Chi Tiết Các Bước Lập Hóa Đơn Điện Tử Áp Dụng Từ Đầu Tháng 6/2025

Từ ngày 01/06/2025, việc lập hóa đơn điện tử không chỉ là quy định bắt buộc mà còn là bước chuyển mình quan trọng trong quản lý thuế hiện đại. Với hàng loạt thay đổi từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, doanh nghiệp nếu không nắm rõ các bước lập hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn và quy định xử lý sai sót rất dễ đối mặt với rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ giúp bạn cập nhật chi tiết, rõ ràng và dễ hiểu toàn bộ quy trình lập hóa đơn điện tử mới nhất từ tháng 6/2025.

Sau 12 tháng, nếu người nộp thuế muốn chuyển sang loại “không có mã” thì có thể làm thủ tục theo quy định và chờ cơ quan thuế xem xét chấp thuận 

2. Các bước lập hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025

2.1 Hướng dẫn 11 bước trên tờ khai mẫu

Theo mẫu 01/ĐKTĐ‑HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 70/2025/NĐ‑CP), người nộp thuế cần thực hiện 11 bước như sau khi khai tờ khai đăng ký hoặc thay đổi sử dụng HĐĐT 
- Khai báo thông tin liên hệ (tên, mã số thuế, cơ quan thuế, người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại, email).

- Lựa chọn các hình thức hóa đơn: có mã, không có mã, khởi tạo từ máy tính tiền.
- Lựa chọn hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

- Lựa chọn phương thức chuyển hóa đơn (vd: chuyển đầy đủ nội dung).
- Chọn các loại hóa đơn sẽ sử dụng (GTGT, bán hàng, tài sản công…).
- Chọn danh sách chứng thư số đã sử dụng.
- Điền thông tin đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Điền thông tin đơn vị truyền nhận.
- Điền thông tin về đơn vị hạch toán phụ thuộc (nếu có).
- Cung cấp thông tin tạm ngừng sử dụng hóa đơn (nếu cần).
- Ký điện tử và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.

2.2 Lưu ý

Nếu thay đổi thông tin đại diện pháp luật thì cần lập lại tờ khai mới theo yêu cầu trong mẫu

3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025

3.1 Thời điểm lập hóa đơn đúng luật

- Với bán hàng hóa: tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng, không phụ thuộc thời điểm thu tiền 
- Với xuất khẩu: người bán xác định thời điểm, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau khi thông quan 

- Với nhận tiền trước: hóa đơn phải lập ngay tại thời điểm thu tiền 

3.2 Hậu quả khi lập hóa đơn sai thời điểm

Xuất hóa đơn sau khi giao hàng hoặc quán lý lùi ngày hóa đơn không đúng thời điểm bị coi là vi phạm và có thể bị phạt từ cảnh cáo đến 8 triệu đồng tùy mức độ vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ‑CP (đã chỉnh sửa) 

4. Nội dung tối thiểu trên hóa đơn điện tử từ 01/06/2025

Theo khoản 7 Điều 10 Nghị định 123 sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ‑CP:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn theo quy định mới từ Thông tư 32/2025 
- Hóa đơn điện tử phải ghi rõ loại (có mã hoặc không mã), năm lập, loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số số tương ứng 

5. Xử lý hóa đơn sai sót – điều chỉnh & thay thế theo Nghị định 70/2025

5.1 Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh?

Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025:
Hóa đơn điều chỉnh dùng khi có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc thông tin hàng hóa/dịch vụ không chính xác.
Có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm phản ánh đúng thực tế 

5.2 Các bước lập hóa đơn điều chỉnh

Tham khảo quy trình 4 bước chuẩn:
- Xác định sai sót (nội dung, mức độ, nguyên nhân).
- Chuẩn bị tài liệu liên quan, bao gồm hóa đơn gốc và biên bản thỏa thuận nếu cần.
- Lập hóa đơn điều chỉnh: ghi rõ dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày...”.
- Ký số và gửi hóa đơn cho người mua (nếu không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã nếu hóa đơn có mã

5.3 Khi nào lập hóa đơn thay thế?

Chỉ thực hiện khi hóa đơn ban đầu sai về hình thức, loại mẫu không đúng và đã xử lý điều chỉnh chưa đúng.
Lập bằng văn bản thỏa thuận và hóa đơn thay thế theo quy định trong Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025

6. Những điểm mới đáng chú ý theo Thông tư 32/2025/TT‑BTC

6.1 Bổ sung trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử

Mở rộng cho các hoạt động như: cho thuê tài chính (ghi loại “CTTC”), lập hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế, hóa đơn bán tài sản thu hồi… 

6.2 Quy định ủy nhiệm lập hóa đơn rõ ràng

Người bán được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn đòi hỏi hợp đồng/thỏa thuận ủy nhiệm rõ ràng theo mẫu mới trong Thông tư 32/2025.

7. Kết luận & Lưu ý

- Từ ngày 01/06/2025, mọi người nộp thuế thuộc trường hợp rủi ro cao bị yêu cầu chuyển đổi, hoặc mới đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đều phải tuân thủ quy định mới theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.
- Tuân thủ đúng 11 bước đăng ký, xác định đúng thời điểm lập hóa đơn, bảo đảm đủ nội dung bắt buộc và xử lý sai sót theo quy định để tránh rủi ro về thuế và bị xử phạt hành chính.