Hệ thống tài khoản 211 – Kết cấu, nội dung và cách hạch toán | Công ty Dịch vụ Kế toán và Kiểm toán Nhật bản.(AGS-VINA)

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.
Tài sản cố định hữu hình là một trong những tài khoản quan trọng trong kế toán, dùng để ghi nhận và quản lý giá trị của tài sản cố định mà doanh nghiệp sở hữu. Việc hạch toán chính xác tài khoản này giúp doanh nghiệp theo dõi được tình hình tài sản, phục vụ cho công tác quản lý và báo cáo tài chính
Cùng AGS tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Tài khoản 211 là loại tài khoản gì?

Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của toàn bộ tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp theo nguyên giá.

Tài sản cố định hữu hình bao gồm những tài sản có hình dáng vật chất, như nhà cửa, cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, và các công cụ, dụng cụ phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Các tài sản này có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, vì chúng duy trì hình thức vật chất ban đầu, góp phần vào việc tạo ra sản phẩm và cung cấp dịch vụ. Hạch toán chính xác tài khoản 211 giúp doanh nghiệp theo dõi được giá trị và tình trạng của các tài sản cố định, từ đó có cơ sở để lập báo cáo tài chính và đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả.

2. Sơ đồ chữ T tài khoản 211

Sơ đồ chữ T của tài khoản 211 (Tài sản cố định hữu hình) là công cụ trực quan giúp kế toán ghi nhận và quản lý các giao dịch phát sinh liên quan đến tài sản cố định hữu hình trong doanh nghiệp. Việc sử dụng sơ đồ chữ T tài khoản 211 giúp kế toán quản lý tài sản cố định một cách rõ ràng, khoa học và đảm bảo tính chính xác trong công tác hạch toán.

3. Kết cấu và nội dung Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình

Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình được sử dụng để ghi nhận và theo dõi nguyên giá của các tài sản cố định hữu hình mà doanh nghiệp sở hữu. Kết cấu của tài khoản này bao gồm các khoản mục chính như nguyên giá tài sản, chi phí nâng cấp, sửa chữa lớn và các khoản tăng giảm liên quan đến tài sản. Nội dung của TK 211 phản ánh giá trị ban đầu của tài sản cố định, từ đó giúp quản lý và báo cáo chính xác tình hình tài sản của doanh nghiệp.

Cấu trúc và nội dung của tài khoản 211 (tài sản cố định) theo quy định tại Điều 31, Khoản 2 của Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa được miêu tả như sau:

Phía Nợ:

Nguyên giá của tài sản cố định tăng do mua sắm, trao đổi tài sản cố định, hoàn thành xây dựng cơ bản và bàn giao sử dụng, góp vốn vào liên doanh, nhận quà tặng, viện trợ…
Điều chỉnh tăng nguyên giá của tài sản cố định do lắp đặt, trang bị thêm, cải tạo nâng cấp, đánh giá lại.

Phía Có:

Nguyên giá của tài sản cố định giảm do chuyển nhượng cho đơn vị khác, trao đổi để nhận tài sản cố định mới, bán, thanh lý hoặc góp vốn vào đơn vị khác.
Nguyên giá của tài sản cố định giảm do tháo rời một số bộ phận sau khi đánh giá lại giảm nguyên giá.

Số dư phía Nợ: Giá trị nguyên giá của tài sản cố định hiện có vào cuối kỳ tại doanh nghiệp.

Tài khoản 211 (tài sản cố định) gồm 06 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 2111 – Nhà cửa, vật kiến trúc: Phản ánh giá trị các công trình xây dựng như nhà cửa, vật kiến trúc, hàng rào, bể, tháp nước, sân bãi, các công trình trang trí, thiết kế cho nhà cửa, và các cơ sở hạ tầng như đường sá, cầu cống, đường sắt, cầu tàu, cầu cảng.
Tài khoản 2112 – Máy móc, thiết bị: Phản ánh giá trị các loại máy móc, thiết bị dùng trong sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm máy móc chuyên dùng, thiết bị công tác, dây chuyền công nghệ và máy móc đơn lẻ.
Tài khoản 2113 – Phương tiện vận tải, truyền dẫn: Phản ánh giá trị các loại phương tiện vận tải như đường bộ, đường sắt, đường thủy, hàng không, đường ống và các thiết bị truyền dẫn.
Tài khoản 2114 (Thiết bị, dụng cụ quản lý): Ghi nhận giá trị của thiết bị và dụng cụ dùng trong quản lý kinh doanh và hành chính.
Tài khoản 2115 (Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm): Theo dõi giá trị của cây lâu năm, súc vật làm việc, và súc vật nuôi dùng để sản xuất sản phẩm.
Tài khoản 2118 (TSCĐ khác): Ghi nhận giá trị của các tài sản cố định không được phản ánh trong các tài khoản nêu trên.

