Xuất Hóa Đơn Khi Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử

HCM Lâm Vũ ACC
24 thg 9, 2025

Kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada đang bùng nổ, nhưng nhiều người bán vẫn còn lúng túng về các nghĩa vụ Kế toán - Thuế, đặc biệt là việc xuất hóa đơn. Sai sót trong quy trình này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có.

Với kinh nghiệm là đơn vị tư vấn chuyên sâu, Công ty Kế toán AGS Việt Nam sẽ chia sẻ một cách toàn diện về quy định và quy trình xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT. Đây là nội dung quan trọng dành cho các chủ shop, cá nhân/hộ kinh doanh online, và kế toán viên của các doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến. Cùng tìm hiểu kỹ hơn để vận hành gian hàng một cách hiệu quả qua bài viết dưới đây nhé.

1. Mục đích của việc lập hóa đơn điện tử là gì? Sàn giao dịch thương mại điện tử là gì?

1.1 Mục đích của việc lập hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Theo đó, mục đích của việc lập hoá đơn điện tử là để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.
Trong đó, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

1.2 Sàn giao dịch thương mại điện tử là gì?

Sàn giao dịch thương mại điện tử được định nghĩa tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP là website thương mại điện tử cho phép các thương nhân, tổ chức, cá nhân không phải chủ sở hữu website có thể tiến hành một phần hoặc toàn bộ quy trình mua bán hàng hóa, dịch vụ trên đó.
Lưu ý: Sàn giao dịch thương mại điện tử trong Nghị định 52/2013/NĐ-CP không bao gồm các website giao dịch chứng khoán trực tuyến.
Trong đó:
  • Hoạt động thương mại điện tử là việc tiến hành một phần hoặc toàn bộ quy trình của hoạt động thương mại bằng phương tiện điện tử có kết nối với mạng Internet, mạng viễn thông di động hoặc các mạng mở khác.
  • Website thương mại điện tử (dưới đây gọi tắt là website) là trang thông tin điện tử được thiết lập để phục vụ một phần hoặc toàn bộ quy trình của hoạt động mua bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ, từ trưng bày giới thiệu hàng hóa, dịch vụ đến giao kết hợp đồng, cung ứng dịch vụ, thanh toán và dịch vụ sau bán hàng.

2. Quy Định Bắt Buộc Về Xuất Hóa Đơn Khi Kinh Doanh Online

Nhiều người bán vẫn lầm tưởng rằng kinh doanh nhỏ lẻ online thì không cần xuất hóa đơn. Tuy nhiên, theo Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn, quy định này áp dụng cho cả kinh doanh trực tiếp và trực tuyến.Căn cứ theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) bao gồm:
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế;
  • Doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực đặc thù (như điện lực, xăng dầu, viễn thông, nước sạch, tài chính…);
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai hoặc có thể xác định được doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ;
  • Hộ kinh doanh không thuộc các trường hợp trên nhưng cần xuất hóa đơn cho khách hàng thì cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, tuy nhiên hộ kinh doanh phải đăng ký, kê khai và nộp thuế theo từng lần phát sinh.
Ngoài ra, tại Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng áp dụng đối với các ngành nghề như:
  • Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy, xe động cơ khác);
  • Ăn uống, nhà hàng, khách sạn;
  • Vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ;
  • Nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim;
  • Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Đồng thời theo Nghị quyết 68-NQ/TW của Chính phủ, chậm nhất đến năm 2026 sẽ chính thức xóa bỏ hình thức thuế khoán đối với hộ kinh doanh. Theo đó, từ ngày 01/01/2026 tất cả các hộ kinh doanh đều Các đối tượng bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử bao gồm:
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Bất kể quy mô, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải xuất hóa đơn.
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (phương pháp kê khai): Nếu bạn đã đăng ký kinh doanh dưới hình thức hộ kinh doanh và nộp thuế theo phương pháp kê khai, bạn bắt buộc phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch.
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (cần hóa đơn cho khách): Dù không thuộc diện trên, nếu khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn, bạn có thể liên hệ cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Lưu ý đặc biệt về Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:Một số ngành nghề bán lẻ trực tiếp tới người tiêu dùng (như siêu thị, nhà hàng, bán lẻ hàng tiêu dùng...) và các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Hóa đơn điện tử
 

3. Xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp bán hàng trên sàn thương mại điện tử như thế nào?

Căn cứ tại Công văn 15769/CTTPHCM-TTHT năm 2022 về hướng dẫn chế độ thuế và quản lý thuế đối với các tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử:

I. Đối với tổ chức kinh doanh được thành lập theo pháp luật Việt Nam
Các Doanh nghiệp, Hợp tác xã, tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam đã thực hiện đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Số thuế GTGT, thuế TNDN phải nộp đối với hoạt động kinh doanh thương mại điện tử được xác định theo quy định của Pháp luật thuế GTGT, thuế TNDN như các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức kinh tế theo phương pháp truyền thống.

