Cách phân bổ chi phí trả trước, công cụ dụng cụ và tài sản cố định (TSCĐ)

HCM SƯƠNG ACC

30 thg 10, 2025

Trong kế toán, không phải khoản chi nào cũng được hạch toán hết vào chi phí ngay tại thời điểm phát sinh.

Những khoản mang lại lợi ích cho nhiều kỳ kế toán như chi phí thuê văn phòng trả trước, công cụ dụng cụ (CCDC) hay tài sản cố định (TSCĐ) cần được phân bổ dần theo thời gian sử dụng.

Việc phân bổ đúng giúp báo cáo tài chính phản ánh trung thực chi phí, đúng kỳ kế toán và tuân thủ quy định thuế TNDN.

1. Chi phí trả trước là gì?

Chi phí trả trước là các khoản doanh nghiệp đã chi ra nhưng liên quan đến nhiều kỳ kế toán sau này.

Ví dụ:

Tiền thuê văn phòng trả trước 6 tháng.

Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.

Chi phí bảo hiểm, chi phí công cụ sử dụng nhiều kỳ.

Hạch toán:

Khi phát sinh:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có các TK 111, 112, 331, ...

Khi phân bổ hàng tháng:

Nợ TK 642, 627, 641, 642 (tùy mục đích sử dụng)

Có TK 242

Thời gian phân bổ: thường từ 6 đến 36 tháng tùy loại chi phí và thời gian sử dụng thực tế.

2. Phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC)

CCDC là những tài sản có giá trị nhỏ hơn mức ghi nhận TSCĐ hoặc thời gian sử dụng dưới 1 năm.

Ví dụ: máy in, bàn ghế, quạt, bộ dụng cụ làm việc, phần mềm bản quyền ngắn hạn...

Nguyên tắc phân bổ:

Nếu giá trị nhỏ → có thể ghi nhận một lần vào chi phí.

Nếu giá trị lớn, sử dụng trên 1 kỳ kế toán → ghi vào TK 242 để phân bổ dần.

Hạch toán:

Khi mua CCDC:

Nợ TK 153 – CCDC Có TK 111, 112, 331, ...

Khi xuất dùng:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước Có TK 153

Phân bổ hàng tháng:

Nợ TK 642, 627, 641 Có TK 242

Thời gian phân bổ: thông thường 6–24 tháng, tùy giá trị và mục đích sử dụng.

3. Phân bổ khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

TSCĐ là tài sản có giá trị từ 15 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng trên 1 năm.

Ví dụ: máy móc, xe tải, máy tính, nhà xưởng…

Nguyên tắc:

Phải được ghi tăng TSCĐ (TK 211).

Khấu hao đều theo thời gian sử dụng ước tính (theo Thông tư 45/2013/TT-BTC).

Hạch toán khấu hao hàng tháng:

Nợ TK 627, 641, 642 (theo mục đích sử dụng) Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Thời gian khấu hao:

Nhà cửa, vật kiến trúc: 5 – 25 năm

Máy móc, thiết bị: 3 – 15 năm

Phương tiện vận tải: 6 – 10 năm

Thiết bị văn phòng: 3 – 8 năm

4. Mẹo thực tế cho kế toán

Lập bảng theo dõi phân bổ chi phí (Excel hoặc phần mềm kế toán).

Ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc phân bổ để không bị quên kỳ.

Với MISA AMIS, bạn có thể vào Phân hệ “Tài sản cố định” → “Phân bổ chi phí trả trước” để tự động tính.

Kiểm tra định kỳ số dư TK 242 và 214 để đảm bảo phân bổ đúng.

✅ Kết luận

Phân bổ chi phí trả trước, CCDC và TSCĐ là công việc kế toán quan trọng giúp ghi nhận chi phí đúng kỳ, phản ánh tình hình tài chính trung thực và tránh sai sót khi quyết toán thuế.

Kế toán cần hiểu bản chất từng loại chi phí để phân bổ hợp lý, vừa đúng luật vừa tối ưu cho doanh nghiệp.