm cả việc tham khảo luật pháp, quy định hoặc tuyên bố hiện hành của các cơ quan chuyên môn mà Kiểm toán viên phải tuân thủ.
Thực tế là do tính chất thử nghiệm và các hạn chế cố hữu khác của cuộc kiểm toán, cùng với những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ, nên có rủi ro khó tránh khỏi là thậm chí một số sai sót trọng yếu có thể vẫn chưa được phát hiện.
Quyền truy cập không hạn chế vào bất kỳ hồ sơ, tài liệu và thông tin khác được yêu cầu liên quan đến cuộc đánh giá.
Trách nhiệm của Ban Giám đốc trong việc thiết lập và duy trì kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Các thỏa thuận liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán.
Yêu cầu khách hàng xác nhận các điều khoản của hợp đồng bằng cách xác nhận đã nhận được thư chấp nhận kiểm toán.
Mô tả về bất kỳ thư từ hoặc báo cáo nào khác mà kiểm toán viên dự kiến sẽ gửi cho khách hàng.
Cơ sở tính phí và các thỏa thuận thanh toán.

2. Thư hẹn Kiểm toán

Theo Quyết định 366-2016/QĐ-VACPA ngày 28/12/2016 của Chủ tịch hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam đã ký về việc ban hành thì MẪU A212 THƯ HẸN KIỂM TOÁN gồm những nội dung chính như sau:

Trách nhiệm của Kiểm toán viên.
Trách nhiệm của Ban Giám đốc.
Báo cáo kiểm toán.
Phí kiểm toán.
Dự kiến thực hiện.
Nhóm kiểm toán.

II. Thư xác nhận (Confirmation Letter)

1. Thư xác nhận ngân hàng (Bank confirmation letter)

Đây là tài liệu được Kiểm toán viên yêu cầu khi đưa ra ý kiến về báo cáo tài chính hàng năm của công ty hoặc để thực hiện kiểm toán một loại hình khác trong công ty.
Yêu cầu của Kiểm toán viên có thể được gửi: qua internet bank; email có chữ ký điện tử xác thực, hoặc tại chi nhánh của ngân hàng.
Xác nhận ngân hàng đã chuẩn bị trước cho mục đích kiểm toán có thể nhận được: qua internet bank, hoặc email có chữ ký điện tử xác thực.
Để đáp lại yêu cầu ban đầu của Kiểm toán viên, ngân hàng sẽ chuẩn bị xác nhận ngân hàng được chuẩn hóa cho mục đích kiểm toán (bất kể lượng thông tin được yêu cầu). Có thể yêu cầu thông tin bổ sung (ngoài thông tin có trong biểu mẫu xác nhận ngân hàng chuẩn cho mục đích kiểm toán). Một khoản phí hoa hồng cho các tài liệu tham khảo không theo tiêu chuẩn sẽ được tính cho việc chuẩn bị xác nhận ngân hàng cho mục đích kiểm toán.

Mục đích của Thư xác nhận Ngân hàng:

Thư xác nhận ngân hàng dùng để đảm bảo các cơ sở dẫn liệu về: tính đầy đủ của các khoản vay, lãi vay và các khoản nợ tiềm tàng và các chi phí hay thu nhập khác phát sinh với ngân hàng; tính hiện hữu và tính chính xác của số dư ngân hàng và các tài khoản được mở ở ngân hàng; tính phân loại của các khoản nợ ngắn, trung và dài hạn. Cụ thể, mục đích lập thư xác nhận Ngân hàng là:

Để có xác nhận về tất cả số dư ngân hàng của công ty vào cuối năm.
Để xác định bất kỳ khoản lãi hoặc khoản phí nào sẽ được tích lũy vào cuối năm.
Để xác định sự tồn tại của bất kỳ tài sản nào do ngân hàng thay mặt khách hàng nắm giữ và liệu bất kỳ tài sản nào đã được tính phí cho ngân hàng hay không.
Để hỗ trợ xác định sự tồn tại của bất kỳ khoản nợ tiềm tàng nào.
Để có được chi tiết của tất cả các tài khoản ngân hàng tồn tại trong kỳ kế toán.

