Cập nhật 2025 về Hóa đơn – Biên lai – Chứng từ: Hiểu đúng để tránh rủi ro pháp lý
Bạn có bao giờ bối rối giữa hóa đơn, biên lai và chứng từ khi làm kế toán hay nộp thuế chưa? Nhầm lẫn có thể khiến bạn mất quyền lợi khấu trừ thuế, bị phạt hoặc gặp rắc rối khi kiểm toán.
Trong cập nhật 2025, luật về hóa đơn, biên lai và chứng từ đã thay đổi. Hiểu đúng và phân biệt rõ ràng sẽ giúp bạn tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài chính. Bài viết này sẽ giải thích:
Thông tin tuyển dụng và Hướng dẫn
AGS luôn mở rộng cánh cửa cho những ứng viên muốn thử thách bản thân trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán - Ngôn ngữ Nhật - Pháp lý - Nhân sự. Xem chi tiết bài viết để biết thêm về Thông tin tuyển dụng tại AGS bạn nhé!
Trong cập nhật 2025, luật về hóa đơn, biên lai và chứng từ đã thay đổi. Hiểu đúng và phân biệt rõ ràng sẽ giúp bạn tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài chính. Bài viết này sẽ giải thích:
- Khái niệm hóa đơn – biên lai – chứng từ
- Phân biệt rõ ràng từng loại
- Các loại hóa đơn phổ biến và quy định kê khai
1. Vì sao cần hiểu đúng “hóa đơn – biên lai – chứng từ”?
Trong hoạt động kinh doanh, mua bán – dịch vụ – cung cấp hàng hóa, thuật ngữ “hóa đơn”, “biên lai”, “chứng từ” xuất hiện rất thường xuyên. Nhưng nhiều người - cá nhân, doanh nghiệp, hộ kinh doanh - dễ nhầm lẫn: khi nào nên dùng hóa đơn, khi nào dùng biên lai, chứng từ nào hợp pháp, như thế nào để hợp lệ… Việc hiểu lầm có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, bị từ chối khấu trừ thuế, bị phạt, mất quyền lợi.
Vì vậy, việc cập nhật đúng quy định 2025 (đặc biệt sau Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và hiểu rõ các khái niệm “hóa đơn – biên lai – chứng từ” là cực kỳ quan trọng.
2. Hóa đơn là gì? Định nghĩa và vai trò theo pháp luật
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”
Hóa đơn có thể tồn tại dưới dưới hai hình thức: Hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn bao gồm: thông tin bên bán & bên mua (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu cần), danh mục hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế (nếu có), tổng thanh toán, ngày lập, ký hiệu và số hóa đơn.
Đối với giao dịch hàng hóa, dịch vụ: hóa đơn là căn cứ để kê khai doanh thu, chi phí, khấu trừ thuế, hạch toán kế toán; với người mua: là chứng từ pháp lý để đối chiếu, bảo hành, chứng minh giao dịch.
Như vậy, hóa đơn là chứng từ chính thức ghi nhận giao dịch bán hàng/ cung cấp dịch vụ.
3. Biên lai và Chứng từ thu thuế/ phí/ lệ phí: Khi nào dùng?
“Biên lai” theo quy định là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Biên lai có thể là biên lai thu thuế, phí, lệ phí — in sẵn mệnh giá, hoặc không — hoặc tức biên lai điện tử.
Nội dung biên lai thường gồm: ký hiệu, mẫu biên lai; số biên lai; thông tin tổ chức thu; thông tin người nộp; khoản thuế/phí/lệ phí; số tiền (bằng số & chữ); ngày lập; chữ ký (hoặc chữ ký số nếu biên lai điện tử).
Biên lai dùng để chứng minh đã “nộp tiền” cho khoản thuế/ phí/ lệ phí theo quy định nhà nước - không dùng để ghi nhận giao dịch bán hàng/ dịch vụ.
Như vậy, Biên lai là chứng từ cho các khoản thuế/ phí/ lệ phí (không phải ghi nhận mua bán hàng hóa/dịch vụ). Do đó, biên lai không thay thế hóa đơn, và hóa đơn không thay thế biên lai - mỗi loại có mục đích riêng.
4. Các loại hóa đơn – chứng từ hợp pháp theo 2025 (theo Nghị định 123/2020 + Nghị định 70/2025)
Một nội dung quan trọng cần biết: pháp luật Việt Nam quy định nhiều loại hóa đơn/chứng từ, không chỉ “hóa đơn bán hàng đơn giản” mà có nhiều hình thức phù hợp với từng loại giao dịch. Dưới đây là các loại phổ biến.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (thường gọi là “hóa đơn đỏ / hóa đơn VAT”): Được dùng khi doanh nghiệp kê khai VAT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: Dùng cho các doanh nghiệp, cá nhân kê khai theo phương pháp trực tiếp hoặc bán hàng không chịu VAT.
- Hóa đơn thương mại/thương mại điện tử: Áp dụng trong một số giao dịch, nhất là khi bán hàng qua sàn thương mại điện tử, xuất khẩu, bán hàng quốc tế, hoặc dùng giao dịch điện tử.
- Hóa đơn điện tử (e-Invoice): Theo quy định hiện hành, nhiều doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử; bao gồm e-invoice có mã của cơ quan thuế hoặc e-invoice không mã (tùy loại, quy định).
- Ngoài ra, “chứng từ” khác theo quy định có thể bao gồm biên lai thu thuế/ phí/ lệ phí, phiếu xuất kho, vận chuyển nội bộ, phiếu thu, các chứng từ thuế - tùy quy định của từng ngành, dịch vụ.
Như vậy, việc doanh nghiệp/hộ kinh doanh sử dụng đúng loại chứng từ phù hợp với giao dịch và kê khai thuế là bắt buộc.
