Biên bản họp Hội đồng thanh lý hàng tồn kho: Những điều doanh nghiệp cần biết

Biên bản họp hội đồng thanh lý hàng tồn kho là văn bản cần thiết khi doanh nghiệp xử lý hàng tồn lâu ngày, hư hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ nội dung cần có và cách lập biên bản đúng quy định.

I. Khái niệm và mục đích

Biên bản họp Hội đồng thanh lý hàng tồn kho là văn bản chính thức của doanh nghiệp, được lập khi hội đồng thanh lý thực hiện họp để xem xét, đánh giá tình trạng hàng tồn kho — tức các mặt hàng, nguyên liệu, vật liệu,… không sử dụng được, khó bán, hoặc đã mất giá nhiều, lâu không chuyển được. Mục đích là để:

• Xác định giá trị thực tế còn lại của hàng tồn kho
• Quyết định phương án xử lý: thanh lý, hủy bỏ, bán phế liệu,...
• Ghi nhận trách nhiệm và biện pháp xử lý để quản lý hàng tồn kho tốt hơn trong tương lai

II. Căn cứ pháp lý

Các quy định pháp luật chính liên quan bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020: quy định về quyền và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản, thanh lý tài sản.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hàng tồn kho: xác định hàng tồn kho, cách ghi nhận trong báo cáo tài chính.
• Các văn bản liên quan về thuế, hải quan nếu hàng tồn kho có liên quan đến nhập khẩu, lưu kho bảo thuế, hải quan…

III. Nội dung hàng tồn kho của doanh nghiệp

Theo quy định hiện hành:

• Các loại hàng tồn kho bao gồm:

Hàng mua đang vận chuyển (trên đường)
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất
Sản phẩm dở dang
Thành phẩm, hàng hoá để bán
Hàng gửi bán
Hàng hoá lưu giữ tại kho bảo thuế

• Các trường hợp loại trừ hoặc phân loại khác:

Sản phẩm dở dang nếu thời gian sản xuất hay luân chuyển vượt chu kỳ kinh doanh bình thường thì phải phân loại là tài sản dài hạn, không đưa vào hàng tồn kho.
Vật tư, phụ tùng, thiết bị nếu dự trữ lâu dài (ví dụ hơn 12 tháng hoặc vượt chu kỳ sản xuất) cũng như vậy.
Hàng hoá, tài sản không thuộc quyền sở hữu hoặc không được kiểm soát thì không ghi nhận vào hàng tồn kho của doanh nghiệp.

IV. Mẫu Biên bản họp hội đồng thanh lý hàng tồn kho – các nội dung bắt buộc

Khi lập biên bản họp thanh lý hàng tồn kho, cần có các phần sau:

• Thông tin doanh nghiệp: tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính
• Thời gian, địa điểm cuộc họp
• Thành phần hội đồng: danh sách các thành viên tham gia họp (họ tên, chức vụ, đại diện pháp lý nếu cần)
• Lý do thanh lý: vì sao hàng tồn kho bị hư hỏng, khó tiêu thụ, mất giá hoặc hết hạn sử dụng
• Danh mục hàng tồn kho đề xuất thanh lý:

Tên hàng hóa / nguyên vật liệu
Số lượng tồn
Giá gốc, giá trị còn lại (nếu có)
Tình trạng thực tế

• Đánh giá của hội đồng:

Khả năng bán tiếp hay không
Chi phí tồn kho, lưu kho, bảo quản nếu tiếp tục giữ
Thiệt hại nếu không thanh lý

• Phương án xử lý: thanh lý theo hình thức nào (bán phế liệu, hủy, cho, trao đổi,...), ai thực hiện, thời điểm xử lý
• Quyết định: biểu quyết nếu cần, nội dung quyết định cuối cùng về việc thanh lý
• Chữ ký xác nhận: chữ ký các thành viên hội đồng, người lập biên bản, trưởng hội đồng hoặc người chịu trách nhiệm theo quy định

V. Lưu ý khi thực hiện

Biên bản phải được lập ngay sau cuộc họp, ghi rõ ngày tháng, đảm bảo lịch sử pháp lý rõ ràng
Nếu có giá trị thu hồi tài chính hoặc ảnh hưởng đến báo cáo tài chính thì cần tính toán đúng giá trị tổn thất, ghi nhận chi phí thu hồi hoặc giảm giá
Phải tuân thủ nguyên tắc kế toán: nếu vượt chu kỳ kinh doanh thì không được ghi là hàng tồn kho
Với hàng tồn kho nhập khẩu hoặc lưu giữ tại kho như kho bảo thuế, cần lưu giữ chứng từ, giấy tờ liên quan

Thông tin khác

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/mau-bien-ban-hop-hoi-dong-thanh-ly-hang-ton-kho-hang-ton-kho-cua-doanh-nghiep-bao-gom-nhung-gi-272123-233896.html