Nội dung trong thư xác nhận ngân hàng:

Nội dung của thư xác nhận phải theo thể thức đã thống nhất với các ngân hàng thanh toán bù trừ và phải bao gồm các nội dung sau:

Thông tin chi tiết về việc khách hàng được phép tiếp cận ngân hàng;
Yêu cầu chi tiết tất cả số dư ngân hàng, cùng với chi tiết các tài khoản đã đóng trong năm;
Yêu cầu chi tiết về bất kỳ khoản lãi hoặc phí nào được tích lũy nhưng không bị tính phí;
Yêu cầu cung cấp chi tiết về bất kỳ khoản vay, thấu chi và cơ sở vật chất nào, cùng với các hạn mức và ngày hoàn trả nếu có;
Yêu cầu thông tin chi tiết về bất kỳ tài sản nào do ngân hàng thay mặt khách hàng nắm giữ và bất kỳ tài sản nào được tính cho ngân hàng
Yêu cầu thông tin chi tiết về bất kỳ khoản nợ tiềm tàng nào mà ngân hàng có thể biết
Chi tiết về sự tồn tại của bất kỳ mối quan hệ ngân hàng nào khác với công ty mà ngân hàng người nhận có thể biết.

Trách nhiệm của các bên liên quan:

Kiểm toán viên

Lập thư xác nhận là thủ tục kiểm toán cần thiết để xác minh số dư các khoản trên báo cáo tài chính. Vì vậy, kiểm toán viên cần đảm bảo thực hiện các trách nhiệm trước và sau thủ tục lập thư xác nhận.
Kiểm toán viên cần thiết kế mẫu thư tương ứng trong từng trường hợp cần thu thập thông tin. Đảm bảo xác nhận lại dữ liệu lần cuối trên thư xác nhận với doanh nghiệp được kiểm toán trước khi gửi.

Doanh nghiệp được kiểm toán

Doanh nghiệp cần phải phối hợp với các công việc của Kiểm toán viên, cung cấp dữ liệu chính xác phục vụ thủ tục lập thư xác nhận và đảm bảo gửi thư xác nhận theo yêu cầu của Kiểm toán viên. Trường hợp do điều kiện chủ quan không gửi thư xác nhận thì doanh nghiệp được kiểm toán cần trình bày rõ lý do cho Kiểm toán viên.
Chú ý: doanh nghiệp được kiểm toán cần đảm bảo tuân thủ không tác động chi phối đến quyết định của các bên nhận thư xác nhận, làm ảnh hưởng đến đánh giá của Kiểm toán viên.

Bên nhận thư xác nhận

Xem xét lại tính đúng đắn của số liệu trên thư xác nhận (đối với thư không trống) và hoàn thành các thông tin cần thiết trên thư (đối với thư trống), đồng thời gửi trực tiếp cho Kiểm toán viên theo thời hạn quy định.
Căn cứ trên các thông tin khai trên thư xác nhận, ngân hàng có trách nhiệm xác nhận lại số dư các khoản tiền gửi nếu có chênh lệch giữa hai bên, sau khi xác nhận gửi lại doanh nghiệp kiểm toán theo địa chỉ đã cung cấp.

Lưu ý:

Thư xác nhận ngân hàng là bằng chứng kiểm toán quan trọng phải có khi kiểm các phần hành có liên quan đến các tài khoản phát sinh giao dịch với ngân hàng như tài khoản tiền gửi ngân hàng, các khoản nợ ngân hàng, chi phí lãi vay,…
Thư xác nhận ngân hàng phải được gửi trực tiếp về cho Kiểm toán viên để đảm bảo độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán.
Tuyệt đối không được làm thất lạc thư xác nhận vì thư xác nhận chỉ được gửi 1 lần, làm mất sẽ không có bằng chứng để đối chiếu với khách hàng.
Thư xác nhận phải được theo dõi liên tục ngay khi được gửi đi để có thể phát hiện những thư không nhận được phản hồi, từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết tương ứng (thông thường Internee và Associate sẽ trình bày với Senior về vấn đề này). Phải thông báo ngay cho Senior nếu phát hiện thư không được hồi đáp, tuyệt đối không để đến gần ngày ra báo cáo mới nói với Senior.
Sử dụng chức năng Mail-merge để thực hiện việc chuẩn bị thư xác nhận giúp tiết kiệm thời gian
Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, địa chỉ Ngân hàng để không gửi nhầm Thư xác nhận.

