THẾ NÀO LÀ HÓA ĐƠN HỢP PHÁP, HỢP LỆ VÀ HỢP LÝ?

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

1. Tính hợp pháp của hóa đơn

Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tính hợp pháp của hóa đơn thể hiện ở việc hóa đơn được lập đúng quy định về hình thức, nội dung và quy trình phát hành. Cụ thể:

• Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đúng định dạng XML theo tiêu chuẩn tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025) và Quyết định 1306/QĐ-CT ngày 13/06/2025 của Cục Thuế.
• Hóa đơn đã được đăng ký sử dụng và được Cơ quan Thuế chấp nhận trước khi phát hành.
• Hóa đơn được lập đúng thời điểm, đúng và đầy đủ nội dung theo quy định.
• Đối với hóa đơn có mã, phải được Cơ quan Thuế cấp mã trước khi gửi cho bên mua.
• Đối với hóa đơn không có mã, chỉ được sử dụng sau khi nhận thông báo chấp nhận của Cơ quan Thuế.

Hóa đơn không hợp pháp bao gồm các trường hợp:

• Hóa đơn giả; hóa đơn trùng ký hiệu hoặc trùng số;
• Hóa đơn chưa có hoặc hết giá trị sử dụng;
• Hóa đơn bị cưỡng chế ngừng sử dụng;
• Hóa đơn không đăng ký với cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử có mã nhưng chưa được cấp mã;
• Hóa đơn lập trong thời gian doanh nghiệp bị xác định “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng kí.

2. Tính hợp lệ của hóa đơn

Hóa đơn được coi là hợp lệ khi có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc và được lập đúng theo quy định pháp luật. Cụ thể:

• Ghi rõ ngày, tháng, năm lập, tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua; tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ;
• Có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp được miễn theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi điểm d khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP);
• Được lập, quản lý và sử dụng theo đúng nguyên tắc quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3. Tính hợp lý của hóa đơn

Hóa đơn được coi là hợp lý khi:

• Phản ánh nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh;
• Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp;
• Phù hợp với ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh.

4. Một số lưu ý quan trọng

Chỉ những hóa đơn đảm bảo đủ tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
Ngoài ra, hóa đơn còn phải tuân thủ các quy định về định mức và khống chế chi phí.
Ví dụ: Theo điểm 2.6 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 95/2015/TT-BTC), chi trang phục bằng tiền không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm mới được tính vào chi phí hợp lý.
Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được đưa vào chi phí hợp lý.
Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.