Mục tiêu, vai trò và những điều hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

• Xác định các chỉ tiêu tài chính (như doanh thu, lợi nhuận, chi phí sản xuất,...) và chỉ tiêu hoạt động cơ bản (như năng suất lao động, hiệu quả sử dụng máy móc,...) để lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động sản xuất hiệu quả và có thể điều chỉnh phù hợp theo mục tiêu.

• Thường xuyên tổng hợp và công bố kết quả sản xuất, so sánh với các chỉ tiêu và định mức đã đặt ra để điều chỉnh và bổ sung kịp thời. Đồng thời, đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, công nghệ hoặc nguồn lực để nâng cao hiệu quả sản xuất.

• Xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của từng bộ phận, cá nhân liên quan.

• Ban hành các quy định chi tiết về thẩm quyền phê duyệt các vấn đề tài chính, bao gồm các loại giao dịch, mức giá trị, số lượng người ký duyệt,... Sau đó, công bố rộng rãi các quy định này đến toàn bộ nhân viên để mọi người nắm rõ và thực hiện.

• Xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu đầy đủ, khoa học, dễ dàng truy xuất để làm bằng chứng cho các giao dịch tài chính. Đồng thời, có quy trình xử lý sai sót rõ ràng, xác định trách nhiệm và đưa ra hình thức xử lý phù hợp đối với những cá nhân có liên quan.

Thông tin và truyền thông

• Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin quan trọng đến cấp trên và các bộ phận liên quan, đảm bảo rằng mọi người đều nắm bắt kịp thời các diễn biến, từ đó có thể phản ứng nhanh chóng và chính xác trước các tình huống phát sinh.

• Thiết lập hòm thư nóng để mọi người cảnh báo những sự việc bất thường có thể gây thiệt hại cho công ty. Đây cũng là công cụ giúp phát hiện sớm các vấn đề và xử lý kịp thời, từ đó giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

• Hệ thống thông tin cần được thiết kế để đáp ứng nhu cầu truyền tải thông tin tới nhiều người một cách nhanh chóng và chính xác.

• Lắp đặt hệ thống bảo vệ và bảo mật an toàn nhằm hạn chế việc làm mất dữ liệu quan trọng của công ty.

• Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo phát hiện được những sai sót với những quy định đặt ra.

• Doanh nghiệp cần chủ động sửa chữa những sai lầm khi bộ phận giám sát đã xác định.

• Việc giám sát cần được bởi các nhân viên có trình độ và chuyên môn cao.

• Các sai lầm, rút mắt trong hệ thống cần được kiểm tra toàn xác định và báo cáo liên quan đến các bên liên đến cấp chuyên môn.

• Sự chủ quan: Hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc lớn vào sự trung thực, trình độ và khả năng của từng cá nhân. Những sai sót hoặc hành vi vô tình, cố ý từ nhân viên có thể dẫn đến sai lệch trong hệ thống kiểm soát.

• Sự thông đồng: Dù hệ thống kiểm soát có chặt chẽ đến đâu, sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức để che giấu hành vi gian lận hoặc vi phạm vẫn có thể xảy ra, làm suy yếu hoàn toàn các biện pháp kiểm soát đã được thiết lập. Khi có sự đồng lòng trong việc vi phạm quy tắc và quy trình, hệ thống kiểm soát trở nên không hiệu quả.

• Chi phí: Đôi khi, việc đầu tư vào hệ thống kiểm soát nội bộ có thể vượt quá khả năng tài chính của doanh nghiệp, khiến họ phải lựa chọn giữa việc duy trì các biện pháp kiểm soát toàn diện và hiệu quả chi phí. Điều này có thể dẫn đến tình trạng kiểm soát không đầy đủ hoặc bị cắt giảm.

• Lạm quyền của nhà quản lý: Các nhà quản lý cấp cao có thể lạm dụng quyền hạn để vượt qua hoặc thay đổi các biện pháp kiểm soát, gây ra những rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp. Hành vi lạm quyền này có thể làm suy yếu tính hiệu quả và minh bạch của hệ thống kiểm soát nội bộ.