Dịch vụ Kiểm toán
AGS là đơn vị tiêu biểu trong lĩnh vực kiểm toán, cung cấp các dịch vụ chất lượng và đáng tin cậy. Với đội ngũ kiểm toán viên giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang lại dịch vụ tối ưu nhất cho quý khách hàng.

2. Thư xác nhận khoản phải thu khách hàng

Khi Kiểm toán viên đang kiểm tra hồ sơ kế toán của một công ty, kỹ thuật chính để xác minh sự tồn tại của các khoản phải thu là xác nhận chúng với khách hàng của công ty đó. Kiểm toán viên sẽ chọn mẫu và gửi thư xác nhận các khoản phải thu. Đây là tài liệu do Ban Giám đốc của công ty ký nhưng được Kiểm toán viên gửi qua đường bưu điện hoặc email gửi cho khách hàng được Kiểm toán viên lựa chọn sổ chi tiết các khoản phải thu của công ty. Thư yêu cầu khách hàng liên hệ trực tiếp với Kiểm toán viên về tổng số các khoản phải thu từ công ty trên sổ sách của họ tính đến ngày được chỉ định trong thư xác nhận. Kiểm toán viên thường chọn khách hàng để xác nhận có số dư nợ phải thu lớn, trong đó xem xét thứ yếu đến các khoản phải thu quá hạn để đánh giá khả năng thu hồi khoản nợ, sau đó lựa chọn ngẫu nhiên khách hàng có số dư phải thu nhỏ hơn, hoặc các khách hàng có số dư khoản phải thu nằm bên Có vì đây có thể là số dư bất thường, cần phải trao đổi với doanh nghiệp để loại bỏ các rủi ro.
Do thông tin thu được thông qua xác nhận đến từ bên thứ ba nên thông tin đó được coi là bằng chứng kiểm toán có chất lượng cao hơn bất kỳ thông tin nào mà Kiểm toán viên có thể có được từ hồ sơ nội bộ của công ty khách hàng.

Có hai hình thức xác nhận, đó là:

Thư xác nhận dạng khẳng định là đề nghị bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho Kiểm toán viên nêu rõ bên xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin cần xác nhận, hoặc cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận. Thư dạng này thường được sử dụng hơn. Thông thường, thư khẳng định sẽ có hai mẫu: có thông tin số dư trên thư và không có thông tin số dư trên thư.
Thư xác nhận dạng phủ định là đề nghị bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho Kiểm toán viên chỉ khi bên xác nhận không đồng ý với thông tin được nêu trong thư xác nhận. Thư xác nhận dạng phủ định cung cấp bằng chứng kiểm toán ít thuyết phục hơn xác nhận dạng khẳng định, do đó Kiểm toán viên không được sử dụng thư xác nhận phủ định như là thử nghiệm cơ bản duy nhất nhằm xử lý rủi ro có sai sót trọng yếu đã được đánh giá ở cấp độ cơ sở dẫn liệu.

Nếu khách hàng không gửi lại xác nhận cho Kiểm toán viên, Kiểm toán viên có thể phải mất nhiều thời gian để có được các xác nhận. Nếu không có cách nào để có được xác nhận, thì bước tiếp theo của Kiểm toán viên là kiểm tra các hóa đơn thu tiền tiếp theo, để xem liệu khách hàng đã thanh toán cho những hóa đơn chưa được xác nhận đó hay chưa. Đây là một dạng bằng chứng thứ cấp chắc chắn rằng các khoản phải thu tồn tại ở thời điểm kết thúc năm của báo cáo tài chính đang được kiểm toán. Nếu thông tin nhận được từ khách hàng khác với số tiền phải thu được liệt kê trong sổ chi tiết các khoản phải thu của công ty, Kiểm toán viên thường yêu cầu công ty điều chỉnh sự khác biệt và sau đó Kiểm toán viên có thể thực hiện thêm một số thủ tục nếu cần.

