Sổ kế toán là gì? Phân loại và các hình thức sổ kế toán phổ biến tại doanh nghiệp hiện nay

Sổ kế toán là công cụ quan trọng trong hệ thống kế toán, dùng để ghi chép, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh tại doanh nghiệp. Việc tổ chức và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp không chỉ giúp kế toán viên dễ dàng kiểm soát số liệu, mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác cho báo cáo tài chính cuối kỳ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu khái niệm sổ kế toán, các loại sổ thường dùng và những hình thức sổ kế toán đang được doanh nghiệp áp dụng phổ biến hiện nay.

Căn cứ khoản 1 Điều 24 Luật Kế toán 2015 có quy định như sau:

Theo đó, sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Hiện nay, sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết:

- Sổ kế toán tổng hợp gồm Sổ Nhật ký, Sổ Cái được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng thời kỳ kế toán, từng niên độ kế toán, quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó.

- Sổ sách kế toán chi tiết gồm Sổ, thẻ kế toán chi tiết là loại sổ ghi chép cụ thể các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của những tài khoản kế toán. Số liệu ghi trong sổ này nhằm mục đích phục vụ quản lý từng loại.

Căn cứ tiểu mục 1 Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định các hình thức sổ kế toán nào dành cho doanh nghiệp như sau:

Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán:

+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.

+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).

+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây.

Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

Sổ kế toán là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp sẽ giúp kế toán viên thực hiện công việc hiệu quả hơn, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình kiểm toán, quyết toán thuế và ra quyết định quản trị. Trong thời đại chuyển đổi số, kế toán điện tử và phần mềm kế toán ngày càng trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình ghi sổ và báo cáo.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.

Nguồn: Tổng hợp