Cách Ủy Nhiệm Xuất Hóa Đơn Cho Bên Thứ 3 Theo Thông Tư 32/2025/TT-BTC: Hướng Dẫn Chi Tiết

AGS Thanh - ACC

7 thg 8, 2025

Bạn đang thắc mắc về quy trình ủy nhiệm xuất hóa đơn cho bên thứ 3? Với sự ra đời của Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc nắm rõ các quy định mới là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ và vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Bài viết này AGS sẽ cung cấp những hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện ủy nhiệm xuất hóa đơn theo thông tư mới nhất này.

Việc ủy nhiệm xuất hóa đơn cho bên thứ ba là một giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ. Theo Điều 4 của Thông tư 32/2025/TT-BTC, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể ủy quyền cho một bên thứ ba (phải đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc diện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử) để lập hóa đơn điện tử. Dưới đây là các bước cụ thể để thực hiện việc ủy nhiệm này.

I) Các bước thực hiện

Bước 1: Ký Kết Hợp Đồng Hoặc Thỏa Thuận Ủy Nhiệm

Đầu tiên, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm. Văn bản này phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

Thông tin chi tiết về hai bên: Tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân), chứng thư số của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Mục đích và thời hạn ủy nhiệm.
Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm: Ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm.

Cả hai bên có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm này và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Bước 2: Thông Báo Với Cơ Quan Thuế Về Việc Ủy Nhiệm Lập Hóa Đơn Điện Tử

Việc ủy nhiệm được coi là một thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Sử dụng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử. Điều này áp dụng cả trong trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm.
Cách điền thông tin trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:
- Bên ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, và ngược lại.
- Tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng”, cần điền đầy đủ thông tin chứng thư số của cả hai bên.
- Đối với bên nhận ủy nhiệm, tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn”, điền thông tin tên tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân) của bên ủy nhiệm.

Trong trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử lập hóa đơn, thì tổ chức quản lý nền tảng này sẽ có trách nhiệm thông báo với cơ quan thuế.

Bước 3: Niêm Yết Hoặc Thông Báo Công Khai

Để đảm bảo minh bạch, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ nắm được việc ủy nhiệm lập hóa đơn.

Nếu hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

Bước 4: Lập Hóa Đơn Điện Tử Ủy Nhiệm

Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, tuân thủ thỏa thuận với bên ủy nhiệm và các nguyên tắc quy định. Hóa đơn điện tử này phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm.

Bước 5: Kết Thúc Ủy Nhiệm Xuất Hóa Đơn

Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần hủy bỏ các niêm yết, thông báo trên website hoặc phương tiện thông tin đại chúng về việc hết hoặc chấm dứt ủy nhiệm.

Lưu ý quan trọng: Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, nhưng bắt buộc phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

II) Chuyển Đổi Áp Dụng Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế

Bạn có đang sử dụng hóa đơn điện tử không mã và muốn chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế? Điều 8 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định rõ về việc này:

Chuyển đổi theo nhu cầu: Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không mã, nếu có nhu cầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã, có thể thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Chuyển đổi bắt buộc khi có rủi ro cao về thuế: Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không mã nhưng được xác định có rủi ro cao về thuế (theo Thông tư số 31/2021/TT-BTC) và được cơ quan thuế thông báo (Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) phải chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Sau 12 tháng sử dụng hóa đơn có mã, nếu có nhu cầu quay lại sử dụng hóa đơn không mã, người nộp thuế có thể thay đổi thông tin và cơ quan thuế sẽ xem xét.

III) Tổ Chức Thu Phí, Lệ Phí Có Được Ủy Nhiệm Lập Biên Lai?

Khoản 8 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:

Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí. Biên lai được ủy nhiệm vẫn phải ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm.
Việc ủy nhiệm này phải được xác định bằng văn bản giữa hai bên, thể hiện đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (mục đích, thời hạn, phương thức thanh toán) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi thông báo phát hành biên lai.

Như vậy, các tổ chức thu phí, lệ phí hoàn toàn có quyền ủy quyền cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí theo đúng quy định.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.