Chi phí tiền ăn của nhân viên có được trừ khi tính thuế Thu nhập Doanh nghiệp không?

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này, AGS sẽ chia sẻ về chi phí tiền ăn của nhân viên công ty và các quy định liên quan. Đây là một nội dung quan trọng dành cho kế toán viên, bộ phận nhân sự, những người phụ trách thuế, cũng như các cá nhân làm việc trong lĩnh vực tài chính và kế toán.

Mục tiêu của bài viết là giúp bạn đọc hiểu rõ quy định pháp luật về chi phí tiền ăn của nhân viên, điều kiện để khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý, cũng như các vấn đề cần lưu ý khi hạch toán và kê khai thuế. Việc nắm rõ quy định sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chi phí, tránh các rủi ro không đáng có trong quá trình quyết toán thuế.

Hy vọng nội dung bài viết sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thủ tục kế toán - thuế một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tránh rủi ro không đáng có. Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Các khoản chi phí liên quan đến tiền ăn của nhân viên:

Nếu người lao động làm việc theo giờ hành chính thì sẽ có tiền ăn trưa . Nếu người lao động làm việc theo ca thì sẽ có tiền ăn giữa ca

Nếu người lao động đi công tác thì sẽ tiền ăn khi đi công tác (công tác phí) - Các dịp lễ tết thì sẽ có tiền ăn liên hoan

2. Cách hình thức chi tiền ăn cho nhân viên:

Doanh nghiệp có thể tổ chức nấu ăn, hoặc mua phiếu ăn, cấp suất ăn cho NLĐ
Hoặc doanh nghiệp có thể chi trả bằng tiền

3. Các quy định liên quan đến Chi phí tiền ăn trưa, ăn giữa ca cho nhân viên

Chi phí tiền ăn cho nhân viên?

Gồm có Khoản 1 và Điểm 2.6 và 2.9 Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC như sau:

“1. ., doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

"2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy hay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

4. Mức chi trả tiền ăn cho nhân viên có bị khống chế không? tối đa là bao nhiêu?

Theo công văn Số: 66920/CT-HTr ngày 13/10/2015 của cục thuế TP Hà Nội V/v trả lời chính sách thuế thì:

Theo quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC không khống chế tiền ăn trưa trả cho người lao động. Trường hợp Công ty TNHH Thiết bị đo lường và kiểm nghiệm có các khoản chi tiền ăn trưa, khoản tiền đi lại, tiền ở cho nhân viên đi công tác thi để được tính vào chi phí được trừ, Công ty nghiên cứu thực hiện theo quy định tại điểm 2.6, 2.9 Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT- BTC và phải đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC nêu trên.

Lưu ý: Mức khống chế: không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng Theo quy định tại khoản 4 Điều 22 Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH hướng dẫn quản lý lao động, tiền lương và tiền thưởng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ theo Nghị định 51/2016/NĐ-CP

5. Bộ luật lao động có quy định gì về khoản tiền ăn cho nhân viên không?

Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 không có quy định nào liên quan đến tiền ăn trưa, ăn giữa ca mà chỉ có điểm c khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH quy định như sau:
Nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động

5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được quy định như sau:

c) Các khoản bổ sung khác theo thỏa thuận của hai bên như sau:

Đối với các chế độ và phúc lợi khác như thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác thì ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.

=> Người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận về số tiền hỗ trợ tiền ăn giữa ca của người lao động, việc thỏa thuận này phải được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.