Cách xử lý chênh lệch số dư giữa sổ kế toán và sao kê ngân hàng

Trong quá trình hạch toán, việc chênh lệch số dư giữa sổ kế toán và sao kê ngân hàng là tình huống không hiếm gặp. Dù chỉ chênh vài nghìn đồng, kế toán vẫn cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời, vì đây là chỉ tiêu quan trọng ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và kiểm toán.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách phát hiện, đối chiếu và xử lý chênh lệch một cách hệ thống.

Chênh lệch số dư giữa sổ kế toán và sao kê ngân hàng có thể đến từ nhiều nguyên nhân, phổ biến gồm:

Ghi nhận lệch thời điểm:

Một số nghiệp vụ như chuyển khoản cuối tháng, thu tiền khách hàng, hoặc phí ngân hàng tự động trừ có thể ghi nhận ở hai bên (kế toán – ngân hàng) khác ngày.

Chưa hạch toán phí, lãi ngân hàng:

Ngân hàng thường tự động trừ phí duy trì tài khoản, phí SMS, hoặc cộng lãi tiền gửi mà kế toán chưa cập nhật.

Nhập sai số tiền hoặc tài khoản:

Lỗi thao tác nhập liệu (sai dấu, sai mã tài khoản, hoặc hạch toán nhầm TK 1121/1122).

Chứng từ chưa về kịp thời:

Một số giao dịch (đặc biệt qua Internet Banking hoặc chuyển liên ngân hàng) phát sinh cuối kỳ nhưng chưa có sao kê xác nhận.

Ngân hàng hạch toán sai:

Hiếm gặp, nhưng vẫn có thể xảy ra – đặc biệt khi giao dịch liên ngân hàng bị treo hoặc xử lý trùng.

Bước 1: In sổ chi tiết tài khoản 112 (tiền gửi ngân hàng) theo từng ngân hàng và từng tháng.

Bước 2: Đối chiếu lần lượt từng nghiệp vụ giữa sổ kế toán và sao kê ngân hàng – theo ngày, số tiền, nội dung, số chứng từ.

Bước 3: Ghi chú các khoản chênh lệch gồm:

Đã có trên sao kê nhưng chưa có trên sổ kế toán.

Đã có trên sổ kế toán nhưng chưa có trên sao kê.

Bước 4: Xác định nguyên nhân cụ thể (phí, lãi, chuyển khoản chậm, lỗi nhập liệu...).

Bước 5: Lập bút toán điều chỉnh để khớp số dư cuối kỳ.

Khi phát hiện chênh lệch giữa sổ kế toán và sao kê ngân hàng, kế toán cần xác định đúng nguyên nhân để ghi nhận bút toán điều chỉnh phù hợp.

Một số trường hợp phổ biến như sau:

Trước hết, nếu ngân hàng đã trừ phí dịch vụ nhưng kế toán chưa ghi nhận, bạn cần bổ sung bút toán:

Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp / Có 112 – Tiền gửi ngân hàng.

Đây là khoản chi phí thực tế phát sinh, cần được phản ánh đúng kỳ kế toán.

Trường hợp ngân hàng cộng lãi tiền gửi mà sổ kế toán chưa ghi, kế toán cần hạch toán:

Nợ 112 / Có 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

Điều này giúp đảm bảo số dư tiền gửi khớp với thực tế và doanh thu tài chính được ghi nhận đầy đủ.

Nếu phát hiện nhập sai số tiền hoặc ghi nhầm tài khoản trong sổ kế toán (ví dụ chuyển nhầm từ 112 sang 111 hoặc sai số lẻ), bạn cần điều chỉnh tăng hoặc giảm tài khoản 112 cho đúng với sao kê, đồng thời ghi chú rõ nguyên nhân để phục vụ đối chiếu sau này.

Đối với những giao dịch chuyển khoản cuối kỳ mà tiền đã ghi nhận ở sổ kế toán nhưng chưa hiển thị trên sao kê (do chậm xử lý liên ngân hàng), tạm thời kế toán có thể theo dõi riêng trong sổ chi tiết và điều chỉnh khi có chứng từ xác nhận từ ngân hàng trong kỳ sau.

Tóm lại, mỗi chênh lệch đều cần được xác minh rõ nguyên nhân trước khi hạch toán điều chỉnh, tránh tình trạng ghi nhận “bù trừ” cảm tính khiến sổ sách sai lệch thêm.

Thực hiện đối chiếu định kỳ hàng tháng, không để dồn cuối quý.

Sử dụng bảng Excel đối chiếu 2 chiều (sao kê – sổ kế toán) để dễ lọc và so sánh.

Khi có nhiều tài khoản ngân hàng, nên mở riêng sổ chi tiết 112 theo từng ngân hàng.

Giữ liên hệ thường xuyên với giao dịch viên ngân hàng để xử lý nhanh khi phát sinh sai lệch.

Việc số dư giữa sổ kế toán và sao kê ngân hàng không khớp là điều hoàn toàn bình thường trong thực tế, miễn là kế toán nắm rõ nguyên nhân và điều chỉnh đúng thời điểm.

Một quy trình đối chiếu khoa học, thực hiện đều đặn hàng tháng sẽ giúp doanh nghiệp:

Hạn chế sai sót, tránh rủi ro khi kiểm toán.

Đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng tình hình tài chính thực tế.