4. Cách hạch toán Tài khoản 211 tài sản cố định hữu hình và vô hình

Hạch toán Tài khoản 211 – tài sản cố định là quá trình quản lý tài chính quan trọng, bao gồm ghi nhận và theo dõi các tài sản lâu dài của doanh nghiệp như máy móc, thiết bị, và phần mềm. Đối với tài sản cố định hữu hình, kế toán ghi nhận nguyên giá, khấu hao và chi phí bảo trì. Trong khi đó, tài sản cố định vô hình như bản quyền và phần mềm được ghi nhận theo nguyên giá và phân bổ chi phí theo thời gian sử dụng. Quá trình này giúp đảm bảo chính xác trong báo cáo tài chính và hỗ trợ quyết định tài chính hiệu quả.

4.1.1 Khi doanh nghiệp nhận vốn góp hoặc vốn cấp dưới dạng tài sản cố định hữu hình, ghi nhận hạch toán tài sản cố định như sau:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (theo giá trị thỏa thuận)
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu

4.1.2 Khi doanh nghiệp mua sắm tài sản cố định hữu hình:

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Doanh nghiệp cần xác định nguyên giá tài sản cố định dựa trên các chứng từ liên quan, lập hồ sơ kế toán và biên bản giao nhận tài sản. Ghi sổ như sau:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111, 112, … (tùy theo phương thức thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411) (nếu có)

Nếu tài sản cố định được mua kèm thiết bị, phụ tùng thay thế, Ghi nhận như sau:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (bao gồm giá trị tài sản chính và các thiết bị phụ tùng đủ tiêu chuẩn)
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (1534) (cho thiết bị và phụ tùng thay thế)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111, 112, … (tùy theo phương thức thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411) (nếu có)

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, nguyên giá tài sản cố định bao gồm cả thuế GTGT.

Nếu tài sản cố định được mua sắm bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp và được sử dụng cho sản xuất kinh doanh, theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, cần điều chỉnh ghi tăng nguồn vốn kinh doanh và giảm nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Khi quyết toán được duyệt, ghi nhận như sau:

Nợ TK 441 – Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu

4.1.3 Khi doanh nghiệp mua tài sản cố định hữu hình theo phương thức trả chậm hoặc trả góp và đưa vào sử dụng ngay:

Ghi nhận hạch toán tài sản cố định khi mua sắm:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (theo giá mua trả ngay)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm, tính bằng chênh lệch giữa tổng số tiền thanh toán và giá mua trả ngay, cộng với thuế GTGT nếu có)
Có các TK 111, 112, 331 (tùy theo phương thức thanh toán)

Khi thanh toán tiền cho người bán, hạch toán tài sản cố định:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112 (số tiền thanh toán định kỳ bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm)

Khi tính chi phí lãi trả chậm định kỳ, hạch toán tài sản cố định:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 242 – Chi phí trả trước

4.1.4 Khi doanh nghiệp nhận tài trợ, biếu, tặng tài sản cố định hữu hình và đưa vào sử dụng ngay cho sản xuất kinh doanh:

Ghi nhận hạch toán tài sản cố định được nhận:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có TK 711 – Thu nhập khác

Ghi nhận các chi phí liên quan trực tiếp đến tài sản cố định được tài trợ, biếu, tặng (như chi phí vận chuyển, lắp đặt):

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có các TK 111, 112, 331, … (tùy thuộc vào phương thức thanh toán)

4.1.5 Khi doanh nghiệp tự sản xuất tài sản cố định hữu hình và đưa vào sử dụng:

Ghi nhận hạch toán tài sản cố định hữu hình tự sản xuất:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có TK 155 – Thành phẩm (nếu xuất kho để sử dụng)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (nếu đưa vào sử dụng ngay)

4.1.6 Khi doanh nghiệp thực hiện trao đổi tài sản cố định hữu hình:

Trao đổi với tài sản cố định tương tự:Khi nhận tài sản cố định tương tự và đưa vào sử dụng:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá ghi theo giá trị còn lại của tài sản trao đổi)
Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (số khấu hao của tài sản trao đổi)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá tài sản trao đổi)

Trao đổi với tài sản cố định không tương tự:Khi giao tài sản cố định cho bên trao đổi:

Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại của tài sản trao đổi)
Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị đã khấu hao)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)

Ghi nhận thu nhập từ trao đổi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 711 – Thu nhập khác (giá trị hợp lý của tài sản trao đổi)
Có TK 333 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Khi nhận tài sản cố định từ trao đổi:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (giá trị hợp lý của tài sản nhận)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)

Nếu phải thu thêm tiền do giá trị tài sản trao đổi lớn hơn giá trị tài sản nhận:

Nợ các TK 111, 112 (số tiền thu thêm)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

Nếu phải trả thêm tiền do giá trị tài sản nhận lớn hơn giá trị tài sản trao đổi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có các TK 111, 112,…

