Payroll là gì? Chìa khoá để quản lý lương thưởng hiệu quả

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.
Trong thời đại số hóa, việc quản lý nhân sự, đặc biệt là vấn đề lương thưởng, trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. Với hàng loạt quy định pháp luật, chế độ đãi ngộ đa dạng và số lượng nhân viên ngày càng tăng, các doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả của hệ thống payroll. Vậy payroll là gì? Tại sao nó lại đóng vai trò quan trọng đến vậy trong hoạt động của doanh nghiệp? 

Cùng AGS tìm hiểu trong bài viết này.

1. Payroll là gì?

    Payroll là một thuật ngữ tiếng Anh được dịch sang tiếng Việt là bảng lương, sổ lương hoặc tổng quỹ lương. Nói một cách đơn giản, payroll là một hệ thống quản lý toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc tính toán, thanh toán lương, thuế và các khoản trích khấu khác cho nhân viên của một công ty.
    Về bản chất, Payroll không chỉ đơn giản là việc liệt kê số tiền mà mỗi nhân viên được nhận mà còn là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý các khoản thanh toán cho nhân viên.
    Một bảng lương chuẩn đầy đủ cần bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin nhân viên: Bao gồm họ tên, mã số nhân viên, vị trí công tác, phòng ban làm việc.
• Lương cơ bản: Đây là mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thường được tính dựa trên số giờ hoặc ngày làm việc của nhân viên.
• Các khoản thu nhập khác: Tiền phụ cấp,trợ cấp, tiền thưởng, và các khoản thu nhập khác.
• Các khoản khấu trừ: Gồm các khoản như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và thuế thu nhập cá nhân. Mỗi khoản này đều được tính toán dựa trên quy định của pháp luật và yêu cầu phải được khấu trừ chính xác từ lương của nhân viên.
• Số tiền thực lĩnh: Đây là số tiền mà nhân viên sẽ nhận được sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ.
• Kỳ lương: Ngày thanh toán và khoảng thời gian làm việc được tính lương.

    Bảng lương không chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với nhân viên mà còn là tài liệu quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong quy trình trả lương.

2. Vai trò của Payroll là gì?

    Payroll không chỉ là danh sách chi trả lương cho nhân viên mà còn đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp.

2.1 Thống kê và tính toán lương thưởng cho nhân viên

    Quá trình thống kê và tính toán lương thưởng là phần cốt lõi của Payroll. Một doanh nghiệp thường phải xử lý nhiều khoản lương khác nhau, từ nhân viên văn phòng cho đến các nhân viên làm việc bán thời gian hoặc theo ca kíp. Payroll giúp doanh nghiệp quản lý và tính toán chi tiết những khoản lương này, đảm bảo rằng không xảy ra sai sót nào trong việc trả lương.
    Bằng cách thống kê toàn bộ thông tin lương của nhân viên, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá tổng chi phí nhân sự, phân bổ quỹ lương và có chiến lược tài chính hợp lý hơn.

2.2 Căn cứ hợp pháp cho quá trình trả lương

    Payroll là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh rằng mình đã thực hiện nghĩa vụ trả lương đúng theo quy định của pháp luật. Việc lập bảng lương chính xác, đúng hạn còn giúp doanh nghiệp tránh được các tranh chấp lao động phát sinh do chậm trễ hoặc sai sót trong việc trả lương.
    Ngoài ra, bảng lương còn là bằng chứng để doanh nghiệp cung cấp cho các cơ quan kiểm toán, thuế hoặc cơ quan lao động khi có yêu cầu.

2.3 Ảnh hưởng tới báo cáo tài chính

    Payroll có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Lương, phụ cấp và các khoản chi liên quan đến nhân sự thường chiếm phần lớn trong tổng chi phí hoạt động của một tổ chức. Việc tính toán chi phí nhân sự chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn, đưa ra các quyết định kinh doanh và đầu tư đúng đắn.
    Nếu bảng lương không được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về việc thiếu hụt quỹ lương hoặc gặp vấn đề trong việc cân đối tài chính. Đây là lý do tại sao Payroll không chỉ liên quan đến việc trả lương mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

2.4 Là cơ sở để cải thiện hiệu suất của nhân viên

    Bảng lương cũng là một công cụ hữu hiệu để đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Các doanh nghiệp có thể dựa vào bảng lương để xác định các khoản thưởng, tăng lương hoặc các chính sách khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
    Khi nhân viên thấy rằng lương thưởng của mình phản ánh đúng nỗ lực và đóng góp của họ, họ sẽ có động lực làm việc tốt hơn và cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp.

