Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp

• How are you doing?
• How are you?
• How have you been?
• I hope this email finds you well. (Bạn có khỏe không?).

• Thank you for getting back to me (Cảm ơn vì đã hồi đáp);
• Thank you for giving me the opportunity (Cảm ơn vì đã đưa cho tôi cơ hội); 

Phần lý do viết email – Introduction

• I am writing to ask for the information about your marketing jobs that you are hiring (Tôi viết email này để nhờ bạn chia sẻ thêm thông tin về các công việc marketing mà bạn đang tuyển dụng)
• I’m writing with reference to (Tôi viết thư này để tham khảo về …)
• I received your address from …..and would like to (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)

• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi trước đó…)
• As you started in your letter, … (Như bạn bắt đầu trong thư, …)
• Regarding… / Concerning… / With regards to… (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi trước đây…) – I would be interested in having more details about… (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về…)
• I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…)
• I would be grateful if… (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
• I would be interested in having more details about… (Tôi quan tâm chi tiết hơn về …)
• I would like to ask your help… (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)
• We would be happy to … (Tôi rất vui để …)
• We are quite willing to … (Chúng tôi rất sẵn sàng…)
• Our company would be pleased to… (Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…) – We are pleased to announce that… (Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
• You will be pleased to know that … (Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….) – We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)
• After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)
• It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

• Please find the attached files below.
• Attached you will find…
• The requested document is attached to this email.
• Relevant information is in the attached file.
• The attached [X] includes…
• Take a look at the attached [X].
• Please see the enclosed…

Phần kết thúc thư – Conclusion sentence

• Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin gì)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, đừng ngần ngại liên hệ với mình)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong nhận được hồi âm của bạn sớm.)
• Thank you for your time and consideration. (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và quan tâm.)

Phần ký tên – Signing off

• Sincerely,
• Yours sincerely,
• Best regards,
• Kind regards,
• With kind regards,

• Best regards,
• Warm regards,
• Yours sincerely,

• Yours faithfully,

• Best,
• Warm regards,
• Take care,
• Cheers,

2. Một vài lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

• Không viết tắt như I’ll, We’ve, v.v.
• Không sử dụng từ tiếng lóng, từ thân mật như wanna, kid, mate, v.v.
• Không dùng want cho ngôi tứ nhất, thay vào đó, bạn nên dùng would like.
• Không dùng should cho ngôi thứ 2, mà chỉ nên dùng cho ngôi thứ nhất.
• Dùng may hoặc could thay cho can, và would thay cho will.
• Dùng Dear ở đầu thư, và please khi muốn yêu cầu ai đó.
• Hạn chế dụng dấu chấm than (!).
• Viết đúng chính tả, sử dụng chính xác dấu chấm câu.
• Sử dụng chữ ký phù hợp. Chẳng hạn như: Regards, Best Regards: Được sử dụng khá phổ biến trong nhiều tình huống.
• Sincerely Yours: Dùng để kết thúc thư xin việc, thư khiếu nại hoặc thư mời vì mang nghĩa chân thành.
• Faithfully Yours: Được dùng trong thư phản hồi của công ty đến khách hàng, vì nó mang nghĩa trung thành.

3. Bỏ túi các từ viết tắt thông dụng trong email tiếng Anh

• ASAP viết tắt của cụm As Soon As Possible có nghĩa là “Càng sớm càng tốt”.
• FYI viết tắt của cụm For Your Information có nghĩa là “Để bạn biết”.
• EOD viết tắt của cụm End of Day có nghĩa là “Cuối ngày”.
• EOM viết tắt của cụm End of Month có nghĩa là “Cuối tháng”.
• CC viết tắt của cụm Carbon Copy có nghĩa là “Bản sao” được sử dụng khi bạn muốn gửi bản sao email cho người khác để họ tham khảo.
• BCC viết tắt của cụm Blind Carbon Copy có nghĩa là “Bản sao ẩn”, cũng giống như CC, nhưng người nhận trong BCC sẽ không nhìn thấy địa chỉ email của người nhận khác.
• RSVP viết tắt của cụm Répondez s’il vous plaît có nghĩa là “Vui lòng hồi âm” thường dùng trong thư mời để yêu cầu người nhận xác nhận việc tham dự.
• ENC là viết tắt của Enclosure được dùng khi bạn gửi kèm một tài liệu nào đó.
• PP viết tắt của cụm Per Procurationem có nghĩa là “Ký thay cho người khác khi họ không có mặt để ký”.
• PS viết tắt của Postscript được dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên, tuy nhiên nó thường được sử dụng khi viết tay.
• PTO (informal) cùng nghĩa với cụm Please turn over nhằm nhắc người đọc rằng, bức thư còn tiếp ở mặt sau.

