Hóa Đơn Điện Tử Khác Ngày Lập và Ngày Ký: Quy Định & Mức Phạt Mới Nhất

HCM Lâm Vũ ACC

25 thg 9, 2025

Một trong những vướng mắc thường gặp của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là liệu hóa đơn có hợp lệ không khi ngày lập và ngày ký không trùng khớp. Dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn điện tử vẫn được xem là hợp lệ trong trường hợp này, tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

1. Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau: Hợp lệ nhưng có điều kiện

Về nguyên tắc, ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử nên trùng nhau để đảm bảo tính nhất quán và thuận tiện cho việc kê khai thuế. Tuy nhiên, trên thực tế, vì nhiều lý do khách quan, ngày ký số có thể diễn ra sau ngày lập hóa đơn.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có ngày ký khác ngày lập vẫn được coi là hợp lệ nếu ngày ký số trên hóa đơn diễn ra sau thời điểm lập hóa đơn.

Tuy nhiên, một quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung và làm rõ thêm về thời hạn ký số. Cụ thể, thời điểm ký số và gửi hóa đơn cho cơ quan thuế phải được thực hiện chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về mốc thời gian này.

2. Quy định chi tiết về ngày lập và ngày ký hóa đơn

2.1. Thời điểm lập hóa đơn (Ngày lập)

Đây là thời điểm phát sinh nghĩa vụ ghi nhận doanh thu, được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Đối với giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.

2.2. Thời điểm ký số (Ngày ký)

Đây là thời điểm người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký lên hóa đơn điện tử. Thời điểm này được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. Một hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi đã được ký số hợp lệ bởi bên bán. Nếu chưa ký, hóa đơn vẫn chỉ được xem là bản nháp và chưa có hiệu lực.

3. Rủi ro xử phạt và cách kê khai thuế

3.1. Hóa đơn khác ngày lập và ngày ký có bị phạt không?

Mặc dù hóa đơn được xem là hợp lệ, doanh nghiệp vẫn có thể đối mặt với rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính.[6] Việc ký hóa đơn muộn có thể dẫn đến việc chậm trễ trong việc gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn quy định sẽ bị xử phạt, với các mức phạt như sau:

Quá hạn từ 1 đến 5 ngày làm việc: Phạt tiền từ 2 đến 5 triệu đồng.
Quá hạn từ 6 đến 10 ngày làm việc: Phạt tiền từ 5 đến 8 triệu đồng.
Quá hạn từ 11 ngày làm việc trở lên: Phạt tiền từ 10 đến 20 triệu đồng.
Không chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế: Phạt tiền từ 10 đến 20 triệu đồng.

3.2. Hướng dẫn kê khai thuế

Khi ngày lập và ngày ký trên hóa đơn khác nhau, việc kê khai thuế được thực hiện theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn số 1586/TCT-CS:

Bên bán: Thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT dựa theo thời điểm lập hóa đơn.

Bên mua: Thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận được hóa đơn (ngày ký), miễn là hóa đơn đó đảm bảo đầy đủ và đúng quy định về hình thức, nội dung.

Ví dụ: Công ty A lập hóa đơn vào ngày 30/06 nhưng đến ngày 02/07 mới thực hiện ký số và gửi cho công ty B.

Công ty A sẽ kê khai thuế cho hóa đơn này vào kỳ tính thuế tháng 6.

Công ty B sẽ kê khai thuế đầu vào vào kỳ tính thuế tháng 7, sau khi đã nhận được hóa đơn hợp lệ.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.