Workflow là gì? Cách tối ưu quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Cùng AGS khám phá ngay trong bài viết này!

1. Workflow là gì?

    Workflow là một từ được cấu thành bởi hai yếu tố đó là “work” (công việc) và “flow” (dòng chảy). Một cách đơn giản, workflow chính là dòng công việc, hay còn có thể hiểu là một chuỗi các nhiệm vụ trong quy trình công việc, được triển khai theo thứ tự cụ thể.
    Workflow giúp vạch ra cấu trúc các nhiệm vụ/công việc, người/nhóm phụ trách, các yếu tố phụ thuộc và một số điều kiện liên quan. Về cơ bản, workflow giống như một đường chỉ dẫn để giúp hoàn thành nhiệm vụ từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc.
    Workflow được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quản lý dự án đến phát triển phần mềm,…nhằm mục đích tạo ra một quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.

2. Phân biệt workflow với checklist, flowchart và quản trị công việc

    Workflow, checklist, flowchart và quản trị công việc là những công cụ quan trọng trong quản lý quy trình và công việc. Tuy nhiên, mỗi công cụ này có mục đích và tính năng khác nhau, phù hợp với các nhu cầu quản lý cụ thể.
    

3. Vai trò của workflow trong hoạt động của doanh nghiệp

3.1 Đảm bảo công việc được liền mạch và nhất quán

    Khi mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều tuân thủ theo workflow đã được thiết lập sẵn, các phòng ban cũng như từng thành viên có thể nhìn thấy rõ được vai trò và nhiệm vụ của mình để thực hiện. Điều này giúp loại bỏ sự lộn xộn, hạn chế tình trạng nhiệm vụ bị chồng chéo cũng như đùn đẩy trách nhiệm trong công việc.
    Ngoài ra, workflow còn giúp tạo ra sự kết nối trong công việc, các hoạt động chia sẻ thông tin, tương tác,…cũng sẽ diễn ra đồng bộ hơn, giúp cho công việc được nhất quán và minh bạch.

3.2 Theo dõi và quản lý quy trình dễ dàng

    Thông qua luồng công việc đã được thiết lập, các nhà quản lý, lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc nắm bắt tình trạng, chất lượng công việc thông qua từng giai đoạn trong workflow. Nhờ vào các sơ đồ workflow, các quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình tổng quan, cũng như dễ dàng bám sát tiến độ, từ đó đưa ra các phương án điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.

3.3 Tăng hiệu suất

    Workflow giúp các nhà quản lý phân chia nhiệm vụ công việc rõ ràng, cụ thể cho từng phòng ban/ cá nhân, đi kèm với đó là các nguồn lực liên quan, thời gian, KPI cụ thể,…Nhờ đó, các thành viên, đội nhóm có thể chủ động hơn trong công việc, biết được mình cần tập trung vào nhiệm vụ gì để đạt được kết quả, thay vì lan man sang các công việc khác.

Sự chủ động trong công việc không chỉ giúp tăng hiệu suất, mà còn giúp thúc đẩy động lực của nhân viên hiệu quả.

3.4 Tiết kiệm nguồn lực

    Nhờ có luồng công việc, các hoạt động trong doanh nghiệp được triển khai một cách khoa học, nhất quán, giảm thiểu những thứ không cần thiết. Điều này không chỉ giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí.
    Về cơ bản, việc áp dụng workflow là yếu tố thiết yếu để bất kỳ doanh nghiệp nào muốn vận hành hiệu quả và bền vững. Nó không chỉ giúp công việc liền mạch, nâng cao năng suất mà còn tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo doanh nghiệp phát triển đúng hướng và hiệu quả hơn.

4. Các loại sơ đồ workflow

    Có nhiều dạng sơ đồ mô tả quy trình làm việc, mỗi loại có một cách tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên, các loại phổ biến thường được sử dụng bao gồm:

• Lưu đồ ANSI: Dạng sơ đồ này sử dụng các ký hiệu chuẩn từ Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) để minh họa từng bước trong quy trình làm việc.
• Sơ đồ hoạt động UML: Đây là sơ đồ biểu diễn trình tự các bước hoặc nhiệm vụ thông qua đồ thị, dựa trên Ngôn ngữ Mô hình Thống nhất (UML) để làm rõ thứ tự công việc.
• BPMN: Loại sơ đồ này dùng ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa (BPMN), giúp cả người chuyên môn và không chuyên về kỹ thuật dễ dàng hiểu được quy trình.
• SIPOC: Dạng sơ đồ này tập trung vào phân tích các yếu tố khác nhau của quy trình, nhấn mạnh vai trò của người cung cấp và người nhận thông tin, thay vì chỉ tập trung vào thứ tự thực hiện các bước như các sơ đồ truyền thống.

