Phiếu kế toán là gì? Tổng hợp các mẫu phiếu kế toán theo Thông tư 200

HCM Chương ACC

14 thg 10, 2025

Phiếu kế toán là gì? Đây là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào, giúp ghi nhận và đối chiếu các nghiệp vụ tài chính. Nếu hiểu rõ cách thức lập và quản lý phiếu kế toán sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện công việc kế toán một cách chính xác và hiệu quả hơn.

1. Phiếu kế toán là gì?

Phiếu kế toán là một loại chứng từ kế toán do kế toán viên lập ra để ghi nhận các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng để kế toán thực hiện hạch toán, cập nhật vào sổ sách kế toán và phục vụ cho việc kiểm soát tài chính nội bộ.

Phiếu kế toán có nhiều loại, mỗi loại phục vụ một mục đích ghi nhận giao dịch cụ thể:

Phiếu thu: Ghi nhận các khoản tiền doanh nghiệp nhận được, chẳng hạn như doanh thu bán hàng, thu hồi công nợ, hoặc các khoản thu khác.
Phiếu chi: Dùng để ghi lại các khoản tiền doanh nghiệp chi ra, bao gồm chi phí hoạt động, thanh toán công nợ, hoặc trả lương nhân viên.
Phiếu nhập kho: Ghi nhận việc nhập nguyên vật liệu, hàng hóa vào kho, thường được sử dụng khi mua hàng hoặc tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp.
Phiếu xuất kho: Ghi nhận việc xuất nguyên vật liệu hoặc hàng hóa ra khỏi kho để sản xuất, bán hàng hoặc sử dụng nội bộ.

2. Vai trò của phiếu kế toán là gì?

Phiếu kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận, kiểm soát và quản lý các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 vai trò chủ chốt của phiếu kế toán:

Ghi lại đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ tài chính, bao gồm ngày giao dịch, nội dung, số tiền, tài khoản liên quan và đối tượng tham gia, giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền một cách chặt chẽ.
Giúp kế toán viên tổng hợp dữ liệu để lập các báo cáo tài chính chính xác, phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ các giao dịch, ngăn chặn sai sót hoặc gian lận tài chính, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của các khoản thu chi.
Phiếu kế toán được lưu trữ làm bằng chứng pháp lý cho các giao dịch đã phát sinh. Khi cần kiểm toán hoặc giải trình với cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu kế toán để chứng minh tính hợp lệ của số liệu kế toán.
Dữ liệu từ phiếu kế toán cung cấp thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính, kiểm soát chi phí và đưa ra quyết định đầu tư phù hợp.

Ví dụ: Công ty Y thanh toán 150 triệu đồng tiền mua thiết bị văn phòng từ nhà cung cấp Z. Kế toán lập phiếu chi, trong đó ghi rõ:

Ngày giao dịch: 05/03/2024

Nội dung: Thanh toán tiền mua thiết bị văn phòng

Số tiền: 150.000.000 VNĐ

Tài khoản chi: 112 (tiền gửi ngân hàng)

Đối tượng: Công ty Z

Chữ ký: Người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc duyệt chi

Phiếu chi trên đã giúp ghi lại đầy đủ thông tin về giao dịch, đảm bảo kế toán có căn cứ nhập vào sổ sách. Ngoài ra, trước khi thanh toán, kế toán kiểm tra phiếu chi kèm theo hóa đơn mua hàng và đề nghị thanh toán có phê duyệt từ giám đốc. Nếu có sai sót, kế toán có quyền từ chối thực hiện giao dịch, từ đó doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, tránh thất thoát.