Đồng thời, theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng trên sàn thương mại điện tử thì thời điểm giao hàng thành công cho bên mua sẽ là thời điểm đơn vị lập hoá đơn điện tử.

4. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xuất Hóa Đơn Cho Người Bán

a, Thời điểm nào cần xuất hóa đơn?

Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn là rất quan trọng để tránh bị phạt.
  • Đối với bán hàng hóa thông thường: Thời điểm xuất hóa đơn là sau khi đơn vị vận chuyển cập nhật trạng thái "Giao hàng thành công" trên hệ thống. Không phân biệt bạn đã nhận được tiền từ sàn hay chưa. 
  • Đối với bán hàng số lượng lớn, định kỳ: Nếu có hợp đồng và cần đối soát dữ liệu, hóa đơn có thể được lập sau khi hoàn tất đối soát, nhưng chậm nhất là ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh giao dịch.

b, Nội dung cần có trên hóa đơn là gì?

Một hóa đơn điện tử hợp lệ khi bán hàng trên sàn TMĐT cần có các nội dung chính sau (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP):
  • Tên, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
  • Thông tin Người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
  • Thông tin Người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
  • Chi tiết hàng hóa: Tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
  • Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng tiền thanh toán.
  • Chữ ký số của Người bán.
  • Thời điểm lập và ký số trên hóa đơn.
  • Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).

c, Các phương thức xuất hóa đơn hiệu quả

Tùy vào quy mô kinh doanh, bạn có thể lựa chọn một trong các cách sau:

Phương thức 1: Xuất hóa đơn thủ công: 

  • Cách làm: Bạn tổng hợp các đơn hàng thành công từ Kênh Người Bán, sau đó đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử (Viettel, Misa, VNPT...) và nhập tay thông tin từng đơn hàng để xuất hóa đơn.
  • Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí phần mềm tích hợp.
  • Nhược điểm: Mất thời gian, dễ sai sót khi số lượng đơn hàng lớn, khó quản lý

Phương thức 2: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có kết nối với sàn TMĐT:

  • Cách làm: Các phần mềm (như Sapo, KiotViet, Haravan...) có tính năng kết nối trực tiếp với gian hàng Shopee, Lazada của bạn. Phần mềm sẽ tự động đồng bộ thông tin đơn hàng đã giao thành công, bạn chỉ cần vài cú nhấp chuột để xuất hóa đơn hàng loạt.
  • Ưu điểm: Tự động, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm đến 90% thời gian, chuyên nghiệp.
  • Nhược điểm: Tốn thêm chi phí cho phần mềm quản lý bán hàng.

Phương thức 3: Xuất hóa đơn từ máy tính tiền:Áp dụng cho các đối tượng kinh doanh thuộc diện bắt buộc đã nêu ở Phần 1. Phương thức này phù hợp với các mô hình vừa bán online vừa có cửa hàng bán lẻ.

Hóa đơn với sàn thương mại điện tử

5. Góc giải đáp

5.1. Shopee có xuất hóa đơn đỏ cho người mua không? Ai phải xuất hóa đơn trên sàn?

Các cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh và doanh nghiệp thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử phải xuất hóa đơn điện tử khi kinh doanh trên sàn thương mại điện tử. Bên cạnh đó, theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, riêng các cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có thể ủy quyền cho sàn thương mại điện tử lập hóa đơn điện tử. Tuy nhiên ban quản lý sàn thương mại điện tử phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc ủy quyền này. 

Ai là người xuất hóa đơn? Shopee/Lazada/TikTok Shop không phải là người bán hàng, họ chỉ là sàn giao dịch trung gian. Do đó, trách nhiệm xuất hóa đơn thuộc về Người Bán.

Shopee có tự động xuất hóa đơn không? Câu trả lời là Không. Sàn TMĐT không tự động xuất hóa đơn cho giao dịch giữa người mua và người bán.

Làm thế nào để yêu cầu hóa đơn? Người mua cần chủ động liên hệ trực tiếp với Người Bán (thông qua kênh chat trên sàn) trước hoặc ngay sau khi đặt hàng để yêu cầu xuất hóa đơn. Người mua cần cung cấp đầy đủ thông tin: Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế.

5.2. Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải sẵn sàng tra cứu được khi có yêu cầu hay không?

Căn cứ tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ:
Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Như vậy, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Lời kết

Việc xuất hóa đơn khi kinh doanh trên sàn TMĐT là yêu cầu tất yếu để đảm bảo tuân thủ pháp luật và xây dựng uy tín cho gian hàng của bạn. Bằng cách nắm vững quy định và lựa chọn phương thức xuất hóa đơn phù hợp, bạn có thể tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc phát triển kinh doanh một cách bền vững.
Nguồn: https://ketoananpha.vn/cach-xuat-hoa-don-tren-san-thuong-mai-dien-tu.html

Thông tin khác

Next Post Previous Post