Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ hoàn thuế không đạt chuẩn và cách khắc phục sau khi kiểm tra

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này, AGS muốn chia sẻ những kiến thức cơ bản về việc kiểm tra hồ sơ hoàn thuế, đặc biệt là những thời điểm quan trọng mà người nộp thuế cần chú ý. Việc nắm rõ các thời điểm và lý do cần kiểm tra hồ sơ hoàn thuế sẽ giúp bạn, đặc biệt là những người lao động, hiểu rõ hơn về quyền lợi của mình và cách thức thực hiện các thủ tục hoàn thuế một cách hiệu quả.

Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ trang bị cho bạn những thông tin cần thiết về thời điểm và lý do cần kiểm tra hồ sơ hoàn thuế. Việc nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc quản lý thuế cá nhân của mình. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc tư vấn, đừng ngần ngại liên hệ với AGS Việt Nam để được hỗ trợ.

Bài viết có sử dụng từ viết tắt như sau: thuế giá trị gia tăng (thuế GTGT), thuế thu nhập cá nhân (thuế TNCN).

Hãy cùng khám phá chi tiết các trường hợp hoàn thuế qua bài viết dưới đây nhé!

I. Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ hoàn thuế không đạt chuẩn

Lỗi liên quan đến hồ sơ hoàn thuế GTGT

1. Kê khai sai chỉ tiêu thuế GTGT đề nghị hoàn

Doanh nghiệp chưa kê khai đúng chỉ tiêu “Thuế GTGT đề nghị hoàn” trên Tờ khai thuế GTGT. Các chỉ tiêu như chỉ tiêu 42 trên mẫu 01/GTGT hoặc chỉ tiêu 30 trên mẫu 02/GTGT thường bị bỏ sót hoặc kê khai không chính xác hay khai bổ sung tăng số thuế đề nghị hoàn sau khi đã nộp hồ sơ.

2. Số thuế GTGT đề nghị hoàn không đạt chuẩn

Đề nghị hoàn thuế dưới mức 300 triệu đồng, hoặc sử dụng hóa đơn đầu vào không hợp pháp. Đặc biệt, với trường hợp hoàn thuế xuất khẩu, nếu kỳ đề nghị hoàn thuế không phát sinh doanh thu xuất khẩu hoặc số thuế đề nghị hoàn vượt quá 10% doanh thu xuất khẩu, hồ sơ cũng sẽ bị từ chối.

3. Sai sót trong phân bổ thuế đầu vào và chứng từ xuất khẩu

Phân bổ thuế đầu vào của hàng xuất khẩu không đúng quy định hoặc dữ liệu Tờ khai hải quan trên hệ thống thể hiện hàng hóa xuất khẩu của doanh nghiệp chưa được thông quan sẽ làm cho hồ sơ hoàn thuế không được chấp thuận.

4. Vấn đề liên quan đến dự án đầu tư

Các dự án chưa góp đủ vốn điều lệ đã đăng ký hoặc dự án không chịu thuế GTGT đầu ra, hay không phát sinh tài sản cố định không được hoàn thuế.

5. Thiếu giấy phép ngành nghề đầu tư

Các dự án không có giấy phép xây dựng hoặc các dự án đầu tư công trình xây dựng nhưng không có Giấy phép xây dựng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hoặc các văn bản pháp lý liên quan sẽ không được chấp nhận hoàn thuế.

Lỗi liên quan đến hồ sơ hoàn thuế TNCN

1. Ủy quyền quyết toán nhưng vẫn tự nộp hồ sơ

Cá nhân đã ủy quyền cho đơn vị chi trả thực hiện quyết toán thay nhưng vẫn tự nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN riêng lẻ.

2. Doanh nghiệp chưa nộp đủ thuế khấu trừ của cá nhân

Đơn vị chi trả chưa nộp số thuế đã khấu trừ của cá nhân vào ngân sách, hoặc cá nhân vẫn còn nợ tiền thuế, tiền chậm nộp tính đến thời điểm gửi hồ sơ hoàn thuế, ảnh hướng đến quyền lợi cá nhân.

