(Rewrite) - Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp Nhật: Nền tảng cho nhân sự và kế toán phát triển bền vững

Trong nhiều năm trước, khi nhắc đến các vị trí như kế toán, nhân sự hay trợ lý, người ta thường đặt nặng yếu tố chuyên môn: biết luật, vững nghiệp vụ, làm đúng quy trình. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của môi trường kinh doanh và sự thay đổi trong cách doanh nghiệp vận hành, những yêu cầu này dần trở nên chưa đủ. Ngày nay, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng mềm mới chính là yếu tố tạo ra sự khác biệt giữa một nhân sự “làm được việc” và một nhân sự “làm việc hiệu quả, được tin tưởng và có khả năng phát triển lâu dài”.

Thực tế cho thấy, rất nhiều vấn đề nội bộ doanh nghiệp không bắt nguồn từ sai sót chuyên môn, mà xuất phát từ giao tiếp thiếu rõ ràng, cách xử lý tình huống chưa phù hợp hoặc sự phối hợp chưa hiệu quả giữa các bộ phận. Với những vị trí đóng vai trò trung gian như kế toán, nhân sự hay trợ lý, kỹ năng giao tiếp lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Giao tiếp trong môi trường làm việc không đơn thuần là trao đổi thông tin. Đó là quá trình truyền đạt, lắng nghe, phản hồi và xử lý thông tin sao cho đúng người, đúng thời điểm và đúng mục tiêu. Đối với bộ phận kế toán và nhân sự, giao tiếp chính là “chiếc cầu nối” giữa doanh nghiệp với người lao động, giữa các phòng ban với nhau và giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, khách hàng hoặc đối tác. Một thông tin về lương, bảo hiểm hay thuế nếu được truyền đạt không rõ ràng rất dễ gây hiểu nhầm, thậm chí dẫn đến khiếu nại nội bộ. Ngược lại, nếu người phụ trách có khả năng diễn giải mạch lạc, sử dụng ngôn ngữ phù hợp với từng đối tượng, vấn đề sẽ được giải quyết nhẹ nhàng và minh bạch hơn rất nhiều.

Trong nội bộ, kế toán và nhân sự thường xuyên phải làm việc với nhiều bộ phận khác nhau như kinh doanh, sản xuất, quản lý. Mỗi bộ phận có cách nhìn nhận vấn đề và mức độ am hiểu nghiệp vụ khác nhau. Vì vậy, giao tiếp hiệu quả không nằm ở việc sử dụng thuật ngữ chuyên môn phức tạp, mà ở khả năng >chuyển hóa thông tin chuyên môn thành nội dung dễ hiểu và dễ thực hiện Một nhân sự giỏi giao tiếp sẽ biết cách giải thích chính sách lương, quy định nội bộ hay quy trình nghiệp vụ sao cho người nghe hiểu đúng và cảm thấy được tôn trọng. Điều này giúp giảm xung đột, tăng sự hợp tác và tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.

Đối với nhân sự và C&B, giao tiếp với người lao động là một phần công việc mang tính “nhạy cảm”. Những vấn đề liên quan đến lương thưởng, bảo hiểm, thời giờ làm việc hay chấm dứt hợp đồng thường đi kèm với cảm xúc và áp lực. Trong những tình huống này, kỹ năng giao tiếp không chỉ là nói đúng, mà còn là nói sao cho phù hợp. Người làm nhân sự cần biết lắng nghe, giữ thái độ trung lập, giải thích dựa trên quy định pháp luật và chính sách công ty, đồng thời tránh những phản hồi cảm tính. Cách giao tiếp chuyên nghiệp sẽ giúp người lao động cảm thấy được tôn trọng, ngay cả khi kết quả không hoàn toàn như mong đợi của họ.

Với các vị trí trợ lý tư vấn, kế toán dịch vụ hay nhân sự làm việc trực tiếp với khách hàng, giao tiếp còn mang ý nghĩa đại diện cho hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. Một email rõ ràng, một cuộc trao đổi mạch lạc hay cách xử lý khéo léo trong tình huống khó có thể tạo nên ấn tượng tích cực và xây dựng lòng tin lâu dài. Đặc biệt trong môi trường làm việc với khách hàng nước ngoài, như khách hàng Nhật Bản, giao tiếp đòi hỏi sự cẩn trọng, đúng mực và tuân thủ chặt chẽ quy trình. Không chỉ hiểu đúng vấn đề, người làm nghề còn cần thể hiện sự chuyên nghiệp thông qua cách diễn đạt, thái độ và khả năng giữ cam kết.

2. Kỹ năng mềm – nền tảng song hành cùng giao tiếp

Ngoài ra, kỹ năng giải quyết vấn đề cũng là yếu tố cần thiết trong bối cảnh pháp luật và môi trường kinh doanh liên tục thay đổi. Không phải lúc nào cũng có sẵn quy trình cho mọi tình huống, và người làm nghề cần đủ bình tĩnh, linh hoạt để đưa ra phương án phù hợp với cả quy định pháp lý lẫn thực tế doanh nghiệp.

Kỹ năng mềm quyết định con đường phát triển nghề nghiệp

Trên thực tế, những nhân sự có nền tảng chuyên môn tương đương nhau sẽ dần tạo ra khoảng cách rõ rệt sau một vài năm làm việc. Người sở hữu kỹ năng giao tiếp và kỹ năng mềm tốt thường được giao nhiều trách nhiệm hơn, có cơ hội tiếp cận khách hàng, tham gia vào các dự án quan trọng và từng bước tiến tới các vị trí quản lý hoặc tư vấn cấp cao.

Ngược lại, nếu chỉ giỏi nghiệp vụ nhưng thiếu kỹ năng mềm, người lao động rất dễ rơi vào trạng thái “làm tốt phần việc của mình” nhưng khó phát triển xa hơn trong tổ chức.

3. Kết luận

Thông tin khác

Nguồn Tổng hợp