4.1.7 Khi doanh nghiệp mua tài sản cố định hữu hình, bao gồm nhà cửa và vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, và đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi nhận như sau:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá của nhà cửa và vật kiến trúc)
Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình (nguyên giá quyền sử dụng đất)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…

4.1.8 Khi tài sản cố định hữu hình tăng do hoàn thành đầu tư xây dựng cơ bản, các bước ghi nhận kế toán được thực hiện như sau:

Khi công trình xây dựng cơ bản hoàn thành và được đưa vào sử dụng, nhưng chưa được quyết toán vốn đầu tư:

Doanh nghiệp tạm tính nguyên giá của tài sản để hạch toán tăng, giảm tài sản cố định và làm cơ sở tính khấu hao. Sau khi quyết toán vốn đầu tư được duyệt, nếu có sự chênh lệch so với giá trị tạm tính, doanh nghiệp cần điều chỉnh tăng hoặc giảm số chênh lệch.

Nếu đầu tư xây dựng cơ bản được hạch toán trên cùng hệ thống kế toán của doanh nghiệp:Khi công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng:

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá tài sản)
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dangNếu tài sản không đạt tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình:Nợ các TK 152, 153 (nếu là vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho)
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Nếu đầu tư xây dựng cơ bản không hạch toán trên cùng hệ thống kế toán (do doanh nghiệp có Ban quản lý dự án riêng):Khi nhận bàn giao công trình từ chủ đầu tư:

Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 213
Có TK 136 – Phải thu nội bộ
Có các TK 331, 333,… (nếu có nợ phải trả)

Khi đầu tư TSCĐ bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, sau quyết toán được duyệt:

Nợ TK 441 – Nguồn vốn đầu tư XDCB
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu

Nếu sau quyết toán có chênh lệch giữa giá quyết toán và giá tạm tính:

Khi điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (số phải thu hồi không được quyết toán)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình

Khi điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ:

Nợ các TK 211, 213, 217, 1557
Có các TK liên quan

4.1.9 Khi doanh nghiệp nhận tài sản cố định hữu hình từ điều động nội bộ của Tổng công ty mà không phải thanh toán tiền, ghi nhận kế toán như sau:

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá tài sản nhận được)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn của tài sản)
Có các TK 336, 411 (giá trị còn lại của tài sản)

4.1.10 Khi doanh nghiệp sử dụng kinh phí sự nghiệp hoặc dự án để đầu tư hoặc mua sắm tài sản cố định và đưa tài sản vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp hoặc dự án, hạch toán như sau:

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (giá trị tài sản cố định)
Có các TK 111, 112 (tiền mặt hoặc ngân hàng)
Có TK 241 – XDCB dở dang (nếu có phần đầu tư chưa hoàn thành)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu có nợ phải trả)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612) (phần nguồn kinh phí liên quan)

Đồng thời, doanh nghiệp cần ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ như sau:

Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (1612) (giá trị tương ứng với nguồn kinh phí đã chi cho tài sản)
Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (số tiền tương ứng với giá trị tài sản)

Nếu doanh nghiệp rút dự toán mua TSCĐ, cần cập nhật và ghi chép thông tin này trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

5. Cách xác định nguyên giá mua TSCĐ

Nguyên giá (historical cost), hay còn gọi là giá gốc, chi phí lịch sử, là chi phí hoặc giá trị mua sắm ban đầu của một tài sản. Nguyên giá của tài sản cố định hữu hình được tính như sau:

Nguyên giá TSCĐ hữu hình = Giá mua + Thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) + Các chi phí liên quan

Ở đây:

Giá mua: là số tiền thực tế phải trả để mua tài sản. Đối với trường hợp tài sản cố định hữu hình mua trả chậm hoặc trả góp, giá mua là giá của tài sản tại thời điểm mua, không bao gồm lãi trả chậm.
Các chi phí liên quan: bao gồm các chi phí cần thiết để đưa tài sản vào trạng thái sử dụng, như chi phí vận chuyển, bốc dỡ; lãi tiền vay phát sinh trong quá trình đầu tư mua sắm tài sản cố định; chi phí nâng cấp; chi phí lắp đặt, chạy thử; lệ phí trước bạ;…

Lưu ý: Đối với tài sản cố định hữu hình như nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, giá trị của quyền sử dụng đất phải được xác định riêng và ghi nhận là tài sản cố định vô hình nếu đáp ứng đủ tiêu chuẩn “Có đầy đủ các nguồn lực về kỹ thuật, tài chính và các nguồn lực khác để hoàn tất các giai đoạn triển khai, bán hoặc sử dụng tài sản vô hình đó”.
Đối với nhà cửa, vật kiến trúc được ghi nhận là tài sản cố định và nguyên giá được xác định theo công thức nêu trên.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.