5. Quy định “mới” 2025 bạn cần biết về Nghị định 70/2025/NĐ-CP và thời điểm xuất hóa đơn
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung quy định của Nghị định 123/2020, đã có những thay đổi quan trọng về cách sử dụng hóa đơn, chứng từ, đặc biệt hóa đơn điện tử.
Một nội dung rất quan trọng về thời điểm lập/xuất hóa đơn:
- Với bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/ quyền sử dụng hàng hóa cho người mua dù đã thu tiền hay chưa.
- Với cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, lưu ý nên lập ngay khi thu tiền.
Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn rất quan trọng vì ảnh hưởng đến kê khai, nộp thuế, đối chiếu giao dịch, bảo vệ quyền lợi.
6. Phân biệt nhanh: Hóa đơn – Biên lai – Chứng từ
| Tiêu chí | Hóa đơn | Biên lai | Chứng từ |
| Mục đích | Ghi nhận bán hàng/cung cấp dịch vụ | Ghi nhận nộp thuế/phí/lệ phí | Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh |
| Đối tượng lập | Tổ chức/cá nhân bán hàng | Cơ quan thuế, đơn vị thu phí | Tất cả tổ chức/cá nhân theo nhu cầu |
Giá trị pháp lý |
Dùng kê khai thuế, chi phí | Chứng minh nghĩa vụ nộp ngân sách | Tùy loại, có loại dùng nội bộ |
| Dùng khi nào | Có mua bán hàng hóa/dịch vụ | Nộp thuế, phí, lệ phí | Khi phát sinh nghiệp vụ tài chính |
| Thay thế lẫn nhau? |
❌ Không | ❌ Không | ✔ Có thể, nếu chứng từ khác phù hợp mục đích |
7. Những nhầm lẫn và rủi ro phổ biến
Dưới đây là những sai lầm thường gặp và hậu quả nếu bạn không phân biệt đúng:
- Nhầm lẫn biên lai với hóa đơn. Ví dụ dùng biên lai để thay hóa đơn khi mua hàng hoá/ dịch vụ: điều này không hợp pháp, không đủ cơ sở kê khai, khấu trừ thuế.
- Không xuất hóa đơn đúng loại/đúng thời điểm: Khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ, dẫn đến rủi ro với cơ quan thuế, truy thu, phạt, không được khấu trừ.
- Dùng hóa đơn giấy khi doanh nghiệp phải chuyển sang hóa đơn điện tử: Vi phạm quy định, có thể bị xử lý theo luật.
- Không lưu giữ hóa đơn/ chứng từ đầy đủ hoặc mất thông tin quan trọng (tên, mã số thuế, số hóa đơn, ngày lập ...): Dẫn đến việc không chứng minh được giao dịch, bị từ chối khi kiểm toán / quyết toán / hoàn thuế.
8. Gợi ý cách áp dụng vào thực tế
- Nhà bán hàng / cung cấp dịch vụ:
- Xuất hóa đơn đúng loại: VAT, bán hàng, thương mại điện tử.
- Đảm bảo đầy đủ thông tin theo pháp luật: bên bán, bên mua, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, giá, thuế, ngày lập, ký hiệu/số hóa đơn.
- Người nộp thuế / phí / lệ phí Nhà nước:
- Nhận biên lai để làm chứng từ nộp tiền.
- Giữ liên biên lai đầy đủ theo quy định.
- Doanh nghiệp:
- Ưu tiên hóa đơn điện tử để dễ lưu trữ, bảo quản lâu dài và thuận tiện kê khai.
- Khi xuất/nhận hóa đơn:
- Kiểm tra kỹ thông tin bên bán, bên mua, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, giá, thuế, ngày lập, ký hiệu/số hóa đơn.
- Xác định thời điểm lập hóa đơn đúng quy định:
- Bán hàng: khi chuyển giao hàng hóa
- Dịch vụ: khi hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền
- Lưu trữ hóa đơn / biên lai / chứng từ:
- Lưu giữ đúng thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán - thuế để có thể đối chiếu, kê khai, giải trình khi kiểm tra, kiểm toán và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
Kết luận
Trong môi trường kinh doanh và quản lý thuế hiện nay, việc hiểu đúng khái niệm và phân biệt rõ ràng “Hóa đơn – Biên lai – Chứng từ” không chỉ là kỹ năng kế toán mà là yêu cầu pháp lý. Với các sửa đổi mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, những ai bán hàng, cung cấp dịch vụ, hoặc thu phí/lệ phí nên làm quen và cập nhật kịp thời. Việc sử dụng sai hoặc nhầm lẫn có thể dẫn đến rủi ro như kê khai sai, mất quyền lợi khấu trừ, bị phạt, thậm chí ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Công ty AGS xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bài blog này giúp bạn - hoặc doanh nghiệp/hộ kinh doanh - có cái nhìn rõ ràng, chính xác, và hành động đúng pháp luật khi xuất/nhận hóa đơn, biên lai, chứng từ. Đội ngũ AGS sẽ luôn nỗ lực để mang đến những thông tin mới mẻ và hữu ích đến bạn trong thời gian tới. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cùng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
Thông tin khác
Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn
Thông tin tuyển dụng và Hướng dẫnAGS luôn mở rộng cánh cửa cho những ứng viên muốn thử thách bản thân trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán - Ngôn ngữ Nhật - Pháp lý - Nhân sự. Xem chi tiết bài viết để biết thêm về Thông tin tuyển dụng tại AGS bạn nhé!
.png)
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/tong-hop-07-loai-hoa-don-luu-hanh-tren-thi-truong-hien-nay-chi-tiet-07-loai-hoa-don-hien-nay-theo-n-373956-244964.html
.png)