5. Các bước xây dựng quy trình workflow khoa học cho doanh nghiệp

5.1 Thu thập dữ liệu

    Cơ sở dữ liệu cho workflow là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp xây dựng và triển khai quy trình workflow chính xác nhất. Nguồn dữ liệu ở đây có thể là tài liệu, thông tin hoặc các dữ liệu số của doanh nghiệp.
    Thường dữ liệu sẽ được thu thập từ 2 nguồn chính:

• Dữ liệu thu thập từ nguồn nội bộ: Bao gồm tất các các thông tin được lưu trữ và tổ chức trong doanh nghiệp như: thông tin nhân sự, thông tin dự án, báo cáo tình hình kinh doanh, thông tin khách hàng,….
• Dữ liệu thu thập từ nguồn bên ngoài: Là toàn bộ các thông tin và dữ liệu được lấy từ các nguồn không thuộc sự kiểm soát của doanh nghiệp như tình hình thị trường, báo cáo về đối thủ cạnh tranh, các thông tin về biến động thị trường,…

5.2 Liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện

    Việc liệt kê toàn bộ nhiệm vụ giúp doanh nghiệp không bị bỏ sót các công việc cần thực hiện trong workflow. Việc này có thể cần đến sự tham gia của các bên liên quan để đảm bảo có thể có một danh sách đầy đủ nhất.
    Ví dụ: 

• Quy trình chăm sóc khách hàng giai đoạn sau bán có thể bao gồm các công việc như:Theo dõi khách hàng
• Chủ động hỏi han, quan tâm khách hàng
• Cung cấp các chính sách cho khách hàng trung thành
• Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại

5.3 Phân công vai trò

    Việc phân công người, đội nhóm phụ trách trong workflow giúp đảm bảo công việc được giao cho đúng người, đúng việc, đúng thời điểm.
    Dựa vào các nhiệm vụ được liệt kê, cần phải đánh giá rõ khả năng cũng như trách nhiệm của từng thành viên để gán nhiệm vụ cho phù hợp. Ngoài ra, cần phải có sự trao đổi và thảo luận, thống nhất để đảm bảo sự cân đối và đồng thuận khi phân công nhiệm vụ.
    Sau khi gán nhiệm vụ cụ thể cho các đội nhóm, thành viên, cần phải đưa ra phương thức để cùng tương tác, trao đổi và báo cáo công việc giữa các bộ phận có liên quan.

5.4 Thiết lập quy trình công việc

    Luồng công việc chính thức phải là một quy trình mô tả đầy đủ chi tiết các bước thực hiện, thể hiện rõ được mối tương quan giữa các dữ liệu cũng như các bên liên quan. Thông qua workflow quy trình công việc, mọi người có thể nhanh chóng nắm bắt nhiệm vụ, đảm bảo tính nhất quán trong công việc.
    Khi thiết lập quy trình làm việc, cần đảm bảo có các thông tin quan trọng như:

• Sơ đồ, biểu đồ để nắm được tổng quan toàn bộ quy trình
• Mô tả công việc: giúp các thành viên hiểu rõ về vai trò, nhiệm vụ của mình
• Người chịu trách nhiệm và người phụ trách
• Thời gian và KPI cụ thể
• Nguồn lực cần thiết
• Các quy định chung
• Kiểm soát và đánh giá

5.5 Kiểm tra và đánh giá luồng công việc

    Sau khi xây dựng được workflow, việc kiểm tra và đánh giá giúp đảm bảo tính khả thi, và nâng cao hiệu quả thực hiện. Điều này còn giúp rà soát lại những lỗi có thể xảy ra để doanh nghiệp có nhanh chóng tìm ra hướng khắc phục và điều chỉnh.

• Khi thực hiện kiểm tra, đánh giá quy trình công việc, cần chú ý các yếu tố sau:
• Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả, phù hợp
• Cần phải trao đổi để thu thập phản hồi của các bên liên quan
• Đưa ra được các đề xuất khắc phục, cải tiến nếu phát hiện vấn đề
• Sau khi điều chỉnh, cần đánh giá lại toàn bộ quy trình

6. Kết luận

    Việc xây dựng và áp dụng workflow không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình công việc mà còn góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Một quy trình làm việc rõ ràng, khoa học sẽ giúp nhân viên làm việc nhất quán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm nguồn lực.