Lưu ý:

Mặc dù việc xây dựng thực tế các biểu mẫu xác nhận (khẳng định hoặc phủ định) có thể khác nhau giữa các công ty kiểm toán, nhưng chúng phải phù hợp với các yêu cầu nhất định, cụ thể là:

Công ty kiểm toán và địa chỉ của công ty phải được ghi chính xác trong thư
Yêu cầu gửi lại yêu cầu trực tiếp cho Kiểm toán viên phải được ghi rõ ràng theo địa chỉ của Kiểm toán viên đã được ghi sẵn
Thư phải được ký bởi Ban Giám đốc của khách hàng
Ngày xác nhận số dư phải được xác định (ngày kết thúc năm của khách hàng)

Các loại xác nhận khác liên quan đến khoản phải thu: Các khoản cho vay và cho thuê (Các điều khoản của khoản vay/thuê; Lãi suất; Gốc vay; Lãi dự thu); Các khoản vay của nhân viên (có thể được xác nhận trực tiếp với nhân viên của công ty)
Đảm bảo rằng thư xác nhận phải được gửi lại trực tiếp cho Kiểm toán viên
Cũng tương tự như thư xác nhận ngân hàng, thư xác nhận khoản phải thu cũng phải được theo dõi thường xuyên để kịp thời phát hiện và xử lý các thư không phản hồi. Đối với các số dư quá trọng yếu, nếu khách hàng của công ty không hồi đáp thư xác nhận, Kiểm toán viên có thể từ chối đưa ra ý kiến cho khoản mục đó (Disclaimer Opinion)

3. Thư xác nhận khoản phải trả nhà cung cấp

Thư xác nhận khoản phải trả tài liệu do Kiểm toán viên chuẩn bị và xử lý để kiểm tra chéo số lượng và thông tin giữa hồ sơ của khách hàng và hồ sơ từ nhà cung cấp của khách hàng. Sau khi thư xác nhận được chuẩn bị xong, Ban Giám đốc của công ty khách hàng ký vào thư xác nhận. Kiểm toán viên căn cứ trên sổ chi tiết mua hàng hay tổng hợp công nợ phát sinh theo từng nhà cung cấp để chọn ra những nhà cung cấp có số dư cần nghi ngờ (có thể là nợ lâu không trả, hoặc đã ứng trước thời gian dài nhưng chưa có hàng về) và những nhà cung cấp có số dư ảnh hưởng trọng yếu đến dư cuối kỳ khoản phải trả người bán làm đối tượng gửi thư xác nhận. Căn cứ trên các thông tin khai trên thư xác nhận, nhà cung cấp có trách nhiệm xác nhận lại số dư các khoản bên gửi thư còn nợ và khoản bên gửi đã ứng trước (tính đến thời điểm kết thúc niên độ) và giải thích chi tiết nếu có chênh lệch giữa hai bên, sau khi xác nhận gửi lại doanh nghiệp kiểm toán theo địa chỉ đã cung cấp. Điều này nhằm đảm bảo rằng Kiểm toán viên đã nhận được thông tin chính xác và độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán không bị ảnh hưởng bởi các ngoại tác khác. Cũng giống như thư xác nhận khoản phải thu, thư xác nhận khoản phải trả cũng sẽ có 2 loại là thư xác nhận khẳng định và thư xác nhận phủ định.

III. Thư quản lý (Management Letter)

Báo cáo tài chính đã được kiểm toán đi kèm với một bức Thư quản lý kiểm toán đề xuất các cách cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chủ yếu đề cập đến các yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Thư quản lý là sản phẩm phụ thường có trong các cuộc kiểm toán để nâng cao chất lượng của báo cáo tài chính và hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Trong Thư quản lý, Kiểm toán viên thường nêu ra các vấn đề còn yếu kém trên tất cả các khía cạnh, có thể là quy trình quản lý, năng lực cán bộ, quy trình kiểm soát, sử dụng các phương tiện, dụng cụ quản lý, đánh giá, giá cả, tỷ giá, kỹ thuật tính toán... làm cho bất kỳ vấn đề gì có liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính bị sai lệch, có thể sai lệch hoặc có nguy cơ sai phạm.
Trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính, các chuẩn mực nghề nghiệp yêu cầu Kiểm toán viên phải hiểu biết về các kiểm soát nội bộ ở mức độ cần thiết để lập kế hoạch kiểm toán. Kiểm toán viên sử dụng hiểu biết này để đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính và thiết kế các thủ tục kiểm toán thích hợp nhằm giảm thiểu rủi ro đó.
Các khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ được coi là thiếu sót nghiêm trọng hoặc yếu kém trọng yếu phải được thông báo bằng văn bản cho Ban Giám đốc và Ban quản trị, ngay cả khi chúng đã được sửa chữa trong quá trình kiểm toán. Kiểm toán viên thu thập các giải trình của doanh nghiệp thông qua Phản hồi của Ban Giám đốc trong văn bản liên lạc. Bất kể lời giải thích như thế nào, những yếu kém trọng yếu và những khiếm khuyết nghiêm trọng không được xử lý kịp thời phải tiếp tục được thông báo bằng văn bản cho đến khi sự thiếu sót được khắc phục.