3. Khi nào dùng đến phiếu kế toán?

Phiếu kế toán được sử dụng khi doanh nghiệp cần ghi nhận các nghiệp vụ kế toán không có chứng từ gốc hoặc để thực hiện các bút toán điều chỉnh, kết chuyển, phân bổ. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể:

Bút toán kết chuyển cuối kỳ: Cuối kỳ, doanh nghiệp cần kết chuyển các khoản thu nhập, chi phí để xác định lợi nhuận. Phiếu kế toán giúp ghi nhận việc đóng các tài khoản tạm thời, hỗ trợ lập báo cáo tài chính chính xác hơn.
Bút toán điều chỉnh sai sót: Nếu phát hiện sai sót trong quá trình hạch toán, kế toán sử dụng phiếu kế toán để điều chỉnh, chẳng hạn như sửa đổi số liệu hàng tồn kho hoặc công nợ phải thu, phải trả.
Bút toán khấu trừ thuế GTGT: Khi doanh nghiệp tính toán thuế GTGT phải nộp hoặc được hoàn lại, phiếu kế toán ghi nhận khoản thuế này một cách chính xác, đảm bảo tuân thủ quy định thuế.
Bút toán phân bổ chi phí: Các chi phí như khấu hao tài sản cố định, chi phí trả trước cần được phân bổ dần vào từng kỳ kế toán. Phiếu kế toán hỗ trợ doanh nghiệp phản ánh đúng chi phí thực tế diễn ra.
Ghi nhận các nghiệp vụ không có chứng từ gốc: Một số giao dịch nội bộ, dự phòng rủi ro hoặc phân bổ doanh thu không có chứng từ trực tiếp thì hiếu kế toán được lập để đảm bảo minh bạch và đầy đủ số liệu.

Sau đây là tình huống giúp bạn đọc dễ hình dung hơn:

Công ty X thuê văn phòng trong 12 tháng và thanh toán trước 120 triệu vào ngày 01/01. Tuy nhiên, mỗi tháng chỉ được tính vào chi phí 10 triệu. Như vậy:

Khi thanh toán tiền thuê, kế toán ghi nhận vào tài khoản chi phí trả trước:

Nợ TK 242 (Chi phí trả trước): 120 triệu

Có TK 111/112 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng): 120 triệu

Hàng tháng, kế toán lập phiếu kế toán để phân bổ chi phí:

Nợ TK 642 (Chi phí thuê văn phòng): 10 triệu

Có TK 242 (Chi phí trả trước): 10 triệu

4. Nội dung thông tin có trên phiếu hạch toán kế toán

Phiếu hạch toán kế toán là chứng từ nội bộ giúp ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Một phiếu hạch toán đầy đủ cần bao gồm các thông tin sau:

Ngày lập phiếu: Dùng để ghi nhận thời điểm lập phiếu, xác định kỳ kế toán liên quan.
Số hiệu phiếu: Mã số duy nhất giúp bạn quản lý và tra cứu phiếu dễ dàng.
Tên đơn vị: Phục vụ việc xác định doanh nghiệp hoặc bộ phận lập phiếu.
Nội dung giao dịch: Có thể hiểu là mô tả ngắn gọn về nghiệp vụ kế toán được ghi nhận.
Tài khoản nợ & tài khoản có: Ghi rõ các tài khoản kế toán liên quan theo nguyên tắc hạch toán.
Số tiền: Là số tiền cụ thể của giao dịch, giúp kế toán theo dõi chính xác biến động dòng tiền.
Người lập phiếu & người kiểm tra: Xác nhận trách nhiệm của người thực hiện và kiểm soát.

Xin lưu ý, tùy theo quy định từng doanh nghiệp, mẫu phiếu có thể bổ sung thêm các nội dung phù hợp. Quý khách có thể tham khảo thêm các mẫu phiếu ngay phần dưới!

5. Các mẫu phiếu kế toán theo Thông tư 200

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các mẫu phiếu kế toán được quy định rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong việc ghi chép các nghiệp vụ kế toán. Hãy tham khảo các mẫu phiếu kế toán theo Thông tư 200 phổ biến:

Mẫu phiếu kế toán tổng hợp: Đây là mẫu phiếu dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong một kỳ kế toán. Mẫu phiếu này giúp kế toán viên ghi nhận và hệ thống hóa các giao dịch từ các phiếu kế toán cụ thể để tạo ra báo cáo tài chính.
Mẫu phiếu kế toán kết chuyển: Được sử dụng để ghi nhận các bút toán kết chuyển cuối kỳ, như kết chuyển thu nhập và chi phí vào các tài khoản thích hợp, giúp chuẩn bị cho việc lập báo cáo tài chính chính xác hơn.