Những kỹ năng mềm cần có về vị trí nhân viên văn phòng

AGS TRÚC ACC

6 thg 9, 2024

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này Công ty Kế toán AGS Việt Nam sẽ chia sẻ về chủ đề "Những kỹ năng cần có cho nhân viên văn phòng". Bài viết dành cho người có nhu cầu tìm hiểu vị trí nhân viên trong doanh nghiệp. Công ty Kế toán AGS Việt Nam muốn chia sẻ về điều này bởi vì đây là một chủ đề hữu ích mà mọi người cần biết.

Trong môi trường công việc ngày nay, nhân viên văn phòng không chỉ cần sở hữu những kiến thức chuyên môn vững vàng mà còn cần phải có những kỹ năng mềm để đáp ứng yêu cầu và thách thức của công việc. Không chỉ đơn thuần là việc xử lý tài liệu và thực hiện các nhiệm vụ hằng ngày, nhân viên văn phòng cần có khả năng tương tác, giao tiếp và làm việc hiệu quả trong môi trường đa dạng và năng động.

I. Tại sao cần phải rèn luyện, năng cao kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm là những kỹ năng tuy không liên quan trực tiếp đến công việc chuyên môn, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển bản thân của nhân sự và hỗ trợ xử lý công việc tốt hơn, từ đó gia tăng cơ hội thăng tiến trong tương lai.

Tuy nhiên, không phải ai cũng sở hữu tự nhiên những kỹ năng này, mà chúng cần được ươm mầm, rèn luyện và phát triển từ thực tế công việc. Những lợi ích mà nhân viên sẽ đạt được nếu thành thạo các kỹ năng mềm:

Thăng tiến tốt: Kỹ năng mềm là một trong những yếu tố quan trọng giúp nhân viên thăng tiến trong công việc. Những nhân viên có kỹ năng mềm tốt sẽ dễ dàng được giao những nhiệm vụ quan trọng, có cơ hội phát triển bản thân và thăng tiến lên các vị trí cao hơn.
Xây dựng mối quan hệ tốt: Kỹ năng mềm giúp nhân viên xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Điều này sẽ giúp nhân viên dễ dàng hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, tạo dựng môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
Nâng cao năng suất làm việc: Kỹ năng mềm giúp nhân viên quản lý thời gian, giải quyết vấn đề hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
Giảm căng thẳng, áp lực: Kỹ năng mềm giúp nhân viên đối phó với những căng thẳng, áp lực trong công việc, từ đó giữ gìn sức khỏe và tinh thần làm việc tốt.

II. Những kỹ năng mềm cần có của dân văn phòng, công sở

2.1 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn tương tác và làm việc cùng đồng nghiệp cũng như cấp trên một cách hiệu quả. Bằng cách thể hiện ý kiến một cách thông minh, lắng nghe và thấu hiểu ý kiến của người khác, bạn có thể xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác và đạt được mục tiêu chung.

Một cách cụ thể hơn, kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ được thể hiện qua nhiều tình huống trong công sở thường nhật mà bạn sẽ phải đối mặt hàng ngày bao gồm thuyết trình, trao đổi qua email, trao đổi qua điện thoại…

2.2 Kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình đóng vai trò cần thiết trong môi trường công sở vì nó cho phép bạn trình bày ý kiến, ý tưởng, thông tin và dự án một cách rõ ràng, hấp dẫn và thuyết phục trước một đám đông. Bằng cách sử dụng ngôn từ một cách logic, lựa chọn văn phong phù hợp và sắp xếp thông tin một cách rõ ràng, bạn có thể giúp người nghe hiểu một cách nhanh chóng và chính xác.

Một người giỏi thuyết trình cần có những yếu tố sau: Chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng trước khi trình bày, xây dựng kịch bản trình bày, lắng nghe và thấu hiểu người đối diện, tự tin trong giao tiếp…

2.3 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong môi trường làm việc này, nhân viên thường phải đối mặt với các tình huống phức tạp và không định rõ quy trình để thực hiện. Điều này khiến nhân sự phải tự tìm cách giải quyết chúng một cách nhanh chóng và ổn thỏa để tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp nhân viên xác định vấn đề, phân tích các yếu tố liên quan và tìm ra giải pháp phù hợp. Khuyến khích nhân sự tư duy sáng tạo và linh hoạt, để tìm ra và áp dụng những phương pháp mới mẻ và hiệu quả cho các tình huống phức tạp. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.

2.4 Kỹ năng làm việc nhóm

Khi làm việc trong một nhóm hiệu quả, các thành viên có thể chia sẻ công việc, phân chia nhiệm vụ và tận dụng sức mạnh và chuyên môn của nhau. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn so với làm việc đơn lẻ.

Khi làm việc trong nhóm, các thành viên có thể kết hợp ý tưởng và quan điểm khác nhau để tạo ra giải pháp sáng tạo và đột phá. Sự đa dạng và sự khác biệt trong tư duy và kỹ năng của các thành viên trong nhóm có thể mang lại sự sáng tạo và phát triển cho công việc. Kỹ năng làm việc nhóm cho phép các thành viên trong nhóm hiểu và chấp nhận những ý kiến và quan điểm của nhau.

2.5 Kỹ năng viết email

Email là một công cụ giao tiếp phổ biến trong môi trường văn phòng. Vì tính chất đặc thù để lưu trữ thông tin, thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc, nhân viên văn phòng thường xuyên sử dụng email để liên lạc với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng và đối tác.

Vì vậy, kỹ năng viết email tốt sẽ giúp dân công sở dễ dàng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc và chuyên nghiệp. Từ đó nhận được tôn trọng của người nhận, chính vì điều này sẽ giúp nhân viên xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng.

2.6 Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là một yếu tố quan trọng để đạt hiệu suất cao trong công việc văn phòng vì nó giúp bạn sắp xếp và ưu tiên công việc một cách hiệu quả, tận dụng thời gian một cách hợp lý và đạt được mục tiêu cá nhân và nhóm. Kỹ năng này cho phép bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, giúp bạn tránh sự áp lực và stress do công việc chồng chất.

Quản lý thời gian tốt giúp bạn linh hoạt và sẵn sàng đáp ứng các thay đổi và tình huống khẩn cấp. Bằng cách có kế hoạch và ưu tiên công việc, bạn có thể tùy chỉnh và thích ứng với các yêu cầu mới một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi bạn quản lý thời gian tốt, bạn có thể dành thời gian và tập trung vào từng nhiệm vụ một cách kỹ lưỡng hơn. Điều này giúp cải thiện chất lượng công việc, giảm thiểu sai sót và tăng khả năng tập trung.

2.7 Kỹ năng ngoại ngữ

Nhiều công ty, doanh nghiệp hiện nay yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp tiếng Anh thành thạo, do yếu tố hội nhập cũng như giao thương toàn cầu, các công ty không chỉ tìm kiếm cơ hội làm việc, hợp tác với các đối tác và khách hàng trong nước mà họ mở rộng ra các quốc gia khác trên thế giới, nơi có nhiều thị trường tiềm năng hơn.

Để đáp ứng nhu cầu trên, nhiều doanh nghiệp có xu hướng tuyển dụng nhân sự giao tiếp ngôn ngữ thứ hai (tiếng Anh), thậm chí là thứ ba (tiếng Trung, Hàn, Nhật…). Những nhân viên có kỹ năng giao tiếp tiếng Anh tốt sẽ có nhiều cơ hội được giao những nhiệm vụ quan trọng, có cơ hội phát triển bản thân và thăng tiến lên các vị trí cao hơn.