3. Không đăng ký người phụ thuộc

Cá nhân không đăng ký người phụ thuộc tại đơn vị chi trả nhưng lại nộp hồ sơ hoàn thuế đến cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả.

4. Khai sai thông tin hoặc thiếu số liệu

Khai sai địa chỉ, số tài khoản ngân hàng hoặc không khai đầy đủ các khoản thu nhập chịu thuế có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc phải điều chỉnh nhiều lần. Đặc biệt, khi khai mẫu 02/QTT-TNCN, việc khai nhầm số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập (không khai vào CT34 mà khai vào CT35) cũng khiến hồ sơ không đạt chuẩn.

5. Chênh lệch số liệu giữa cá nhân và đơn vị chi trả

Không nhất quán giữa số liệu kê khai cá nhân và đơn vị chi trả, bao gồm tổng thu nhập chịu thuế, số giảm trừ gia cảnh, khoản đóng bảo hiểm được trừ và số thuế đã khấu trừ.

6. Khai bổ sung không khớp với bản giải trình

Số liệu trên tờ khai điều chỉnh tăng/giảm không khớp với bản giải trình khai bổ sung, dẫn đến sự nghi ngờ từ cơ quan thuế và có thể khiến hồ sơ bị xem xét lại. Việc kiểm tra hồ sơ hoàn thuế phải được thực hiện kỹ lưỡng, đảm bảo rằng mọi thông tin điều chỉnh đều nhất quán giữa các tài liệu liên quan.

II. Quy trình 3 bước kiểm tra hồ sơ hoàn thuế

Bước 1: Thu thập các tài liệu liên quan hồ sơ hoàn thuế

Đầu tiên, kiểm tra hồ sơ hoàn thuế là thu thập đầy đủ các tài liệu liên quan. Hồ sơ hoàn thuế cần phải bao gồm các chứng từ liên quan đến thu nhập chịu thuế, số thuế đã nộp, và các khoản giảm trừ. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu giúp tránh các sai sót không đáng có trong quá trình kiểm tra.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ hoàn thuế đủ điều kiện chấp nhận

Sau khi thu thập đủ các giấy tờ về hồ sơ hoàn thuế, kiểm tra lại hồ sơ đã đầy đủ tài liệu hay chưa, kiểm tra tính đúng sai của các số liệu bằng cách đối chiếu số liệu kê khai trên tờ khai quyết toán thuế với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế (bao gồm thu nhập chịu thuế, số phải nộp, số thuế đã nộp, số thuế đã khấu trừ qua cơ quan chi trả, số kê khai giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc).

Hồ sơ hoàn thuế đủ điều kiện chấp nhận là hồ sơ có số liệu kê khai khớp đúng với số liệu tổng hợp quyết toán hoặc hồ sơ có số liệu kê khai không khớp đúng với số liệu tổng hợp quyết toán tại cơ sở dữ liệu quản lý thuế nhưng tại phân hệ xử lý tờ khai đã chấp nhận giải trình bổ sung thông tin tài liệu.

Hồ sơ hoàn thuế không đủ điều kiện chấp nhận là hồ sơ có số liệu kê khai không khớp đúng với số liệu tổng hợp quyết toán tại cơ sở dữ liệu quản lý thuế nhưng chưa có giải trình bổ sung thông tin tài liệu của doanh nghiệp hoặc chưa được phân hệ xử lý tờ khai chấp nhận giải trình bổ sung thông tin tài liệu của người nộp thuế.