4. Những mẫu câu thông dụng trong email bằng tiếng Anh

Trong kinh doanh thương mại

• Thank you for all your quotation of … (Cảm ơn bạn đã cung cấp báo giá của)
• We’d like to cancel our order number ….. (Chúng tôi muốn hủy đơn hàng số …)
• We’re pleased to place an order with your own company for … (Chúng tôi rất vui lòng đặt hàng với công ty của bạn cho …)
• We could guarantee you delivery before …(date) (Chúng tôi có thể đảm bảo giao hàng cho bạn trước ngày … (ngày))
• Please confirm receipt of my order. (Làm ơn xác nhận đơn hàng của tôi)
• I’m pleased to acknowledge receipt of your own order number … (Tôi rất vui lòng xác nhận đã nhận được đơn hàng số … của bạn.)
• It’ll take about (two/three) weeks to process your own order. (Phải mất khoảng (hai/ba) tuần để xử lý đơn hàng của bạn.)
• Your order is going be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của bạn sẽ được xử lý nhanh nhất có thể.)
• Unfortunately, these articles are out of stock/ are no longer available. (Thật không may, những mặt hàng này đã hết/không còn khả dụng.)
• I look forward to a really successful collaboration in our future. (Tôi mong chờ một sự hợp tác thực sự thành công trong tương lai.)
• I’d be glad to do business with your own company. (Tôi rất vui khi hợp tác với công ty của bạn.)
• We’d be happy to have a great opportunity to work with your own firm. (Chúng tôi rất vui mừng khi có cơ hội hợp tác tuyệt vời với công ty của bạn.)

Trong email xin việc

• I am writing to express my keen interest in the [Vị trí] position at [Công ty], as advertised on [Nguồn tin]. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí [Vị trí] tại [Công ty], như đã thấy trên [Nguồn tin].)
• I am writing to apply for the [Vị trí] position, as described on your company’s website. (Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí [Vị trí], như đã được mô tả trên trang web của công ty.)
• I am particularly skilled in … (Tôi đặc biệt thành thạo các kỹ năng về …)
• Thank you for your time and consideration. I have attached my resume for your review. (Cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét. Đính kèm là thư xin việc của tôi, công ty có thể cân nhắc.)
• I am eager to discuss my qualifications further in an interview. Please feel free to contact me at your earliest convenience. (Tôi rất mong được trao đổi thêm về trình độ của mình trong một cuộc phỏng vấn. Xin vui lòng liên hệ với tôi khi công ty có thời gian.)

Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh

Tiêu đề email

• Bạn có thể viết tiêu đề email ứng tuyển theo mẫu sau: [Vị trí ứng tuyển] Application – Họ và Tên.

Phần chào hỏi

• Bạn có thể sử dụng “Dear Hiring manager/ Human Resources Team” hoặc “Dear + danh xưng + tên cụ thể của người tuyển dụng”. 

Phần giới thiệu

• Ví dụ, “My name is Hai Ha. I am writing this email to express my keen interest in the content writer position at your company, which I came across through LinkedIn.”

Phần nội dung chính

• Key talents I can bring to your company include… (Những tài năng mà tôi có thể đóng góp cho công ty là…)
• My capabilities include… (Năng lực của tôi bao gồm….)
• I am confident that my skills in….would be the key to solve…(Tôi tin rằng kỹ năng về….sẽ là chìa khóa giúp tôi giải quyết…)
• I am proficient in… (Tôi thành thạo trong…)
• In my previous role at [Công ty trước], I was responsible for [Liệt kê các trách nhiệm chính]. (Trong vị trí trước đó tại công ty, tôi đảm nhận…)
• You can find my attached CV below.

Phần kết luận

• I am looking forward to hearing from you soon. (Tôi mong nhận được phản hồi sớm từ bạn)
• I am looking forward to meeting you in person to share my insights and ideas. (Tôi mong được gặp bạn trực tiếp để trao đổi ý tưởng).
• Thank you for considering my application. I would welcome the opportunity to discuss how my skills and experience can benefit your team. (Cảm ơn sự cân nhắc thư ứng tuyển của tôi. Tôi rất sẵn lòng về một cơ hội để trao đổi thêm về kỹ năng và kinh nghiệm của mình có thể mang lại lợi ích cho Công ty của bạn)
• I am eager to discuss my qualifications further in an interview. Please feel free to contact me at your earliest convenience. (Tôi rất mong được trao đổi thêm về trình độ của mình trong một cuộc phỏng vấn. Xin vui lòng liên hệ với tôi khi công ty có thời gian.)

Phần ký tên

• Sincerely,
• Yours sincerely,
• Best regards,
• Kind regards,

Tạm kết