Kiểm toán hàng tồn kho: Các bẫy sai sót doanh nghiệp thường vấp phải

Hàng tồn kho luôn nằm trong nhóm khoản mục rủi ro cao vì liên quan trực tiếp đến doanh thu, giá vốn và lợi nhuận. Chỉ cần một sai lệch nhỏ ở kho, báo cáo tài chính có thể bị điều chỉnh hàng loạt chỉ tiêu. Kiểm toán viên vì vậy luôn ưu tiên kiểm tra chặt chẽ khu vực này. Dưới đây là tổng hợp 7 sai sót phổ biến khi kiểm toán hàng tồn kho và cách doanh nghiệp có thể chủ động phòng tránh.

 1. Lệch số liệu giữa kho – kế toán – sản xuất

Cách tránh:

• Thiết lập quy trình đối chiếu ba bên (Kho – Kế toán – Sản xuất).
• Khóa sổ theo chu kỳ để đảm bảo không chỉnh sửa dữ liệu lộn xộn.
• Có biên bản xác nhận chênh lệch ngay khi phát sinh.

2. Ghi nhận sai thời điểm nhập – xuất (Cut-off Errors)

• Quy định thời điểm ghi nhận rõ ràng theo hợp đồng và biên bản giao nhận.
• Rà soát cut-off vài ngày trước và sau ngày khóa sổ.
• Đảm bảo chứng từ giao nhận phù hợp thời điểm chuyển giao rủi ro – lợi ích.

3. Kiểm kê không phản ánh đúng thực tế

• Tổ chức nhóm đếm độc lập với nhóm ghi chép.
• Đánh dấu lô hàng đã kiểm, chụp ảnh để lưu bằng chứng.
• Ghi rõ chênh lệch, lý do và đề xuất xử lý ngay sau kiểm kê.

4. Giá trị tồn kho sai do tính giá chưa chính xác

• Không cập nhật giá bình quân cuối kỳ.
• Tồn kho âm dẫn đến sai giá xuất.
• Không phản ánh lại giá khi có điều chỉnh.

• Khóa giá bình quân theo tháng/quý.
• Phân quyền hạn chế sửa giá hoặc sửa phiếu sau khóa sổ.
• Kiểm tra định kỳ báo cáo tồn kho âm và xử lý ngay.

5. Không trích lập dự phòng giảm giá tồn kho

Cách tránh:

• Phân loại hàng theo tuổi tồn (0–30 ngày, 30–90 ngày, >90 ngày).
• Xác định danh mục hàng hư hỏng, chậm bán để ước tính mức trích lập.
• Có biên bản đánh giá tình trạng hàng hóa để làm bằng chứng.

6. Nhầm lẫn hàng gửi bán – ký gửi – giữ hộ

Cách tránh:

• Mở sổ chi tiết riêng cho hàng gửi bán, hàng gia công, hàng giữ hộ.
• Yêu cầu đối tác xác nhận số lượng định kỳ.
• Kiểm tra kỹ điều khoản hợp đồng để xác định ai sở hữu hàng.

7. Quy trình nội bộ yếu, thiếu luồng phê duyệt

• Chuẩn hóa quy trình từ yêu cầu mua → phê duyệt → nhập kho → xuất kho → kiểm kê.
• Áp dụng phần mềm để giảm phụ thuộc vào con người và hạn chế lỗi nhập liệu.
• Tự làm “pre-audit” trước kỳ kiểm toán để phát hiện điểm yếu trong quy trình.

Để tồn kho “đứng vững” trong kỳ kiểm toán, doanh nghiệp không cần quy trình phức tạp mà cần sự nhất quán và đối chiếu liên tục. Việc chuẩn hóa quy trình, kiểm kê bài bản và kiểm soát cut-off giúp giảm đáng kể rủi ro bị điều chỉnh, đồng thời tăng độ tin cậy cho báo cáo tài chính.