Khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản tiền thưởng cho người lao động có được đưa vào chi phí được trừ hay không?

Các Điều Kiện Cốt Lõi Để Tiền Thưởng Được Tính Là Chi Phí Hợp Lý

• Hợp đồng lao động: Doanh nghiệp có thể ghi thẳng mức thưởng, cách tính thưởng (ví dụ: thưởng theo doanh thu, thưởng cuối năm,...) vào trong từng hợp đồng lao động đã ký với người lao động.
• Thỏa ước lao động tập thể: Nếu doanh nghiệp có tổ chức công đoàn và đã ký Thỏa ước lao động tập thể, các quy định về tiền thưởng có thể được đưa vào văn bản này.
• Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng: Đây là hình thức phổ biến và linh hoạt nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xây dựng một văn bản độc lập mang tên "Quy chế thưởng" (hoặc tên gọi tương tự) để cụ thể hóa các loại tiền thưởng (thưởng năng suất, thưởng cuối năm, thưởng lễ,...) và tiêu chí để được nhận thưởng.

2. Điều Kiện Về Chứng Từ Thanh Toán Thực Tế

• Quyết định chi thưởng: Đây là văn bản nội bộ do Tổng Giám đốc hoặc người đại diện pháp luật ký, phê duyệt việc chi thưởng, trong đó nêu rõ mục đích chi, tổng số tiền, và thời gian chi.
• Danh sách (hoặc Bảng kê) chi tiết tiền thưởng: Liệt kê đầy đủ họ tên, chức danh của từng người lao động, số tiền thưởng cụ thể của mỗi người và có chữ ký xác nhận của họ.
• Chứng từ thanh toán: Tùy vào hình thức chi trả:
• Nếu chi tiền mặt: Cần có Phiếu chi và chữ ký của người nhận tiền.
• Nếu chi chuyển khoản qua ngân hàng: Cần có ủy nhiệm chi và bản sao kê ngân hàng thể hiện việc chuyển khoản thành công.

Các Trường Hợp Tiền Thưởng Thường Bị Loại Trừ Khi Quyết Toán Thuế

• Không có cơ sở pháp lý: Khoản thưởng được chi mà không được quy định trong bất kỳ văn bản nào của doanh nghiệp (Hợp đồng, Thỏa ước, Quy chế). Đây là lỗi phổ biến nhất.
• Chi thưởng vượt quá quy định: Nếu Quy chế thưởng chỉ quy định mức thưởng tối đa là 2 tháng lương nhưng doanh nghiệp chi 3 tháng, khoản vượt quá sẽ bị loại trừ.
• Chi thưởng cho đối tượng không liên quan trực tiếp đến kinh doanh: Ví dụ, thưởng cho thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh theo quy định.
• Chi thưởng từ các quỹ không hợp lệ: Khoản thưởng trích từ các quỹ phúc lợi, khen thưởng mà chưa được trích lập hợp lệ hoặc không đúng mục đích.

Để khoản tiền thưởng cho người lao động được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần lưu ý 3 nguyên tắc vàng:

1. Thiết lập chính sách rõ ràng: Xây dựng và ban hành một Quy chế thưởng chi tiết, cụ thể ngay từ đầu năm tài chính.
2. Chi đúng quy định: Đảm bảo việc chi trả tiền thưởng tuân thủ đúng Quy chế đã ban hành.
3. Lưu trữ đầy đủ chứng từ: Toàn bộ hồ sơ liên quan từ quyết định, danh sách, đến chứng từ thanh toán phải được lưu trữ cẩn thận để giải trình với cơ quan thuế khi cần.