3. Những căn cứ để xây dựng bảng lương Payroll là gì?

3.1 Quy định pháp luật

    Pháp luật Việt Nam đưa ra những quy định rõ ràng và chi tiết về các yếu tố liên quan đến Payroll của nhân viên nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Các yếu tố quan trọng trong quy định pháp luật mà doanh nghiệp cần tuân thủ bao gồm:

• Mức lương cơ sở: Đây là mức lương tối thiểu mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động, được quy định bởi Chính phủ. Mức lương cơ sở thường được sử dụng làm cơ sở tính các khoản phụ cấp, trợ cấp và các khoản trích theo lương. Tại Việt Nam, mức lương cơ sở thường thay đổi theo thời kỳ và được điều chỉnh để phù hợp với tình hình kinh tế – xã hội.
• Các khoản trích theo lương: Doanh nghiệp có trách nhiệm trích một phần tiền lương của nhân viên để đóng các khoản bảo hiểm và thuế, bao gồm:

1. Bảo hiểm xã hội (BHXH): Tỷ lệ trích từ tiền lương của người lao động và doanh nghiệp được quy định rõ ràng theo Luật Bảo hiểm xã hội.
2. Bảo hiểm y tế (BHYT): Khoản trích đóng nhằm đảm bảo người lao động có thể sử dụng dịch vụ chăm sóc y tế.
3. Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Đây là khoản bảo hiểm để hỗ trợ tài chính cho người lao động trong trường hợp thất nghiệp.
4. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Mỗi người lao động phải đóng thuế thu nhập cá nhân dựa trên thu nhập của họ. Tỷ lệ thuế phụ thuộc vào mức thu nhập của từng cá nhân theo bảng thuế lũy tiến.

• Mức lương tối thiểu vùng: Mức lương này do Chính phủ quy định dựa trên điều kiện kinh tế – xã hội của từng vùng, nhằm đảm bảo mức sống tối thiểu cho người lao động. Việt Nam được chia thành 4 vùng với các mức lương tối thiểu khác nhau. Doanh nghiệp hoạt động trong mỗi vùng phải tuân thủ mức lương tối thiểu tương ứng với khu vực của mình. Việc không tuân thủ các quy định về mức lương tối thiểu có thể dẫn đến các chế tài xử phạt từ cơ quan chức năng.

Tính từ ngày 01.07.2024, theo Nghị định số 74/2024/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng được quy định như sau:

Vùng	Mức lương tối thiểu trên tháng (Đơn vị: đồng/ tháng)	Mức lương tối thiểu trên giờ (Đơn vị: đồng/ giờ)
Vùng I	4.960.000	23.800
Vùng II	4.410.000	21.200
Vùng III	3.860.000	18.600
Vùng IV	3.450.000	16.600

3.2 Quy chế lương của doanh nghiệp

    Quy chế tiền lương là một bộ khung quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, được thiết lập nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong việc chi trả lương thưởng cho nhân viên. Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy chế tiền lương riêng, phù hợp với đặc thù ngành nghề và quy mô hoạt động, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Quy chế tiền lương của doanh nghiệp thường bao gồm các yếu tố sau:

• Nguyên tắc và quy định về tính lương: Lương được tính dựa trên lương cơ bản, giờ làm việc và các khoản thưởng. Nguyên tắc đảm bảo công bằng, minh bạch và tuân thủ luật pháp. Bao gồm tính lương ngoài giờ và ca đêm.
• Nguyên tắc và quy định về trả lương: Quy định về chu kỳ, thời điểm và hình thức trả lương (chuyển khoản hoặc tiền mặt). Đảm bảo người lao động nhận lương đúng hạn. Thời gian trả lương phải cố định hàng tháng.
• Quy định về các khoản trích và phụ cấp: Doanh nghiệp trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN theo luật định. Các khoản phụ cấp như ăn trưa, xăng xe, công việc được quy định rõ ràng. Việc này giúp bảo vệ quyền lợi người lao động.
• Chính sách và quy định khác liên quan đến tiền lương: Các chính sách thưởng, khấu trừ và tăng lương định kỳ được quy định chi tiết. Thưởng dựa trên hiệu suất, khấu trừ trong trường hợp vi phạm và các khoản thưởng dịp lễ Tết. Tăng lương định kỳ tạo động lực cho nhân viên.

