Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Khi Bán Hàng Trên Shopee, Lazada, TikTok Shop

HCM Lâm Vũ ACC

24 thg 9, 2025

Kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada đang bùng nổ, nhưng nhiều người bán vẫn còn lúng túng về các nghĩa vụ Kế toán - Thuế, đặc biệt là việc xuất hóa đơn. Sai sót trong quy trình này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có.

Với kinh nghiệm là đơn vị tư vấn chuyên sâu, Công ty Kế toán AGS Việt Nam sẽ chia sẻ một cách toàn diện về quy định và quy trình xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT. Đây là nội dung quan trọng dành cho các chủ shop, cá nhân/hộ kinh doanh online, và kế toán viên của các doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến. Cùng tìm hiểu kỹ hơn để vận hành gian hàng một cách hiệu quả qua bài viết dưới đây nhé.

1. Quy Định Bắt Buộc Về Xuất Hóa Đơn Khi Kinh Doanh Online

Nhiều người bán vẫn lầm tưởng rằng kinh doanh nhỏ lẻ online thì không cần xuất hóa đơn. Tuy nhiên, theo Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn, quy định này áp dụng cho cả kinh doanh trực tiếp và trực tuyến.

Căn cứ theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) bao gồm:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế;
Doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực đặc thù (như điện lực, xăng dầu, viễn thông, nước sạch, tài chính…);
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai hoặc có thể xác định được doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ;
Hộ kinh doanh không thuộc các trường hợp trên nhưng cần xuất hóa đơn cho khách hàng thì cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, tuy nhiên hộ kinh doanh phải đăng ký, kê khai và nộp thuế theo từng lần phát sinh.

Ngoài ra, tại Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng áp dụng đối với các ngành nghề như:
Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy, xe động cơ khác);
Ăn uống, nhà hàng, khách sạn;
Vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ;
Nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim;
Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Đồng thời theo Nghị quyết 68-NQ/TW của Chính phủ, chậm nhất đến năm 2026 sẽ chính thức xóa bỏ hình thức thuế khoán đối với hộ kinh doanh. Theo đó, từ ngày 01/01/2026 tất cả các hộ kinh doanh đều

Các đối tượng bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử bao gồm:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Bất kể quy mô, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải xuất hóa đơn.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (phương pháp kê khai): Nếu bạn đã đăng ký kinh doanh dưới hình thức hộ kinh doanh và nộp thuế theo phương pháp kê khai, bạn bắt buộc phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (cần hóa đơn cho khách): Dù không thuộc diện trên, nếu khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn, bạn có thể liên hệ cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Lưu ý đặc biệt về Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

Một số ngành nghề bán lẻ trực tiếp tới người tiêu dùng (như siêu thị, nhà hàng, bán lẻ hàng tiêu dùng...) và các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

2. Shopee có xuất hóa đơn đỏ cho người mua không? Ai phải xuất hóa đơn trên sàn?

Các cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh và doanh nghiệp thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử phải xuất hóa đơn điện tử khi kinh doanh trên sàn thương mại điện tử.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, riêng các cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có thể ủy quyền cho sàn thương mại điện tử lập hóa đơn điện tử. Tuy nhiên ban quản lý sàn thương mại điện tử phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc ủy quyền này.

Ai là người xuất hóa đơn? Shopee/Lazada/TikTok Shop không phải là người bán hàng, họ chỉ là sàn giao dịch trung gian. Do đó, trách nhiệm xuất hóa đơn thuộc về Người Bán.

Shopee có tự động xuất hóa đơn không? Câu trả lời là Không. Sàn TMĐT không tự động xuất hóa đơn cho giao dịch giữa người mua và người bán.

Làm thế nào để yêu cầu hóa đơn? Người mua cần chủ động liên hệ trực tiếp với Người Bán (thông qua kênh chat trên sàn) trước hoặc ngay sau khi đặt hàng để yêu cầu xuất hóa đơn. Người mua cần cung cấp đầy đủ thông tin: Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế.

3. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xuất Hóa Đơn Cho Người Bán

a, Thời điểm nào cần xuất hóa đơn?

Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn là rất quan trọng để tránh bị phạt.

Đối với bán hàng hóa thông thường: Thời điểm xuất hóa đơn là sau khi đơn vị vận chuyển cập nhật trạng thái "Giao hàng thành công" trên hệ thống. Không phân biệt bạn đã nhận được tiền từ sàn hay chưa.

Đối với bán hàng số lượng lớn, định kỳ: Nếu có hợp đồng và cần đối soát dữ liệu, hóa đơn có thể được lập sau khi hoàn tất đối soát, nhưng chậm nhất là ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh giao dịch.

b, Nội dung cần có trên hóa đơn là gì?

Một hóa đơn điện tử hợp lệ khi bán hàng trên sàn TMĐT cần có các nội dung chính sau (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP):

Tên, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
Thông tin Người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
Thông tin Người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
Chi tiết hàng hóa: Tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng tiền thanh toán.
Chữ ký số của Người bán.
Thời điểm lập và ký số trên hóa đơn.
Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).

c, Các phương thức xuất hóa đơn hiệu quả

Tùy vào quy mô kinh doanh, bạn có thể lựa chọn một trong các cách sau:

Phương thức 1: Xuất hóa đơn thủ công:

Cách làm: Bạn tổng hợp các đơn hàng thành công từ Kênh Người Bán, sau đó đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử (Viettel, Misa, VNPT...) và nhập tay thông tin từng đơn hàng để xuất hóa đơn.

Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí phần mềm tích hợp.

Nhược điểm: Mất thời gian, dễ sai sót khi số lượng đơn hàng lớn, khó quản lý.

Phương thức 2: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có kết nối với sàn TMĐT:

Cách làm: Các phần mềm (như Sapo, KiotViet, Haravan...) có tính năng kết nối trực tiếp với gian hàng Shopee, Lazada của bạn. Phần mềm sẽ tự động đồng bộ thông tin đơn hàng đã giao thành công, bạn chỉ cần vài cú nhấp chuột để xuất hóa đơn hàng loạt.

Ưu điểm: Tự động, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm đến 90% thời gian, chuyên nghiệp.

Nhược điểm: Tốn thêm chi phí cho phần mềm quản lý bán hàng.

Phương thức 3: Xuất hóa đơn từ máy tính tiền:

Áp dụng cho các đối tượng kinh doanh thuộc diện bắt buộc đã nêu ở Phần 1. Phương thức này phù hợp với các mô hình vừa bán online vừa có cửa hàng bán lẻ.

Lời kết

Việc xuất hóa đơn khi kinh doanh trên sàn TMĐT là yêu cầu tất yếu để đảm bảo tuân thủ pháp luật và xây dựng uy tín cho gian hàng của bạn. Bằng cách nắm vững quy định và lựa chọn phương thức xuất hóa đơn phù hợp, bạn có thể tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc phát triển kinh doanh một cách bền vững.