Tìm Hiểu Về Hoá Đơn Thương Mại Điện Tử

HCM MINH ACC

25 thg 9, 2025

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật, mà còn là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch thông tin. Một trong những loại hóa đơn quan trọng được áp dụng trong hoạt động xuất khẩu là hóa đơn thương mại điện tử. Vậy hóa đơn thương mại điện tử là gì? Khi nào phải lập? Có những quy định nào về định dạng và truyền nhận dữ liệu? Cũng như cách bảo quản, lưu trữ như thế nào?

Cùng Công ty Kế toán AGS tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé!

1. Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Theo khoản 2a khoản 2 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) thì hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

2. Khi nào phải lập hoá đơn thương mại điện tử?

Cụ thể, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) như sau:

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

3. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử

Định dạng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) như sau:

- Định dạng hóa đơn điện tử: là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

- Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

- Tổng cục Thuế xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế. Riêng với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, Tổng cục Hải quan xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ đối với các nội dung trên hóa đơn dành cho cơ quan hải quan và ngân hàng thương mại là đại lý hoàn thuế. Tổng cục Thuế công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan quản lý thuế để áp dụng thống nhất; cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

+ Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

+ Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

+ Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

- Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

4. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn thương mại điện tử

Căn cứ quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hoá đơn chứng từ như sau:

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Như vậy, theo quy định trên hóa đơn thương mại điện tử sẽ được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Việc nắm vững các quy định mới nhất về hóa đơn thương mại điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, mà còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động xuất khẩu. Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, sự chủ động cập nhật thông tin và ứng dụng công nghệ số vào quản lý hóa đơn sẽ là lợi thế cạnh tranh lớn cho mỗi doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và dễ hiểu hơn về loại hóa đơn đặc thù này. Nếu bạn thấy nội dung hữu ích, đừng ngần ngại theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.