Kiểm toán khoản mục hàng tồn kho – Thủ tục & lỗi sai phổ biến

Hàng tồn kho (HTK) thường là một khoản mục trọng yếu trong báo cáo tài chính, đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất, thương mại hoặc bán lẻ. Sai sót hoặc gian lận tại HTK có thể ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận, tài sản và sự trung thực của báo cáo tài chính. Kiểm toán viên cần triển khai thủ tục kiểm toán chặt chẽ để xác minh sự tồn tại, định giá và quyền sở hữu của HTK. Bài viết này giải thích quy trình kiểm toán HTK theo chuẩn mực hiện hành, đồng thời chỉ ra các lỗi sai phổ biến mà kiểm toán viên hay gặp.

1. Mục tiêu kiểm toán khi kiểm kê hàng tồn kho

• Theo MISA, mục đích của việc kiểm kê HTK là thu thập bằng chứng kiểm toán về tồn tại thực tế và tình trạng của hàng tồn kho tại ngày khóa sổ.

• Kiểm kê giúp kiểm toán viên phát hiện các khoản hao hụt, hư hỏng, mất mát hoặc biến động không hợp lý so với số liệu trên sổ sách. 

• Nếu kiểm toán viên không chứng kiến kiểm kê, có thể cần “xem xét điều chỉnh ý kiến kiểm toán” nếu ESO đó trọng yếu. 

2. Thủ tục kiểm toán HTK chi tiết

2.1 Giai đoạn chuẩn bị

• Thu thập thông tin cơ bản: kiểm toán viên cần xem lại hồ sơ kiểm toán năm trước, trao đổi với Ban Giám đốc & nhân viên kho, tham quan kho bãi. 

• Xác định rủi ro hàng tồn kho cao: từ đặc điểm ngành, biến động lượng tồn, hàng lỗi, chi phí bảo quản, quyền sở hữu…

• Xây dựng kế hoạch kiểm toán cho kho: khi nào kiểm kê, vị trí kiểm kê, mẫu chọn hàng kiểm kê.

2.2 Kiểm kê thực tế

• Kiểm toán viên tham gia hoặc chứng kiến việc kiểm kê kho do doanh nghiệp tổ chức – mục tiêu là quan sát, đếm hàng hóa. 

• Nếu kiểm kê được thực hiện tại ngày khác ngày cuối kỳ, kiểm toán viên đánh giá hiệu quả kiểm soát biến động kho để xem xét việc kiểm kê này có hợp lý. 

• Đối với hàng tồn kho do bên thứ ba giữ hộ hoặc hàng đang trên đường, kiểm toán viên yêu cầu thư xác nhận hoặc các bằng chứng hợp lý. 

2.3 Thủ tục kiểm tra chi tiết

• So sánh sổ kế toán (TK HTK) với biên bản kiểm kê, đối chiếu số lượng và giá trị. 

• Phỏng vấn thủ kho, nhân viên kho để hiểu quy trình nhập-xuất, bảo quản, hư hỏng và chính sách lập dự phòng giảm giá nếu có.

• Xem xét các chi tiết như hợp đồng mua hàng, hóa đơn mua, phiếu xuất kho, giấy gửi hàng để xác minh quyền sở hữu và chi phí hàng tồn kho. 

• Thực hiện “kiểm thử tính hợp lý” (reasonableness test): so sánh chi phí tồn kho cuối kỳ so với vòng quay tồn kho, so sánh giá gốc với giá trị có thể thực hiện (net realizable value). 

2.4 Đánh giá kiểm soát nội bộ

• Kiểm toán viên đánh giá phân quyền kho, xem ai chịu trách nhiệm kiểm kê, ghi nhận, nhập-xuất.

• Kiểm tra hệ thống kế toán, log phần mềm nếu được sử dụng để xem có chỉnh sửa sổ tồn kho không.

• Xem xét chính sách dự phòng giảm giá hàng tồn kho, quy trình bảo quản, xử lý hàng lỗi/hư hỏng. 

2.5 Phản hồi, điều chỉnh & báo cáo

• Nếu phát hiện chênh lệch, kiểm toán viên yêu cầu điều chỉnh số tồn kho theo biên bản kiểm kê.

• Nếu doanh nghiệp không điều chỉnh sai số trọng yếu, kiểm toán viên cân nhắc ý kiến kiểm toán (có thể là ý kiến ngoại trừ hoặc phủ định).

• Kiểm toán viên lập báo cáo kiểm toán, nêu rõ các rủi ro, sai sót tồn kho, kiến nghị cải thiện kiểm soát kho.

3. Lỗi sai phổ biến khi kiểm toán HTK

• Số liệu sổ sách không khớp thực tế: do kiểm kê kho lỏng lẻo, thủ kho nhập/xuất không đúng, phần mềm sai. 

• Hàng hư hỏng hoặc mất mát không được ghi nhận: thiếu kiểm kê hàng lỗi, hàng hỏng, vật tư hư,… dẫn đến báo cáo tồn kho cao hơn thực tế. 

• Giá trị hàng tồn kho chưa định giá đúng: không dự phòng giảm giá/giảm giá hàng tồn kho hết hạn, lỗi thời.

• Không xác minh quyền sở hữu kho: hàng hóa gửi bên thứ ba hoặc hàng mua chưa nhập kho nhưng ghi sổ tồn kho. 

• Kiểm kê vào ngày khác ngày khóa sổ mà không xử lý biến động tồn kho giữa hai thời điểm. 

4. Khuyến nghị & cách khắc phục

• Kiểm toán viên nên tham gia kiểm kê định kỳ hoặc ít nhất chứng kiến kiểm kê cuối năm để đảm bảo bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy.

• Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách kiểm kê kho rõ ràng, phân quyền trách nhiệm nhập-xuất, bảo quản và kiểm kê.

• Áp dụng phần mềm kho, ERP để quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực và giảm sai sót do thủ công.

• Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho định kỳ, đặc biệt với hàng dễ hỏng, lỗi thời hoặc tồn lâu.

• Đào tạo nhân viên kho và kế toán về tầm quan trọng kiểm kê và báo cáo hàng tồn kho đúng thực tế.

5. Kết luận

Kiểm toán khoản mục hàng tồn kho không chỉ là kiểm tra số lượng “ở trên giấy” mà còn là quá trình kiểm tra thực tế, đánh giá kiểm soát và phản ánh giá trị thật của tài sản tồn kho. Thực hiện đúng các thủ tục kiểm toán giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng trung thực, doanh nghiệp tìm ra các lỗ hổng quản lý kho, và cuối cùng là tạo ra báo cáo tài chính đáng tin cậy.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.