Cách xử lý khi cơ quan thuế không chấp nhận hóa đơn đã hủy

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này, AGS sẽ chia sẻ về cách xử lý hóa đơn điện tử khi khách hàng từ chối nhận và các quy định liên quan. Đây là một nội dung quan trọng dành cho kế toán viên, bộ phận nhân sự, những người phụ trách thuế, cũng như các cá nhân làm việc trong lĩnh vực tài chính và kế toán.

Mục tiêu của bài viết là giúp bạn đọc hiểu rõ quy định pháp luật về việc từ chối hóa đơn điện tử, các trường hợp hợp lệ và hướng dẫn doanh nghiệp xử lý đúng quy trình. Việc tuân thủ các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong kê khai thuế, giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi của cả hai bên trong giao dịch.

Hy vọng nội dung bài viết sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thủ tục kế toán - thuế một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tránh rủi ro không đáng có. Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Hóa đơn điện tử cấp mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hay thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của cơ quan thuế thì mới được cấp mã xác thực.

2. Tại sao hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã?

Thông tin hóa đơn người nộp thuế đã lập gửi cấp mã chưa được truyền lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để cấp mã.
Hoặc hóa đơn đã được cấp mã cơ quan thuế nhưng chưa đồng bộ dữ liệu về phần mềm TVAN của doanh nghiệp đang sử dụng.
Lỗi truyền nhận dữ liệu của Tổ chức truyền nhận dữ liệu.

3. Hướng xử lý đối với hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã?

Để tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế, người nộp thuế đăng nhập vào địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản và mật khẩu được cơ quan thuế cấp để thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế xem đã được tiếp nhận và cấp mã chưa.

Trường hợp đã được cấp mã: người nộp thuế liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (TVAN) để được hỗ trợ đồng bộ từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế về phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Trường hợp tra cứu không có dữ liệu: người nộp thuế liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (TVAN) để được hỗ trợ chuyển dữ liệu hóa đơn lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để được cấp mã.
Trường hợp của bạn khi đã gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã nên xử lý theo hướng dẫn nêu trên để giải quyết hóa đơn nhanh nhất.

4. Một số lưu ý khi gặp hóa đơn điện tử bị sai sót?

Người nộp thuế không tự ý vào chức năng hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ (TVAN) trước khi lập mẫu 04/SS-HĐĐT (trường hợp đã hủy hóa đơn trước khi lập mẫu 04/SS-HĐĐT thì liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ).
Người nộp thuế có thể lập mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Đối với hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót: nếu điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương (+), nếu điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm (-) đúng với thực tế điều chỉnh.
Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của - pháp luật về quản lý thuế.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.