Bước 3: Điều chỉnh nếu có sai sót

Nếu phát hiện sai sót sau khi kiểm tra hồ sơ hoàn thuế, doanh nghiệp cần tiến hành điều chỉnh ngay lập tức. Những sai sót phổ biến có thể bao gồm số liệu không khớp giữa tờ khai thuế và dữ liệu tại cơ quan thuế, hoặc thiếu các tài liệu bổ sung quan trọng. Trong trường hợp này, việc giải trình và cung cấp thông tin bổ sung là cần thiết để đảm bảo hồ sơ được xem xét lại và chấp nhận hoàn thuế.

III. Cách khắc phục sai phạm khi kiểm tra hồ sơ hoàn thuế

Đối với hồ sơ hoàn thuế GTGT

1. Kiểm tra và khai báo chính xác các chỉ tiêu thuế

Đảm bảo các mục quan trọng như “Thuế GTGT đề nghị hoàn” và các biểu mẫu khai thuế liên quan được khai đúng, tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

2. Đảm bảo tính hợp lệ của giấy tờ pháp lý

Đối với các dự án đầu tư và xuất khẩu, doanh nghiệp cần có đủ giấy tờ pháp lý như Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, và các chứng nhận khác.

3. Phân bổ thuế và kiểm tra thông quan đúng quy định

Rà soát phân bổ thuế GTGT đầu vào và trạng thái thông quan hàng hóa kỹ lưỡng trước khi đề nghị hoàn thuế.

4. Bù trừ và điều chỉnh thuế theo quy định

Thực hiện bù trừ thuế đầu vào với số phải nộp chính xác, đảm bảo các khoản thuế được bù trừ hợp lệ, tránh các sai sót dẫn đến việc điều chỉnh hồ sơ sau này.

Đối với hồ sơ hoàn thuế TNCN

1. Kiểm tra và nộp đúng hồ sơ quyết toán

Nếu cá nhân đã ủy quyền cho đơn vị chi trả quyết toán thay, việc kiểm tra kỹ lưỡng và xác nhận thông tin với đơn vị là điều cần thiết.

Trong trường hợp chưa ủy quyền, doanh nghiệp và cá nhân cần đảm bảo hồ sơ quyết toán được nộp đầy đủ và đúng thời hạn theo quy định. Điều này giúp tránh các sai sót không đáng có và đảm bảo hồ sơ hoàn thuế được duyệt nhanh chóng.

2. Xử lý thông tin người phụ thuộc

Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng cá nhân đã đăng ký đúng và đầy đủ người phụ thuộc tại đơn vị chi trả. Việc kê khai sai hoặc thiếu người phụ thuộc có thể dẫn đến việc hồ sơ không hợp lệ, làm chậm quá trình hoàn thuế.

Đặc biệt, khi cơ quan thuế yêu cầu, cá nhân cần cung cấp các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc, nhất là đối với những trường hợp không phải là cha mẹ, vợ/chồng hay con cái. Điều này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của hồ sơ mà còn tránh những rắc rối về sau.

3. Đối chiếu số liệu giữa cá nhân và đơn vị chi trả

Phối hợp với cá nhân để khớp số liệu thu nhập, giảm trừ, và các khoản khấu trừ thuế, đảm bảo nhất quán.

Để tránh tình trạng hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với cá nhân để kiểm tra và đối chiếu số liệu chính xác. Nếu phát hiện bất kỳ chênh lệch nào, việc điều chỉnh ngay lập tức thông qua sự thống nhất giữa hai bên sẽ giúp đảm bảo quá trình hoàn thuế diễn ra suôn sẻ.

4. Cập nhật chính xác thông tin cá nhân và khai bổ sung

Đảm bảo các thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng là chính xác và số liệu khai bổ sung khớp với bản giải trình để tránh bị từ chối.

Ngoài ra, khi thực hiện khai bổ sung, cá nhân cần đảm bảo rằng số thuế TNCN điều chỉnh phải khớp với bản giải trình khai bổ sung. Số liệu không nhất quán giữa các tờ khai có thể khiến cơ quan thuế từ chối xét duyệt hồ sơ, gây mất thời gian và công sức cho doanh nghiệp

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.