    Một quy chế tiền lương rõ ràng, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt chi phí, tạo động lực cho nhân viên và đảm bảo tính công bằng trong nội bộ. Đồng thời, nó còn góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định và tăng cường lòng trung thành của người lao động.

3.3 Bảng chấm công nhân viên

    Bảng chấm công là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và tính toán Payroll cho nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Thông qua bảng chấm công, nhà quản lý có thể nắm bắt đầy đủ thông tin về thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ không lương và tăng ca của từng nhân viên.Cơ sở tính lương chính xác: 

• Bảng chấm công cung cấp dữ liệu về số công làm việc thực tế, nghỉ phép, và các khoản phụ cấp giúp tính toán mức lương hàng tháng tương ứng cho nhân viên. Điều này đảm bảo nhân viên được trả đúng với số giờ công đã hoàn thành.
• Theo dõi hiệu suất làm việc: Nhà quản lý có thể sử dụng bảng chấm công để đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định khen thưởng hoặc xử lý vi phạm theo quy định nội bộ.

3.4 Báo cáo KPI/OKRs của nhân viên

    Báo cáo KPI và OKRs là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp quản lý hiệu quả công tác Payroll, đặc biệt đối với các vị trí nhân viên sales hoặc những vị trí hưởng lương theo doanh số.

• KPI (Key Performance Indicators): Là chỉ số đo lường hiệu suất như doanh số bán hàng, số lượng hợp đồng ký kết, hay tỷ lệ khách hàng mới. Ví dụ, một nhân viên đạt 120% chỉ tiêu doanh số hàng tháng sẽ được cộng thêm khoản thưởng theo bảng lương, tăng thu nhập và tạo động lực làm việc.
• OKRs (Objectives and Key Results): Là hệ thống mục tiêu và kết quả, giúp doanh nghiệp đánh giá rõ ràng mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Từ đó, báo cáo OKRs cung cấp căn cứ để tính toán lương thưởng, đảm bảo tính công bằng và minh bạch.

    Sử dụng báo cáo KPI/OKRs trong Payroll giúp doanh nghiệp tính toán lương thưởng chính xác, tối ưu hóa chi phí và khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc.

4. Các vấn đề thường gặp khi tính bảng lương nhân viên là gì?

    Trong quá trình tính toán Payroll, rất dễ xảy ra sai sót, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn với hàng trăm nhân viên. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải:Tính sai lương do không khớp với số công thực tế: 

• Việc tổng hợp công, tính lương có thể không chính xác, dẫn đến sai sót trong việc tính số ngày làm việc, số giờ tăng ca hay các khoản thu nhập ngoài lương cơ bản như thưởng KPI, doanh số.
• Quy chế lương thưởng chưa rõ ràng: Khi doanh nghiệp không xây dựng quy chế minh bạch về lương thưởng, nhân viên dễ cảm thấy bất mãn, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc và tỷ lệ gắn bó với công ty.
• Trả lương không đúng hạn: Chậm trễ trong việc trả lương là một vấn đề lớn, không chỉ ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp mà còn gây mất niềm tin từ phía nhân viên, khiến họ không còn nhiệt huyết trong công việc.
• Khó khăn trong việc quản lý công lương với hệ thống lớn: Tổng hợp dữ liệu từ nhiều phòng ban, địa điểm khác nhau tốn rất nhiều thời gian, dễ dẫn đến sai sót trong quá trình tổng hợp công.
• Chưa xây dựng các khoản tăng lương theo cấp bậc, chức danh và thâm niên: Một lỗi phổ biến khác là việc bỏ qua các chính sách tăng lương dựa trên cấp bậc, chức danh hoặc thời gian làm việc. Điều này khiến doanh nghiệp không đủ sức hấp dẫn và giữ chân những nhân tài quan trọng.
• Để khắc phục các vấn đề này, doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống quản lý Payroll hiệu quả và tự động, giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình tính lương. Vậy, câu hỏi đặt ra đâu là giải pháp giúp tối ưu và hoàn thiện công tác xây dựng Payroll?

5. Kết luận

    Việc xây dựng bảng lương hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu nguồn lực, mà còn tạo ra sự yên tâm cho nhân viên, giúp họ tập trung vào công việc và nâng cao hiệu suất. Bài viết này cung cấp cái nhìn rõ ràng về Payroll và vai trò quan trọng của nó trong doanh nghiệp.