Tìm hiểu hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong doanh nghiệp

HCM Trí ACC

22 thg 9, 2025

Trong kế toán, việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế một cách chính xác, rõ ràng luôn là yếu tố then chốt để đảm bảo minh bạch tài chính. Một trong những hình thức kế toán được nhiều doanh nghiệp áp dụng là chứng từ ghi sổ. Đây không chỉ là công cụ giúp tổng hợp thông tin từ các chứng từ gốc mà còn hỗ trợ kế toán viên kiểm soát số liệu, lập báo cáo tài chính nhanh chóng và hiệu quả hơn.

1. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ?

Chứng từ ghi sổ là tập hợp các loại chứng từ khác nhau, thể hiện thông tin liên quan đến các chứng từ gốc. Chức năng chính của chứng từ ghi sổ là tổng hợp và thể hiện lại các thông tin từ chứng từ gốc. Ngoài ra, chứng từ ghi sổ còn được sử dụng để tạo ra các chứng từ gốc mới hoặc để lập nhiều chứng từ gốc, nhưng đảm bảo rằng thông tin về các giao dịch kinh tế đã xảy ra hoặc đã hoàn thành được phản ánh đầy đủ.

Khái niệm về chứng từ ghi sổ chỉ một loại chứng từ mà kế toán sử dụng để tổng hợp thông tin từ các chứng từ gốc. Các thông tin này sau đó sẽ được ghi rõ ràng vào sổ kế toán cho từng sự việc khác nhau mà chứng từ gốc đã ghi lại, nhân viên kế toán sẽ dựa vào nội dung của chứng từ để lập chứng từ ghi sổ. Đối với những trường hợp không có chứng từ, họ cũng có thể lấy thông tin từ bảng tổng hợp có cùng nội dung kinh tế và cùng loại để lập chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ có thể có chức năng khác, được sử dụng để lập cho một hoặc nhiều chứng từ gốc. Trong trường hợp lập nhiều chứng từ gốc, tất cả chúng phải có cùng nội dung kinh tế và phải phát sinh một cách thường xuyên trong cùng một khoảng thời gian, thường là trong một tháng.

2. Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

2.1. Trình tự ghi chứng từ ghi sổ

Trong quá trình ghi chứng từ vào chứng từ ghi sổ, việc thể hiện thời gian cần tuân theo một trình tự xuyên suốt, cụ thể như sau:

Ghi theo ngày hoặc định kỳ: Khi ghi chứng từ vào chứng từ ghi sổ, việc xác định thời gian lập chứng từ theo ngày, tháng, hoặc năm nào là rất quan trọng. Thông qua việc kiểm tra loại chứng từ kế toán hoặc bảng thống kê chứng từ, có thể xác định được thời gian lập. Kế toán dựa vào thông tin này để ghi nhận chứng từ ghi sổ vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian và sau đó ghi vào Sổ Cái.

Ghi theo tháng: Khi đến cuối mỗi tháng, việc khóa sổ là cần thiết để tính tổng số tiền đã phát sinh hoặc hoàn thành trong nghiệp vụ kinh tế trong tháng đó. Dựa vào dữ liệu này, kế toán có thể lập bảng cân đối tài khoản để đối chiếu các số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp. Các số liệu khớp nhau là cơ sở để lập Báo cáo tài chính và từ đó có thể lập các chứng từ ghi sổ.

2.2. Nội dung trên chứng từ ghi sổ

Khi thực hiện việc ghi chứng từ vào chứng từ ghi sổ, có một số quy định cần tuân theo để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán:

Mỗi chứng từ ghi sổ ghi số hiệu riêng; ghi thời gian lập chứng từ ghi sổ

Số tiền và giá trị của chứng từ ghi sổ cần được thể hiện trên chứng từ

Cuối mỗi trang chứng từ ghi sổ, giá trị sẽ được cộng lũy kế để chuyển sang trang kế tiếp

Đầu trang sau phải cộng giá trị của trang trước chuyển qua.

Ngoài những điều trên, khi lập chứng từ ghi sổ, việc xác định đúng số liệu và kiểm tra lại thông tin trong các tài liệu liên quan là rất quan trọng giúp đảm bảo rằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký và Sổ Cái được ghi đúng và trùng khớp với nhau, từ đó tạo ra một hệ thống kế toán chính xác.

3. Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được thực hiện theo các bước sau:

3.1. Công việc hàng ngày

Dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, sử dụng chúng làm căn cứ để ghi sổ và lập Chứng từ ghi sổ;

Dựa vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi được sử dụng để lập Chứng từ ghi sổ sẽ được dùng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

3.2. Công việc cuối tháng

Khi cuối tháng kế toán, thực hiện việc khoá sổ để tính tổng số tiền phát sinh từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong tháng trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tính Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có, và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái;

Dựa vào thông tin trên Sổ Cái, lập Bảng Cân đối số phát sinh.

3.3. Đối chiếu và lập báo cáo tài chính

Sau khi thực hiện đối chiếu và khớp đúng thông tin, sử dụng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) để tạo Báo cáo tài chính;

Quá trình đối chiếu và kiểm tra cần đảm bảo rằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và cũng phải bằng Tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải khớp nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải khớp với số dư tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.