IV. Thư xác nhận trách nhiệm Ban Giám đốc/Thư đại diện Ban giám đốc/Thư giải trình Ban giám đốc (Management Representation Letter)

Thư xác nhận trách nhiệm Ban giám đốc là một lá thư do Kiểm toán viên chuẩn bị, được ký bởi ban quản lý cấp cao của công ty khách hàng, thường sẽ là Giám đốc điều hành và nhân viên tài chính cao cấp nhất (chẳng hạn như giám đốc tài chính). Bức thư là bằng chứng về sự cam kết tính chính xác của các báo cáo tài chính mà công ty đã giao cho Kiểm toán viên. Thư được ký sau khi hoàn thành công việc kiểm toán và trước khi báo cáo tài chính được phát hành cùng với ý kiến của Kiểm toán viên.
Đại diện của Ban Giám đốc cung cấp bằng chứng về việc Ban Giám đốc chấp nhận trách nhiệm và trách nhiệm giải trình đối với việc lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, để những trình bày này cung cấp bằng chứng phù hợp, chúng phải đáng tin cậy. Trong bối cảnh của các đại diện quản lý, độ tin cậy phụ thuộc vào ba yếu tố đạo đức:

Năng lực quản lý.
Quản lý liêm chính.
Cẩn trọng.

Về bản chất, bức thư tuyên bố rằng tất cả thông tin được gửi là chính xác và tất cả thông tin trọng yếu đã được tiết lộ cho Kiểm toán viên. Kiểm toán viên sử dụng thư này như một bằng chứng kiểm toán. Bức thư là bằng chứng để truy cứu trách nhiệm của Ban Giám đốc nếu một số yếu tố của báo cáo tài chính đã được kiểm toán không phản ánh một cách trung thực và hợp lý kết quả tài chính, tình hình tài chính hoặc dòng tiền của doanh nghiệp. Vì lý do này, các báo cáo mà Kiểm toán viên đưa ra trong thư có phạm vi khá rộng, bao gồm mọi lĩnh vực có thể xảy ra mà các sai sót của Ban Giám đốc có thể dẫn đến việc ban hành báo cáo tài chính không chính xác hoặc gây hiểu nhầm. Sau đây là một số mẫu trình bày có thể được bao gồm trong thư đại diện quản lý:

Ban Giám đốc chịu trách nhiệm về việc trình bày phù hợp các báo cáo tài chính theo khuôn khổ kế toán hiện hành.
Tất cả các hồ sơ tài chính đã được cung cấp cho các Kiểm toán viên.
Tất cả các biên bản hội đồng quản trị đã hoàn thành.
Ban Giám đốc đã cung cấp tất cả các thư từ các cơ quan quản lý về việc không tuân thủ báo cáo tài chính.
Không có giao dịch nào chưa được ghi chép.
Ảnh hưởng của tất cả các sai sót chưa được điều chỉnh là không trọng yếu.
Ban Giám đốc chịu trách nhiệm với hệ thống kiểm soát tài chính của công ty.
Tất cả các giao dịch của các bên liên quan đã được tiết lộ.
Tất cả các khoản nợ tiềm tàng đã được công bố.
Tất cả các tuyên bố hoặc đánh giá chưa được xác nhận đã được tiết lộ.
Công ty đã tiết lộ tất cả các khoản tiền bồi thường và các khoản nợ khác đối với tài sản của mình.
Tất cả các giao dịch trọng yếu đã được ghi lại đúng cách.
Ban quản lý chịu trách nhiệm về các hệ thống được thiết kế để phát hiện và ngăn chặn gian lận.
Ban giám đốc không biết về gian lận trong công ty.
Báo cáo tài chính tuân theo khuôn khổ kế toán hiện hành.

Nguồn: https://knowledge.sapp.edu.vn/knowledge/job-preparation-%E1%BB%A9ng-d%E1%BB%A5ng-c%E1%BB%A7a-c%C3%A1c-lo%E1%BA%A1i-th%C6%B0-t%E1%BB%AB-v%C3%A0o-ki%E1%BB%83m-to%C3%A1n