Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: Kế toán cần hiểu đúng để tránh sai sót

Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, việc xảy ra sai sót về thông tin là điều khó tránh khỏi. Khi đó, kế toán cần biết nên lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế để xử lý đúng quy định. Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn này, dẫn đến kê khai thuế sai, bị phạt hoặc bị cơ quan thuế yêu cầu hủy hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế, cũng như hướng dẫn cách lập, cách kê khai và xử lý lỗi hóa đơn đúng quy định.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) ....

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điều chỉnh

- Hóa đơn thay thế

- Dùng khi hóa đơn đã lập có sai sót về thông tin hoặc giá trị, nhưng không cần hủy hóa đơn cũ.

- Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch cần điều chỉnh (tăng hoặc giảm).

- Vẫn bảo lưu mã số, ngày phát hành của hóa đơn gốc.

- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Ví dụ: Xuất hóa đơn 10.000.000 đồng nhưng thực tế là 12.000.000 đồng → Lập hóa đơn điều chỉnh tăng thêm 2.000.000 đồng.

- Dùng khi hóa đơn cũ sai sót nghiêm trọng (sai mã số thuế, sai tên khách hàng, sai hàng hóa...).

- Phải hủy hóa đơn cũ, sau đó lập hóa đơn mới thay thế.

- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Ví dụ: Hóa đơn đã phát hành sai mã số thuế khách hàng → phải lập hóa đơn thay thế.

Việc phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế là kỹ năng quan trọng mà kế toán cần nắm vững để xử lý chính xác các sai sót khi lập hóa đơn điện tử. Nếu sử dụng sai loại hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ, ghi nhận chi phí không hợp lệ hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính. Hiểu và áp dụng đúng quy định về hóa đơn điều chỉnh – hóa đơn thay thế không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong kê khai thuế và báo cáo tài chính.