Cách xử lý khi khách hàng không cung cấp đủ chứng từ - Kinh nghiệm thực tế cho dân kế kiểm

    Vậy phải làm gì khi khách hàng liên tục nộp chậm, nộp thiếu hoặc không chịu hợp tác? Dưới đây là những cách xử lý thực tế, phù hợp cho cả kế toán nội bộ lẫn kiểm toán viên.    Khi phát hiện thiếu hồ sơ, bạn cần lập danh sách cụ thể: số chứng từ, loại, thời điểm phát sinh, giá trị. Tránh trao đổi miệng vì khách hàng dễ quên hoặc hiểu sai.
    

    Một email chuẩn nên có:

• Danh sách cụ thể từng chứng từ
• Lý do cần bổ sung
• Hạn yêu cầu cung cấp

    Hệ quả nếu không cung cấp kịp (không đối chiếu được, không ghi nhận được chi phí, chậm báo cáo). Cách này giúp bạn “giữ bằng chứng” để tránh bị đổ lỗi khi báo cáo chậm hoặc số liệu không đầy đủ.

2. Theo dõi và nhắc nhở bằng tần suất hợp lý

    Không phải lúc nào khách hàng chậm trễ cũng vì cố tình. Thường là do họ:

• Quá tải
• Chưa có người phụ trách
• Không hiểu tầm quan trọng của chứng từ

    Bạn có thể:

• Nhắc nhở định kỳ hằng tuần
• Gọi điện khi cần gấp
• Gửi checklist trạng thái “đã nhận/chưa nhận”

    Sự kiên trì nhưng chuyên nghiệp sẽ giúp tăng tỷ lệ được cung cấp đủ tài liệu.

3. Hướng dẫn khách hàng cách chuẩn hóa chứng từ

    Nhiều khách hàng “không cung cấp đủ” không phải vì thiếu, mà vì… không biết cái nào phải nộp.

    Bạn có thể:

• Gửi bộ “Hướng dẫn chứng từ chuẩn”
• Gửi mẫu hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng đúng chuẩn
• Giải thích lỗi phổ biến: hóa đơn sai thông tin, thiếu điều khoản, không ký đúng nơi

    Việc hướng dẫn giúp giảm thiếu sót lâu dài, tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

4. Đưa ra phương án thay thế có thể chấp nhận

    Trong kiểm toán hoặc kế toán, đôi khi không có chứng từ gốc, bạn cần sử dụng:

• Biên bản xác nhận
• Sao kê ngân hàng
• Email trao đổi có tính pháp lý
• Bằng chứng thay thế (secondary evidence)

    Tất nhiên, phương án này phải tuân thủ quy định và được cấp trên phê duyệt.

5. Báo cáo rủi ro và xin ý kiến xử lý kịp thời

    Nếu khách hàng vẫn không cung cấp dù đã yêu cầu nhiều lần, bạn cần:

• Báo cáo cấp quản lý
• Đánh giá ảnh hưởng đến BCTC
• Xem xét trích lập dự phòng, loại chi phí thiếu chứng từ

    Khi là kiểm toán viên: đưa vào thư quản lý hoặc ý kiến kiểm toán phù hợp. Tránh “ôm việc” hoặc tự sửa số liệu để chạy kịp tiến độ — đó là rủi ro nghề nghiệp rất lớn.

6. Kết luận

    Thiếu chứng từ là tình huống không thể tránh trong công việc kế – kiểm. Quan trọng là bạn xử lý như thế nào để vừa bảo vệ tính chính xác của báo cáo, vừa giữ tính chuyên nghiệp với khách hàng. Khi bạn quản lý tốt quy trình nhận – kiểm tra – nhắc nhở – lưu trữ, việc thiếu chứng từ sẽ giảm dần và công việc trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều.