Hóa đơn thay thế: Khi nào cần sử dụng và cách xử lý đúng quy định

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này, AGS sẽ chia sẻ về khái niệm hóa đơn thay thế và các trường hợp cần lập hóa đơn thay thế. Đây là một nội dung quan trọng dành cho các kế toán viên, nhân sự phụ trách hóa đơn, thuế, và những cá nhân làm việc trong lĩnh vực tài chính, kế toán.

Mục tiêu của bài viết là giúp bạn đọc hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến việc lập hóa đơn thay thế, đảm bảo thực hiện đúng quy trình khi xuất hóa đơn, đồng thời hạn chế rủi ro không đáng có trong hoạt động kinh doanh.

Hy vọng nội dung bài viết sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thủ tục kế toán - thuế một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tránh rủi ro không đáng có. Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Hóa đơn là gì? Hóa đơn thay thế là gì?

Hóa đơn là chứng từ quan trọng có giá trị pháp lý dùng xác nhận việc mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn đặc biệt quan trọng đối với nghiệp vụ kế toán, làm căn cứ để lập hồ sơ sổ sách kế toán và là căn cứ chứng minh hoạt động kinh doanh của đơn, vị doanh nghiệp khi có thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn như sau:
“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”

Hóa đơn thay thế được hiểu là hóa đơn được lập ra để thay thế cho hóa đơn đã được lập trước đó có sai sót về nội dung, thông tin hoặc bị mất. Hóa đơn thay thế có thể được lập dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của các chứng từ kế toán và phục vụ cho việc quản lý thuế.

2. Khi nào lập hóa đơn thay thế?

Việc lập hóa đơn thay thế phải thực hiện theo quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ. Doanh nghiệp, đơn vị cần lập hóa đơn thay thế trong những trường hợp sau:
(1) Hóa đơn có sai sót về nội dung

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót.
Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót.

Trong đó các trường hợp hóa đơn có sai sót gồm:

Sai sót về mã số thuế;
Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn,
Sai về thuế suất,
Sai sót về tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

(2) Hóa đơn giấy có sai sót về hình thức
Hóa đơn có sai sót về hình thức cần lập hóa đơn thay thế gồm:

Hóa đơn bị rách, nhòe, mất một phần thông tin.
Hóa đơn bị sửa chữa, tẩy xóa.

(3) Mất hóa đơn, thất lạc hóa đơn giấy
Trường hợp hóa đơn bị mất, thất lạc cần lập hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập bị mất, sử dụng làm căn cứ để kê khai thuế và là căn cứ khi kiểm tra, thanh tra thuế.

3. Quy trình lập hóa đơn thay thế khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về nội dung

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót về nội dung kế toán cần xác định rõ trường hợp sai sót thuộc trường hợp lập hóa đơn thay thế hay không. Sau khi xác định thuộc trường hợp lập hóa đơn thay thế thì mới thực hiện lập hóa đơn thay thế theo quy định.

3.1. Quy trình lập hóa đơn thay thế

Quy trình chung lập hóa đơn thay thế như sau:

Bước 1: Xác định loại hóa đơn có sai sót là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế
Bước 2: Xác định sai sót đối với hóa đơn đã lập
Bước 3: Lập hóa đơn thay thế theo quy định
Bước 4: Hủy hoặc lưu trữ hóa đơn gốc đã lập có sai sót, gửi hóa đơn thay thế cho người mua và cơ quan thuế.
Bước 5: Lưu giữ cả hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra.

3.2. Cách lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót

Căn cứ theo Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài Chính thì cách lập hóa đơn thay thế khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về nội dung như sau:
(1) Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì kế toán thực hiện lần lượt các bước:

Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Ký số trên hóa đơn thay thế gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.
Gửi hóa đơn mới - hóa đơn thay thế cho người mua.
Lưu trữ hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.

Cơ quan thuế sau khi nhận được hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
(2) Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về nội dung thì kế toán thực hiện lần lượt các bước sau:

Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Kế toán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Gửi cho người mua (nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Lưu trữ hóa đơn có sai sót và hóa đơn thay thế theo quy định.

4. Lưu ý khi lập hóa đơn thay thế

Việc lập hóa đơn thay thế là trường hợp không thể tránh khỏi của nhiều kế toán, kể cả kế toán đã có nhiều năm kinh nghiệm. Để làm tốt nhiệm vụ của mình, kế toán cần nắm vững các quy định về lập hóa đơn thay thế.
Khi lập hóa đơn thay thế cần lưu ý:

Lập hóa đơn mới thay thế cần kiểm tra kỹ lưỡng về nội dung, các thông tin chính xác, ghi rõ lý do lập hóa đơn thay thế.
Trên hóa đơn thay thế bắt buộc có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Trường hợp hóa đơn có sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng còn có thể xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì kế toán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập hóa đơn thay thế.
Lưu trữ hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.